办公室如何做好领导参谋助手

文/沈洋李新来张雁鸣
浅谈办公室如何做好领导参谋助手
【摘要】发挥好参谋助手作用，是办公室工作的首要任务和本质要求。

按照这一要求，办公室不能仅满足于办文办事办会，更重要的是当好领导的“外脑”，为领导决策服务。

【关键词】办公室工作；领导；参谋助手
办公室是直接为领导服务的的机构，是协助领导工作的助手。

从形式上看，它的工作主要是“三办”，即办文、办会、办事。

从职能上分，办公室的工作包括办事、参谋两大项。

江泽民同志在谈到新形势下办公室的主要职能和作用时，作了精辟概括，就是发挥好“三个”作用：一是要发挥好参谋助手作用；二是要发挥好督促检查作用；三是要发挥好综合协调作用。

一、参谋助手作用的体现
办公室是企业的窗口，集服务、调研、参谋职能于一身，是企业领导决策的参谋助手。

衡量办公室工作质量和工作水平如何，不仅要看日常工作运转的效果，还要看对领导决策的参与程度和切入深度，看关键问题、关键环节、关键时刻能不能为领导当好参谋。

办公室的参谋助手作用，主要体现在为领导提供及时、准确、全面的信息；围绕本单位的中心工作组织调查研究；为领导决策提供科学性、超前性和可操作性的预案；对重大事件的处理提出有针对性的意见和建议；为领导的重要活动和会议提供具体的方案；帮助领导处理日常性工作事务，使领导能够集中精力抓大事。

办公室的各项工作，无论是综合文字，还是信息调研、督查督办等，都要围绕这些方面，把参谋助手作用贯穿、渗透到各项工作的全过程。

二、参谋助手应具备的素质
办公室如何才能更好地为领导服务，
真正成为领导的参谋助手呢？应从以下
几方面努力加强锻炼和提高，只有这样才
能不断提高自身的业务素质，更好地为领
导服务，当好参谋助手。

一是要有诚实守信的品德。

诚实守
信是一种道德品质和道德信念。

办公室
作为企业的形象窗口，办公室人员诚实守
信就是一种企业形象。

作为办公室工作
人员，必须充分认识到诚实守信的重要
性，否则为领导服务，做领导参谋助手就
无从谈起。

因此，要注重自身品德修养，
说实话、办实事，不欺上瞒下、狐假虎威，
做诚实守信之人，以人品赢取信任。

要提
高能力和办事效率，能提出好的建议并按
时保质保量完成各项工作任务。

二是要有学而不厌的态度。

办公室
人员是“兵头将尾”，身处“兵”位却常常要
处在“将”位来分析问题，处置问题。

所
以，要发挥办公室的参谋助手作用需要有
真才实学，必须勤奋学习，与时俱进，否则
就会被淘汰。

不但要学习政治理论，还要
学习法律、历史、人文等各方面的知识，更
要学习精通办公室各项业务，通过不断学
习新的知识，掌握科学理论和现代化办公
手段，不断提高办公室工作能力，只有这
样才能更好地做好本职工作。

三是要有善于协调的本领。

办公室
工作除了直接参与政务工作外，大量的参
谋助手作用是通过日常业务工作来实现
的。

搞好协调是办公室的一项重要职能，
是衡量办公室整体素质和工作水平的重
要体现。

在当今社会高速发展的大背景
下，作为办公室仅仅满足于一般事务性工
作，把工作停留在办文办事的服务上是不
行的，必须要处理好“四个关系”，即：重点
和一般的关系，对上负责和对下负责的关
系，中心工作和日常工作的关系，办公室
和各部门间的关系，充分发挥好综合协调
能力。

四是要有未雨绸缪的眼光。

参谋助
手作用的价值在于它的有效性，必须把调
查研究作为某事之计、成事之道。

因此，
办公室要围绕本单位的中心工作进行研
究谋划，履行自己的职能。

这就要求办公
室人员必须上知方向、下知实情、远知信
息、近知意图。

要提前调研，超前谋划。

通过调研，掌握全面、具体、准确的信息，
变被动为主动，想领导之所想，思领导之
未思，积极主动问为领导谏言献策，力求
参谋在领导决策之前，服务在领导还没有
提出要求之前。

只有这样，才能参事以
准、谋事以深、易于领导所接受。

五是要有一丝不苟的态度。

为领导
参谋服务要统筹兼顾、全面准确。

办公室
人员在议大事时还要着眼细节，把平凡的
工作做精彩。

一言以蔽之，就是要树立
“细节决定成败”的理念，要牢固树立“细
节决定成败”的理念，从大处着眼，小处着
手，积小事为大事，积小成为大成。

三、参谋助手的方式和尺度
办公室工作的同志与领导的关系具
有多重性。

从职能上讲，是领导与参谋助
手的关系；从组织上讲，是上级与下级的
关系；从政治上讲，是同志与同事的关系。

由于地位的特殊性，要真正做到为领导服
务、为单位服务，必须讲究参谋方式，确立
辅助意识，方能够取得参谋助手的实效。

一是要讲究方法，不乱发表议论。

参
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谋的方式是多种多样的，可直接进言，交谈自己的观点、看法、意见，也可通过调研报告、起草讲话、报送信息等形式提出建议。

