采购结算管理制度

采购结算管理制度

一、结算流程

二、相关要求

1、单据要求

1）主材结算单据包含：采购计划、采购预案签批表、采购合同、送货单、过磅单、入库单、结算发票、检验报告单等。

2）零材结算单据包含：采购计划、采购招标表、采购合同、送货单、过磅单、入库单、结算发票、出厂证书等。

3) 采购员负责向供应商催收发票、接收发票，初步审核发票类型与开具信息是否正确。

4）结算发票应尽可能取得17%增值税专用发票。特殊情况不能取得增值税发票的，必须事前报采购公司副总/常务副总签字认可。

5）采购员应及时收集或督促相关单位人员（化验、司磅、库管等）及时按公司规定出具结算单据并传递。出现不及时的情况，采购员必须及时向上级领导汇报、协调解决。

2、配单移交

1）采购员负责结算配单工作，配齐对应单据并填写《报账发票逐级审核签

字单》，所配单据必须信息一致、完整无缺，符合公司财务结算管理规定。

2）结算单据齐全的情况下，采购员必须在30天内完成配单工作并移交给财务结算会计，出现不能及时完成配单工作的情况，采购员必须及时向上级领导汇报延误原因。

3）财务结算会计对移交的结算单据确认无误后，在移交清单上签字。

3、审核入账

1）财务结算会计负责对采购员提交的结算单据及时进行审核，核对招标表、采购预案或采购合同等资料无误后签字确认。

2）如因买方原因导致不能完全按合同条款结算的，由基地供应部长提出处理意见，经分管副总初审、基地总经理终审后作为结算依据。

3）财务结算会计须在接到结算单据20天内完成审核。

4）财务结算会计审核中发现单据不全、信息不一、不符合公司规定等无法审核的异常情况，必须在发现问题的当天将单据退回采购员并说明原因。采购员收到后必须在7天内完成处理，若无法按期完成处理，采购员必须及时向上级领导汇报、协调解决。

5）基地采购部长收到财务结算会计报送的结算资料后必须在3天内完成签审。

6）基地财务部长收采购部长转交的结算资料后必须在3天内完成终审,终审后财务部必须在2天内完成记账。

三、管理与考核

1、基地采购部门对结算过程中的以下行为进行考核，采购公司综合部负责监督：

1）、配单完整性：配单不准确、不完整；

2）、及时性：未及时收集相关单据,未在规定时间内完成配单和结算单据移交、配单过程中遇到困难未及时汇报导致结算延误；

2、基地财务部对未在规定时间内完成审核记账的行为进行考核，集团审计部负责监督。

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