如何有效的系统演示及用户培训

如何进行有效地系统演示和用户培训

2009-9-7

一场好的系统演示和汇报或者培训，即是一场有效的技术讲解，也是一场优秀的演讲，亦是一场良好的销售艺术表演，实际也是一个个人能力和魅力的展示过程。演示的效果直接关系到客户对软件系统的印象，对公司的整体印象，以及对演示者个人的印象。本篇文章就如何有效进行的系统演示和用户培训话题

一、哪些场景

1. 客户有意向前，需要了解公司相关的系统

例如给太原小店用户当时确定之前，需要我们介绍烟台的税收管理员系统。

焦作用户在选择开发公司时做调研专门来北京，看北京债务系统的演示。

2. 需求调研完成或者界面原型完成，需要给客户领导汇报；

例如烟台项目需要调研完成，给徐局长演示。

3. 开发过程中客户来公司了解进展情况，而且其中部分人员之前并不清楚系统。

例如太原杏花岭和山东烟台项目的开发过程中，客户都曾来过公司了解进展情况，并且来的人里面有事先对系统并不了解的人。

4. 部署上线以后给客户使用者进行培训

例如杏花岭用户给全局各科室、各级别用户200余人培训；烟台系统给300余人培训。

5. 上线以后，给领导演示介绍系统

例如杏花岭上线后，给唐局演示。

6. 有客户的上级领导视察，演示介绍系统

比如杏花岭系统上线后，省局市局的领导来视察，同时听系统演示汇报。

二、各种场景中讲解的不同侧重点

上述不同的场景，也即不同的听众，以及他们不同的关注点，直接决定了我们所采取的不同的演示方式，以及不同的演示内容。

演示方式

通常演示方式不同包括：采取PPT演示还是系统模型演示，亦或是实际的运行系统演示，或者是几种的结合。这几种方式各有优缺点。

1）PPT：可以按照自己演示的意图事先编制内容，那么这样的内容就能突出重点，很灵活，需要什么内容就事先准备什么内容。但是对具体的系统没有一个直接的视觉效果。

2）系统模型：听者对软件系统会有直观的感受，一目了然。但是也有缺点，首先不能很好体现业务流程和设计思路，不能突出重点。这就需要演示人员更好的口头表达来弥补。另外有些流程性的功能，不能象正式的系统那样演示出各用户间流转的效果。

3）实际运行系统：基本相当于系统模型，但因为有实际的数据支撑，那么进行功能演示的时候就能更好的解释功能。但缺点是需要事先进行数据准备，防止没有数据降低演示效果。

通常为了达到演示的效果，需要将上述几种方式结合进行，互相配合，让客户即能理解思路，又能看到实际运行效果。

演示内容

演示内容的不同，主要包括进行效果演示还是功能演示，或者操作培训。

1）效果演示：主要是交代清楚涉及的业务、对该项业务系统的解决方案，整体思路等等，让客户明白，解决的什么问题，怎么解决的，了解系统有解决这部分问题的功能就行了，至于具体的功能是什么并不需要知道。一般可以通过流程图、用户图

2）功能演示：听者不光要知道你能解决某个问题，还要知道你是怎么解决的，这个解决的方式是不是够简单方便，符不符合他们的要求等等，这时候就不光要介绍解决的思路，还是演示清楚我们具体的功能是什么。

3）操作培训：对具体的功能如何使用进行说明，让听者能够学会操作这个系统。

前面也说了，具体采用什么样的演示方式，用那一种演示内容，完全是根据听众的不同以及他们关注点不同而定。

通常，做售前演示，比如给潜在客户演示我们的系统，可以采取PPT结合模型，进行效果演示为主，结合部分功能演示。

给客户上级领导演示，则采取实际系统或者模型，进行效果演示，交代清楚系统解决的业务问题，简要的说一下系统设计的思路，包括一些业务流程等。重点强调会给实际工作带来的好处，比如某个统计功能很好，里面想要的结果都能快速统计出来；某个预警已经帮助用户找到了一些以前管理上的漏洞等等，让领导切实的体会到系统的好处。