采取哪种方式，参与议政更为合适有效，必须具体情况具体分析，认真权衡。

要根据领导的个人特点和涉及事物的具体情况而论，确定参与议事的方式，使自己的思想、观点、认识与领导的意志融为一体，被领导认可和采纳，方能达到参谋议事的目的。

二是要掌握分寸，不要越位出格。

办公室在领导决策中处于辅助从属地位，主从关系不能颠倒。

参谋只能帮助决策，不能代替领导决策。

办公室的工作要站在全局的角度和领导的高度认识问题、分析问题，才能真正发挥参谋助手作用。

因此，要严格做到守纪律、懂礼节，会干事、干成事，不越位、不缺位。

对领导的工作意图，必须要有正确的认识，要想领导之所想，供领导之所需，急领导之所
急，尽量接近领导思维，帮助领导正确决
策，不能因为领导信任，就瞎掺和、乱搅
和，影响领导正确决策。

三是要把握火候，讲究建议效果。

适
度超前，提前进入较色，思维在前，服务
在前，参谋在前。

选择适时，要在领导未
成熟注意前适时提出建议，要在领导决
策前适时拿出主意。

善于理解，对提出
的建议、主张，领导采纳了要及时实施；
对于未采纳的，不能自弃，更不能埋怨，
要服从领导，按领导的意图办。

四是要坚持原则，严格按章办事。

办
公室是行政和管理的重要部门，办公室
的同志不但要协助领导建章立制，规范
管理，而且要坚持“制度管人，人人平等”
的原则，抓好各项规章制度的落实，严格
考核，公平奖惩。

同时，还要严守纪律，
按章办事，自觉遵守各项规章制度，处处
起表率作用。

五是要改进方式方法，提高工作水
平。

要讲究工作重心，突出工作重点。

抓
住主要矛盾，不忽视次要矛盾。

先急后
缓，先主要后次要。

在解决主要矛盾的
同时使次要矛盾也得到解决。

要讲究工
作策略，注重工作方法。

增强工作主动
性、时效性、科学性，克服盲目性，变被动
为主动，做到“有的放矢”。

要注意事物
的发展规律，严格工作运行程序。

找准
工作切入点，把握工作着力点，解决工作
之难点，达到事半功倍的目的。

总之，办公室人员必须完全树立诚
实、守信、严谨、勤勉、服务的思想意识，
只有这样，才能真正实现为领导服务的
工作职能，做好领导的参谋助手，为企业
各项工作的正常运行做出积极的贡献。

（作者单位：陕西省西安市长庆油田公司）
（上接第61页）的界限被淡化了，因此，只要将座椅均匀地摆放在圆桌边即可。

四、会见位次礼仪
会见，国际上一般称接见或拜会。

凡身份高的人士会见身份低的人士，或是主方会见客方，称为接见或召见。

反之，称为拜见。

我国一般统称会见。

就其内容而言，会见有礼节性的、政治性和事务性的，或兼而有之。

常见的会见是在会见室将沙发和茶几摆成U字形。

会议室的正面墙壁上一般挂屏风式挂画作为背景。

背景墙的正前方为主客双方主谈人员的座位，且客方主谈人员应坐在主方主谈人员的右手边。

议员、记录员应安排坐在双方主谈人员的后面。

客方随行人员的位次按身份职务的高低依次由近及远安排在客方主谈人员右侧。

主方陪同人员则依次在主方主谈人员左侧。

五、签字仪式位次礼仪
签字仪式是国家、政府、企业之间通过谈判，就政治、经济、文化、科技等领域的相互关系达成协议、缔结条约、协定或公约时所举行的仪式。

签字仪式虽不算
是一种纯礼仪活动方式，但目前世界各
国所举行的签字仪式，都有较严格的程
序及礼节规范。

这不仅显示出签字仪式
的正式、庄重和严肃，同时也表明缔结条
约的各方对缔结条约的重视及东道主对
客方的尊重。

举行签字仪式的会场一般也有一面
背景墙或专门制作的写有“XX签字仪
式”的背板。

在背景墙或背板前面，是双
方代表合影和签字的地方。

签字桌的摆放有两种方式：一种是
设单独的两张桌子，上铺红色台布或深
绿色台呢（台呢色彩的选择，要考虑到对
方的习惯与忌讳）。

桌子的前端分别摆
放写有签字人所在单位的台签，如果是
国家间的签字仪式，则摆放插有签字人
所在国国旗的旗架。

另一种是只摆放一张长条桌，各方
签字人并排坐在两边，多边条约的签字
仪式，签字人会是3人以上，也可以采用
这种长条桌形。

关于签字人的位次，我国遵循的是
“以右为尊”的惯例，即东道主（国）居于
签字桌左侧，客方位于右侧。

双方助签
人分别站立于各方签字人的外侧。

双方
其他参加签字仪式的人员则应分别站立
于各方签字人员之后。

签字完毕，参加谈判的全体人员一
般要合影留念。

合影时的位次跟签字的
位次应该是一致的，即东道主一方站在
左侧，客方站在右侧，中间是双方最高领
导人，其他人员则根据职位大小依次站
在领导人外侧。

在会议中，座次的准确排列是向各
方与会者表达尊重之意，也是使会议顺
利进行的关键，如果座次安排不当就可
能会引起与会者的不满和抗议。

因此，
东道主和操办者在做会议准备时，一定
要弄清楚与会人员的身份地位，才能确
保座次安排无误。

参考文献：
①张岩松.现代商务礼仪[J].清华大学出版
社、北京交通大学出版，2009.02，第1版.
②赵景卓.商务礼仪[J].中国财经出版社.
2008.02第1版.
③金正昆.金正昆教你学礼仪[J].山西师范
大学出版社.2009.06,第1版.
④张晓梅.晓梅说礼仪[J].中国青年出版社.
2008.01；第1版.
（作者单位：太原城市职业技术学院）
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