储值卡管理办法

储值卡管理办法

为确保储值卡发放流程的准确、顺利，保证储值卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效，制定本办法。

储值卡的进销存业务通过“会员管理系统”进行管理。系统由市场部、财务结算中心、各门店服务中心、收银部、财务部相关人员操作，各部门均须配备相应业务负责人，并明确责任。

第一条职能分工

（一）市场部负责储值卡的需求统计、定制、验收、写磁、售后服务（换卡除外），同时负责储值卡全面管理。

（二）财务结算中心负责储值卡的注册、分发、换卡。

（三）信息中心保证会员管理系统的正常运行，及时解决系统出现的问题。

（四）各门店财务部负责储值卡的需求上报、领用，并且监督储值卡的使用；服务中心负责储值卡的销售、问题卡的处理；收银部负责储值卡销售时的收款。

第二条办卡流程

1、内部员工办卡流程（不含服务台人员）：

各门店员工办卡均可到服务台进行办理，主要步骤：办理人交现金——询问员工编号——办卡人递卡或办理人使用新卡——充卡人录入办理——核对资料——交还办卡人储值卡及电脑小票。

2、服务台员工办卡流程（仅限本店服务台人员）

门店服务台员工办卡均可到服务台进行办理，主要步骤：办理人交现金——询问员工编号——办卡人递卡或办理人使用新卡——充卡人录入办理——核对资料——交还办卡人储值卡及电脑小票——办卡人登记——授权人签字确认

备注：办卡授权人不得自行操作该系统为本人办卡；

3、顾客办卡流程：

顾客办理储值卡均可在各店服务台办理，主要步骤：办理人交现金——办卡人递卡或办理人使用新卡——充卡人录入办理——告知使用方法及注意事项——交还办卡人储值卡及电脑小票

第三条办卡额度授权及监督办法

（1）根据充值额度，操作人员必须为授权人员，不得越级操作，若授权人员或审核人员因调休或外出必须有一方在场方可操作，否则视同违规操作。

（2）审核人员因调休或其他原因不能到场，可按金额升序依次上调审核人员，直到店长级，如：因前台主管不在可由防损员进行审核；若无监督人和审核人签字，视同违规处理。（后附《办卡授权及监督登记表》）。

（3）因授权人员不在场，其他人员代操作或代监督、审核，必须在《办卡授权及监督登记表》例外栏上说明原因，并有授权人员签字确认。

第四条储值卡管理业务流程

（一）空白储值卡的定制

1.定制。市场部根据市场需求，确定空白储值卡的面额及相应数量，并进行设计定稿（卡面的内容、卡号的准确、卡的磁性）。

2.验收。市场部负责按批次随机抽检10张空白储值卡。

3.保管。市场部负责空白储值卡的保管，并建立《空白储值卡库存登记表》（附件2）。

（二）充值交付

1.储值卡申请。各门店制定次月储值卡需求计划表，由财务部于当月5日前报财务结算中心。

2.卡号注册。每月8日前，财务结算中心根据储值卡需求和市场部提供的卡号，注册相应的储值卡信息，制作《储值卡注册单》（附件3）一式两联，一联由财务结算中心记账，一联交市场部留存。

3.刷卡写磁。信息中心根据财务结算中心提供的《储值卡注册单》进行刷卡写磁，于当月22日前完成（遇中秋、春节两大节日，提前1个月内分批完成）。在刷卡写磁前应核对每盒储值卡的初始卡号，并在刷卡写磁充值后进行复核，以核实卡号的准确性，复核率须不低于5%。

对无法刷卡写磁的废卡，由财务结算中心制作《储值卡注销单》（附件4）一式两联，财务结算中心与市场部各存一联，分别进行注销、封存。

4.交付财务结算中心。市场部与财务结算中心在《储值卡部门交接单》（附件6）上签字后，将已充值的储值卡交付财务结算中心。财务结算中心以《储值卡部门交接单》作为记账凭证，根据此表进行

入账，形成储值卡的库存。

财务结算中心核实已写磁储值卡与《储值卡注册单》数量是否一致，于每月24日前入账。

（三）门店领用及保管

门店每月25日起到财务结算中心领用本月储值卡。财务结算中心根据门店报送储值卡需求，制作《储值卡申领单》（附件7）一式两联，一联由财务结算中心留存记账，一联由门店留存记账。

清点后的储值卡，须在包装后加上封条，至分店后存入银库，由两人以上共同启封。服务中心到财务部领用储值卡时，须制作《储值卡申领单》，一式两联，一联由门店财务留存记账，一联由服务中心留存记账。每日下班后，服务中心须将剩余储值卡加封，存放于银库。

（四）门店销售

1.门店服务中心人员制作《储值卡售卡单》（附件8）（一式两联，一联由服务中心记账，一联由收银部记账），并根据顾客要求的支付方式选择“开通类型”。

2.顾客持《储值卡售卡单》到指定收款台，收银员根据其支付方式进行收款，再在前台销售管理系统的外挂程序中操作，门店服务中心收取顾客带回的已盖章的《储值卡售卡单》，并在会员管理系统中确认储值卡已付款，再发放储值卡。

3.门店财务部、收银部每日与服务中心核对单据、收款额。

4.因系统问题或顾客要求改变储值卡面额等原因需作退卡处理的，门店服务中心应首先确认储值卡无消费记录，方可填写《储值卡退卡申请表》（附件10），经门店总经理签字后，制作《储值卡退卡单》（附件11）进行处理。未经审批，门店服务中心不得私自进行退卡处理。

（1）储值卡已发放时，作退卡操作，应选择“真正退回”，并将储值卡统一交予信息中心处理后，方可再次销售、使用。

（2）储值卡尚未发放时，作退卡操作，应选择“冲红”，方可再次销售。

（五）库存盘点

每月23日由市场部负责空白储值卡进行盘点，财务结算中心、门店财务部、门店服务中心负责对保管的储值卡进行盘点，并详实填制《储值卡盘点表》（附件9）。

公司安排相关部门对储值卡库存状况进行随机抽检。

（六）补磁、重写、换卡

门店服务中心负责问题卡的处理，填制《问题储值卡登记表》（附件5）以收取顾客的问题储值卡，并统一交予信息中心处理，收到顾客储值卡的日期至通知顾客领取的日期，不能超过5天，禁止门店由顾客直接到公司自行处理。

1.储值卡磁力减弱导致无法正常使用或卡号出现错误时，门店服务中心负责将问题卡统一交予信息中心处理，并填写《储值卡补磁登记表》（附件12）或《储值卡重写登记表》（附件13）。

2.储值卡因磁条损坏、卡面折断等原因导致无法使用时，门店服务中心负责将问题卡统一交于公司处理，先到财务结算中心更换无卡号的空白储值卡，并填写《储值卡更换登记表》（附件14），再由信息中心进行重写。《储值卡更换登记表》一式两联，财务结算中心与信息中心部各存一联。

更换掉的储值卡由信息中心封存。

3.重写前操作人员，须查看受理期间此储值卡是否仍有操作，如消费、补磁等，确认没有后方可操作，否则，须落实原因后，再进