浅析档案工作业务流程

浅析档案工作业务流程

摘要档案管理的业务流程是档案工作的狭义理解。档案管理工作各环节必不可少，并且相互联系，可以说，各环节的处理效果直接关系整个档案管理工作的质量好坏。本论文阐述档案管理业务过程，以及其之间的关系和性质、还刍议了网络环境下的业务工作的开展问题。

关键字档案管理业务过程联系网络环境

引言档案管理工作有八大业务环节，每一环节都包含着很多内容，如果要详细叙述，那么非得扬扬洒洒过万字，所以我就粗入浅出地谈谈其概念、之间的联系以及它的性质了。另外，会对在网络环境下，在重视档案信息化建设的这个时代，档案工作需要面对什么样的问题、需要怎么应对做一点点涉及。

一、相关定义

所谓档案工作，就是通过科学的管理，提供丰富的档案材料，直接为社会的政治、经济、科学、文化等各项事业服务的工作。广义上是指整个档案事业的工作，狭义是指档案管理的各项业务过程。本文就是论的包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用在内的八个环节的狭义理解。各个环节并非天然形成，而是随着科学管理档案要求而发展，为适应社会利用档案的客观要求而产生的。

什么是档案收集？档案收集就是人们分析、研究文件的分散状况，以制定相关有效措施，将这些相关文件有计划、有步骤地在特定场所予以集中。来解决横向和纵向在不同期间、部门产生的零散文件。

何谓档案整理？档案整理就是将收集到的零乱文件，按照一定方法，将散乱文件进行有效组合，在此基础上予以排列，进行系统化处理，以便更好地进行保管，向社会提供高效保质的合理利用。

时间流逝，有些档案的可能会发生变化。有的彼时有价值，而此时未必会有价值，或者说价值方向也已改变。总的来说，就是对档案是否还有相关价值，是否应该继续予以保存进行确定。按照一定方法淘汰那些没有继续保存的必要的档案，或者将档案以价值大小为依据重新划分保管等级，以向社会提供服务，也为保存更多有价值的档案腾出空间和必要的投入。这就是档案鉴定工作。

在档案存放的中，可能会因为自然灾害或者难以预料的祸患乃至人为损害，从而造成档案的自然流失和人为流失。也可能因为诸如载体等外部特征不得不造成档案遗弃。这就需要工作人员采取科学合理措施来延长档案使用寿命，更好久远地发挥档案价值。因而，档案保管环节就应运而生了。

我们接着谈谈档案统计。工作者对档案各环节进行深入细致的统计调查、整理以及分析，对档案的质与量进行科学合理的分析研究，以便更好地掌握档案管理规律，顺势产生档案统计。

统计之后，要分析和研究档案的内容和形式，排列组合其中有价值的信息，组成多种检索系统，使用户更顺利地获取所需档案信息，充分发挥档案价值。这就是档案检索工作。

接下来，我们谈谈档案编研。为了充分发挥档案作用，而非浅层次的开发利用，档案工作人员依据社会的不同需要，对所藏档案信息加以挑选排列，用最有价值的材料、最佳的组合和最科学合理的顺序构成不同的档案参考资料，变被动服务为主动服务。

最后，说说档案的最终目的——向社会提供利用。价值和使用价值是统一的，只有使用户利用，才能实现档案信息的价值，这就需要档案工作者科学地开展档案利用工作了。

还有一点我们要指出的就是：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计共同构成档案工作的基础工作，而档案的编研和利用就属于利用工作。而检索是具有双重性的。

二、各环节间关系和要求

我们可以思考到，之所以较大篇幅阐述相关定义，除了“知己知彼方能百战不殆”，还有就是我们需要从上面各环节总结出其间联系。在叙述的过程中，我都能感受到它们之间室友关联的，而非孤立存在。它们环环相扣，上环节的工作的开展直接关系到下一环节的开展，并且，前七大工作就是为最终的档案利用环节所服务。上面或明或暗的“因而”就是明证了。那么，针对其关联，我们需要注意些什么问题呢？

1、要对各环节的特殊性予以重视

看问题要从实际出发，也要看到普遍性和特殊性之间的关系。要意识到各个环节虽然相互关联，但都有自身特点，哟偶特定的工作对象和具体的任务，不能改有所偏倚。工作中，要有的放矢地解决特殊性造成的特殊矛盾。不能够天真地奢望上一环节要解决其它各个环节可能出现的问题。譬如，我们不能要求在档案统计的环节中去解决档案编研过程中需要解决的一些列问题或者解决可能出现的问题。

2、调节各环节的整体性

档案工作各环节间是相互促进、相互制约、相互依存的有机统一体。我们要用马克思主义哲学观中唯物主义观点看问题，要用变化、全面的观念看问题。要统筹兼顾到档案工作的进程。就是说，要在上一环节中科学地适当考虑到下一环节，不能完全被孤立看待。

3、协调好档案工作中的基础部分和利用部分的关系

作为利用工作的物质基础和前提条件的基础工作的质量直接影响利用工作的开展。反过来，利用工作检验和促进着档案基础工作，也是真个档案工作水平和方向的代表。这就必须要对二者在实际中加以调整和综合。不能够片面地强调基础工作而忽视利用工作，要通过利用工作予以检验和反作用。

三、网络环境下的业务工作流程

随着计算机网络技术的出现和在档案工作中的爆发式应用，给传统的档案管理工作带来机遇的同时还带来了挑战。譬如电子文件的出现，伴随着的就是管理方法的不适用和与之产生的方法的变革。信息技术重建了档案馆的运行环境和作业环境，植根于手工作业环境下的传统档案组织机构、业务流程、管理体系越来越不适应信息时代档案馆发展与服务的要求。电子文件由于其读写方式、结构以及内容与载体的关系,发生了革命性的变化。对档案工作中的各个环节也带来冲击。譬如对电子文件的鉴定。还有文件的收集和整理，等等。

针对这些问题，我们要做的不应该是坐以待毙，更不能是逃避。我们要做的是适应，是迎难而上，是必须改变以往在传统文件与档案管理中行之有效的一系列观念与方法。作为档案工作者，要更新观念，树立科学的管理思想。要解放思想，要与时俱进。要能够摆脱传统思维的束缚,充分地认识到计算机和网络技术应用于档案工作的真正意义。要建立相关合理机制，把网络化工作纳入议事日程。将计算机、网络以及多媒体技术广泛应用到档案工作中，并为其提供良好的运行环境。乃至考虑流程的重组。在档案工作中对档案的收集、整理和鉴定中跟上时势地适应新变化，采纳以上措施，才能够保证档案原始性、完整性。真实性，才能更加科学的确定档案价值。最终维护档案的真实历史面貌，向社会提供科学、真实、