如何加强和完善电算化会计档案管理

如何加强完善电算化会计档案管理

〔摘要〕文章通过论述会计电算化档案的特点,得出实行电算化会计档案管理的必要性。同时指出了我国目前电算化会计档案管理中存在的共性问题,并就如何解决这些问题提出了自己的几点解决措施。

〔关键词〕电算化会计档案;特点;问题;对策

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,使用电子计算机代替人工记账、算账、报账、以及部分代替人脑完成对信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化与档案管理之间是相辅相成的关系,会计电算化拓宽了会计档案的范围,提高了档案管理的效率与水平。同时,档案管理也针对电算化会计档案提出了新要求,特别是近几年来,随着会计电算化事业的迅速发展和普及,许多单位的会计系统逐步由电算化会计系统所代替。在这过程中也出现了很多的新问题,这应引起会计工作人员和档案管理人员的高度重视,切实加强电算化会计档案的管理工作。

一、会计电算化档案的新特点

(一)会计档案的内涵发生了变化

实行会计电算化后原手工制作的会计凭证、会计账薄和会计报表等传统意义上的会计档案,则由计算机会计系统通过打印机规范打印保存或采用磁盘、光盘等磁质来保存。

(二)档案保管载体不同

手工系统的信息载体是纸张、档案占用的空间大、保管不易、查找数据较困难;电算系统的信息载体是磁性材料,档案占用空间小,保管容易,数据查找方便快速。但由于磁性材料易被遗失、污染、窜改,因此,防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。

(三)信息的共享性

基于网络技术,可以提高会计文档的多方位检索速度,可以进行网上远距离传送。有利于会计档案资源共享。

(四)档案的安全性要求更高

由于会计数据被记录磁盘或光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,若被修改就很难辨别出经济业务的原貌。再者,会计数据的高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁重要的数据。计算机犯罪具有很强的隐蔽性和危害性,相对手工会

计系统而言,发现利用计算机舞弊和犯罪的难度更大,但所造成的危害和损失也更大。

二、电算化会计档案管理存在的问题

《会计电算化工作规范》规定:电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理。现在关于电算化会计档案管理的讨论,大多围绕《会计电算化管理办法》等几个文件对电算化档案的基本要求而谈,未能体现电算化档案管理与计算机技术俱进的需求,管理方式陈旧,脱离基层企事业单位的实际情况,为能适应会计电算化及其档案管理的发展需求。

(一)会计电算化档案管理制度落后

会计电算化已经步入网络时代,网络技术应用领域的拓宽使电算化系统出现许多新的特征,过去的电算化档案在管理内容、方法及管理目标上都显得较为狭隘,影响了会计电子文档的收集、管理和利用,导致电算化档案管理出现简单化、形式化的现象。

(二)会计人员的电子档案管理意识较弱,计算机操作能力较低会计电子档案从收集到归档的过程,离不开计算机操作。由于会计人员的电算化操作能力较低,对电算化档案的重视不足,及操作人员的时间观念不强等原因,以致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外储器中保存,有时又不能正确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的假备份,使人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,影响电算化系统的正常工作。

(三)电算化会计资料不全,审计可视线索少

《会计电算化工作规范》对电算化档案的定义,指存储地计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据,会计数据是指记账凭证、会计账薄、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。

(四)会计电子档案尚未真正纳入档案管理范畴

《会计档案管理办法》第十二条:采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。然而受企事业单位规模条件等限制,大多数已实施会计电算化的单位并未将存储会计资料的磁盘、光盘等资料作为会计档案予以保存,而会计电子备份数据一般都由系统管理人员自行保存,电子档案处于一种无序的、不连贯的管理状态,未形成有效的管理机制,随着会计岗位的调整,电算化资料大都无档可查。

(五)由于会计电算化的软件升级换代很快,在不同的版本下会计数据有可能不同,有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存,造成会计电算化档案不能被调阅。

三、如何加强和完善电算化会计档案工作

(一)建立完善的电算化档案管理制度

实行会计电算化以后,随着存储介质的改变,对会计档案的管理也应不同。在参照财政部制定的相关会计电算化管理规定的基础上,需要各单位根据其具体情况,制定符合本单位电算化档案管理的具体办法,并一百万有效的约束机制。会计主管部门应加强对各单位电算化会计档案管理的监督检查,促进各单位电算化档案管理的制度建设。

(二)针对电算化会计档案必须借助于特定的环境才能再现的特点

在进行管理时必须注意组织力量编写一套会计电算化档案管理软件,以便对往年的资料进行管理,同时利用会计电算化档案处理方便、快捷、直观、对管理和决策支持性能好的特点,利用保存完好的各个时期的数据进行财务分析和预测,从而为企业或部门的决策者提供可靠的依据,另处还可以得出本单位、本部门现在与将来的发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展经济规律的制度,制定出适合自身发展的行为规范,提高经济效益。

(三)电算化会计档案的收集

所谓会计电算化档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。(四)电算化会计档案的立卷、编目