给用户进行培训，则主要是操作培训，但操作培训不等于只讲如何操作，还要让用户理解这个功能的背景，同时要根据参加培训的用户关注系统中哪些功能，分侧重来讲，对他不涉及不到的功能即可一笔带过。介绍功能的时候一定要能体现出对用户来说操作最少，做简单，忌讲的时候顺序不对逻辑不清，给用户造成系统操作过于复杂的印象，这种印象一旦形成，可能会带来很坏的影响，并且很难消除。

注意：

演示内容的准备上注意取舍得当、长短适宜。取舍得当，就是根据听者不同，准备的内容不完全一样，同一个系统的演示，可能给不同的人演示时，哪些功能需要讲哪些不需要讲就要根据客户的不同有一个判断。长短适宜，是指，在讲解我们的系统时，对我们的系统的优势和劣势用什么方式表达，怎样表达等也要根据实际情况灵活处理，有时需要扬长避短，有时候还要适宜的点一下不足，主要都是围绕一个目的，让客户对这个系统感兴趣，认为确实不错，能解决他们实际问题。

三、一般步骤

演示前：

1. 分析本次演示的目的和听众群体

以便确定采取的方式，演示的内容，以及中间注意的细节。

2. 编制演示/培训大纲，准备演示材料

做好充分准备，事先可以自己模拟演示一次，确保到时候想要的资料临时找不到。

3. 准备好演示环境。

不管是电脑是投影仪，还是演示的会场，不管是在客户处还是在公司，都要事先把硬件、线路调好，然后在开始前一定要提前到现场做最后的调试，准备好后等待开始。防止临时出现问题，因为不管原因是什么，责任在谁，受影响的肯定是公司。

演示时：

1. 调整心情，不要显得太紧张激动，造成语速不协调，有结巴等；要姿态饱满，声音适中。有精神，有朝气，有信心，给客户一种积极的印象。

2. 准备一个好的开场白，做好自我介绍，交代背景以及今天演示的安排，忌一上来直接打开界面开始实质内容的讲解。

3. 注意交代清楚各个方面的细节，特别是进行功能介绍时，对一般的听者来说，所有的内容都是陌生的，他们并不像演示者那样很清楚，哪些是重点哪些不是重点，哪些比较简单，哪些比较复杂等，被你省略或者一笔带过的东西都要向听者交代清楚。

4. 注意采取“总-分-总”的方式。开始演示时，要总体介绍一下系统，主要实现了哪些业务，有哪些功能等，然后细化到每个功能的时，首先还是要先总的介绍一下这个功能，然后详细的介绍，最后再做一个小的总结，演示的最后，再对所演示的内容做一个总结。

5. 注意语速不要过快，操作动作不要太快，不要着急风风火火，注意阶段性的停顿。因为虽然你很了解系统，驾轻就熟，但客户之前对系统可能一无所知。

6. 避免较多的语气助词，如“恩…”“那个…”

7. 注意操作时鼠标的移动有规律，有条理，不要随意的无目的移动。因为客户眼睛盯着你演示，往往就是盯着你鼠标的位置。

8. 有效地控制演示节奏，中间过程中往往会有讨论，可能会出现讨论时间过长，内容离主题渐远，这时，演示者要能及时适宜的控制节奏，继续演示内容。

9. 听汇报或者看演示的人，集中注意力的时间往往只有前20分钟，之后则会越来越精力不集中。那么演示者作出一个精彩的开场，吸引其注意力，之后不时的点出其关注的地方，从而不断的吸引其注意力。

10. 演示者注意眼、手、口的配合。口到、手到，相互一致；眼睛同时注意观察听者的表情神态，随时根据观察到的听者的反映调整要说的内容。注意不要只是鼠标在移动、翻页，而没有伴随口中的交代，因为你可能在查找你想要说的内容，但是听众并不知道，他不知道你在做什么，避免没有解释只有操作的沉默期时间过长。

11. 注意听取演示过程中客户提出的问题，对提出的问题做合理的解释和记录。

演示后：

对于不同的演示效果，一般客户不会有人直接告诉你这次效果好还是不好，但是往往能从各个侧面分析反映出来。及时分析总结每一次演示的效果，特别是不足的地方，然后注意在以后的演示中避免，那么你的讲解水平就会越来越高。对于如何知道效果，可以试探性的问一