声像档案整理基本要求

声像档案整理基本要求

照片档案的整理

一、照片分类：照片(正片)档案按问题分类。

问题类号问题内容

1．单位建设面貌（建设面貌类）

2．历届党政领导班子成员、劳模等（人物类）

3．重要会议（会议类）

4．生产技术和职能活动（业务工作类）

5．视察参观交流（参观视察类）

指主管上级、中央、省、市领导到本单位的活动

6．荣誉证书拍成的照片（荣誉类）

包括各种奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书（如营业执照、资格证书）等实物拍成的照片。

7．文娱体育活动（文体类）

8．（重大活动）

二、正片的整理及其案卷编号：

（一）、照片的整理要求：

1．照片要组成案卷（保管单位）。

2．案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。

3．档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。

4．说明格式正确，项目齐全，准确揭示照片内容，反映整理情况。

5．案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。

6．有完整的、符合标准格式的案卷目录。

（二）、组卷与编号

1．组卷：按“问题——年度”方法组卷

方法：首先将每一类照片按年度分开，依时间顺序将每一张照片编上档号装入照片册，填写目录。

2．编号：正片每一张要编有档案号，其模式：

正片分类代号+案卷号+张号

G1.2.3—1（1）

第一张

第一卷

照片分类代号（重要会议类代号）

每一张正片背面要贴上档案号

张号：是指同一个卷内照片的流水编号，同一案卷内张号不能重复。即：（1）-（N）

案卷号：是同一分类案卷的流水编号

（三）、卷内正片的排列

1．同一个卷内正片是同一年度形成的同一类问题的照片，只需要按其形成时间先后排列；

2．同一个卷内正片是若干年度形成的同一类问题的照片，应该先按年度顺序分开，再按照片具体形成时间先后排列。

（四）、编写文字说明

1、总说明：

每一组照片（即同一时间拍摄的同一事物的照片），都要编写总说明。总说

明应将本组照片反映的时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等形成一个简介，还要写明本组照片的张数和起止张号。要求书写统一规范，文字简洁、语言通顺、一般不超过200字。

（1）事由：照片影像所反映事件，事物的情由；

（2）时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；

（3）地点：被摄物所在的具体地点；

（4）人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

（5）背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；

（6）摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

总说明要打印后放入照片册内本组照片的前面，占一张照片位置。每组照片由同一个摄影者制作的，可在总说明中注明。

“起止张号”是指每一组照片在本卷照片张号流水号中的“起张与止张号”。

2、分说明

由于总说明已对一组照片的主要内容作了揭示，分说明只需将单张照片各自的主题进行说明。如果照片中人物众多时则要注明照片中主要人物的具体位

置。如。“左三”、“右起”等。（见例图）：

“参见号”是指与本张照片有联系的其它档案的档号。

（五）、拟写案卷题名：

照片的案卷题名，指简明概括同一个案卷内全部照片的基本主题，主要标出卷内照片的形成年度和反映的问题。

如：由同一年度、同一问题照片组成的案卷，可拟写为：市档案局一九九×年各种会议照片

由几个年度、同一问题组成的案卷一定要标明起止年度。

如：市档案局一九××年至一九九×年各种会议照片

（六）、填写声像档案卷内目录：

照片以自然张逐张填写，每一组照片前应在目录上有一个通栏标题，通栏标题一般不超过50字。

（七）、照片档案册正面与背脊部分填写方法

背脊填写格式：

注意：

度的

的案卷，其

度”

起止年度。

（八）、填写声像档案案卷目录

对照片案卷进行系统排列和编号后，按照分类规定和案卷的排列顺序填写

案卷目录。

（九）、编制照片档案目录

“照片档案目录”是指由照片的“案卷目录”和“卷内目录”组成的一种

照片档案检索工具。由于照片的目录数量不多，可以将所有照片目录装订在一

起，并给该目录编上目录号。

目录号由照片档案的类号和目录顺序号组成。

照片档案目录号的写法：

G1.2—1

第一本目录册序号

照片档案

（十）、大张照片的整理：

大张照片不能装入普通的照片档案册，应单独保存。但在整理时，应按所

属类别与其他照片一起分类、组卷、编目，每一张大照片仍在照片册中占一张

照片位置，以便编号、填写说明、注明存放地点。在填写卷内目录时，要在“备注”栏内注明“大张”，便于查找。

(十一)、底片的整理：

底片是照片档案的原件，是照片档案的重要资料，当底片损坏或遗失时，可根据照片进行翻拍。底片放入照片簿或另设底片簿保存，把每一张底片用小袋装好，编上号，其编号方法是：

底片张号=类别代号（G1.1）+底片册顺序号+顺序张号，

按底片收集的先后用自然数编出,并且在照片的说明纸上标明其对应的编号。

底片案卷号=类别代号+底片册使用顺序号

录音、录像带的整理：*

1．归档要求:按规定磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时整理，同一盘（带）中存放多份文件的应建立磁性载体文件目录清单。

磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，根据本单位情况，待项目结束后将磁性载体文件按照“要求”转换成标准格式，一式两份（A，B盘），及时向档案部门移交归档。

归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

移交部门要填写文件目录清单一式两份