高教版教材秘书基础第三章《信息与秘书工作》教学课件
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一般所说的信息，都是经过自然或人工 的传递，能够再现事物状态的信息。
2．信息的分类 （1）按信息源的性质 ：可分为两大类，一类是 自然信息，这是自然界自发产生的。另一类是社 会信息，这是社会各界有目的、有意识地发出的 信息，可分为政治信息、经济信息、文化信息、 教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。 （2）按信息的表现形式：可分为语言信息、文 字信息、数据信息、图象信息。
（3）无限性 ：物质世界是无限的，人们对物 质世界的认识也是无限的，所以无论从时间还是 从空间范畴来说，信息都是无限的，是永不枯竭 的资源。 （4）时效性 ：社会需求的瞬息万变，带来了信 息强烈的时效性。这种时效性反映了信息的价值， 过时的信息相对来说价值就小，甚至毫无价值。
二、现代社会信息工作的基本特征 1．信息载体多样化 现代社会记录和储存信息的载体，一方面向多样化发 展，出现了非纸质材料；另一方面日趋缩微化。 2．信息传递迅速化 现代科技高度发展，使信息传递越来越不受时空的限 制。 3．信息社会化、全球化 世界上许多发达国家，已率先使越来越多的人共享信 息的效益。
3、秘书信息工作的时效性：秘书信息工作要特 别注意时效性。时效性有及时性和适时性两种形 式。所谓及时性，即强调信息要保持新鲜度，排 斥迟到的陈旧的信息。所谓适时性，即讲究提供 信息要选择最佳时机。
4、秘书信息工作经常性这个特点，主要体现 在起草文件和撰制各种文字材料上，还包括现在 已广泛使用的网上电子邮件。
二、秘书信息工作的原则 1、追踪原则 2、超前原则 3、选优原则
1．追踪原则：决策方案在实施过程中， 必然会出现主客体状况的变化，秘书人员 应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策 机构和决策者准确掌握情况，及时调整、 修订、完善决策方案。
2．超前原则：秘书信息工作的超前原则 是由以下两方面确定的：第一，任何信息 总是产生、传递在事物及其状态变化之后， 再快的信息，也有滞后性；第二，领导必 须有所预见，走在事物运动的前面。这就 要求秘书抢时间，争主动，超前收集信息， 向领导提供"预测性"信息。如果凡事总是 事后了解，提供"马后炮"信息，那就作用 甚微。
【课堂小结】
这节课的学习内容包括信息的含义、信息的分类、信 息的主要特征、现代社会信息工作的基本特征以及信息 工作在秘书活动中的作用。在这些内容中，要注意区分 信息的主要特征与现代社会信息工作的基本特征，不要 将这两项内容混为一谈。通过这节课的学习，我们明白 了：秘书工作的一切方面都离不开信息，新时期特别要 求秘书强化信息意识，研究并掌握信息工作的规律，只 有这样，才能发挥好参谋助手的作用。
3．信息的主要特征： （1）开发性 （2）共享性 （3）无限性 （4）时效性
（1）开发性 ：信息是可开发、可再生，取之不 竭的"资源"，能够产生巨大的动力，推动物质 世界的发展与变革，人们研究信息，正是为了开 发利用这一资源。 （2）共享性 ：信息不像一般的物质那样具有单 一的归属性，它可以让众多的人共同享用。
第一节 信息及其在秘书工作 中的作用
教学目标： 1．信息的概念与特征 2．现代社会信息工作的基本特征 3．信息工作在秘书活动中的作用
一、信息的概念与特征 1．信息的含义是什么？
信息是客观世界中事物运动状态的反映； 信息又是客观事物之间相互联系、相互作用 的直接或间接的表征；信息经过传递再现客 观事物的状态。
因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。
2、秘书信息工作的综合性：领导决策，拟定计 划，制定措施，大都需要带有全局性或综合性的 信息。而且，领导层次越高，对信息综合性的广 度与深度的要求也越高。综合性信息不是多种信 息的堆砌拼凑，而是将多种有用的信息融合成一 个有机整体。提供综合性的信息服务，一般由秘 书部门承担，或由秘书部门组织有关部门共同完 成。
第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求
教学目标： 1．准确辨别秘书信息工作的不同特点 2．运用秘书信息工作的原则
来解决实际问题 3．按照秘书信息工作的基本要求
来做好信息收集工作
一．秘书信息工作的特点是什么？
1、针对性 2、综合性 3、时效性 4、经常性
1、秘书信息工作的针对性，主要包括以下几 方面内容： （1）结合业务 即注意信息工作的专业性 （2）围绕中心 即围绕政策的贯彻落实与中 心工作进行 （3）针对问题 即按领导的指示、意图，进 行专题调查
3．选优原则源自文库客观上说，凡是信息都是 有用的。但秘书必须针对工作需要，利用 信息分类标准，对所接触的信息，迅速准 确地加以判别，分出哪些是有效信息，哪 些是无效信息，哪些是干扰信息，从而对 信息选优。
三、秘书信息工作的基本要求 "准确、及时、全面、适用"八个字。
1．准确：即信息的内容要准确无误，真 实可靠。准确是信息的生命，是信息的 全部意义所在。秘书收集到的原始信息 要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾 向性与客观真实性相统一。如实反映情 况，才能保证各级领导机关及决策者依 据真实的、准确的信息作出恰当的判断 和科学决策。如果信息不准，必然会给 领导工作造成失误。
三、信息工作在秘书活动中的作用
1．秘书部门信息工作指的是什么？
明确：秘书部门的信息工作，主要是根据上级与 主管部门的要求，了解情况，掌握动态，发现问 题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资 料给领导参考。
2．信息工作在秘书活动中的作用有哪些？ 明确：信息工作在秘书活动中的作用主要表现为 以下几个方面： （1）辅助领导科学决策，必须依靠信息。 （2）起草文件必须依靠信息。 （3）信访咨询工作需要依靠信息。 （4）做好日常管理工作必须依靠信息。
（3）按信息来源的方向 ：可分为横向信息、纵 向信息；外部信息、内部信息。 （4）按信息的稳定状态 ：可分为静态信息、动 态信息。 （5）按信息存在或作用时间 ：可分为长时信息、 短时信息。
就一般秘书部门来说，通常习惯将信息划分为： 综合信息、专题信息；固定信息、流动信息； 基本信息、派生信息；客观信息、特殊信息。
2．信息的分类 （1）按信息源的性质 ：可分为两大类，一类是 自然信息，这是自然界自发产生的。另一类是社 会信息，这是社会各界有目的、有意识地发出的 信息，可分为政治信息、经济信息、文化信息、 教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。 （2）按信息的表现形式：可分为语言信息、文 字信息、数据信息、图象信息。
（3）无限性 ：物质世界是无限的，人们对物 质世界的认识也是无限的，所以无论从时间还是 从空间范畴来说，信息都是无限的，是永不枯竭 的资源。 （4）时效性 ：社会需求的瞬息万变，带来了信 息强烈的时效性。这种时效性反映了信息的价值， 过时的信息相对来说价值就小，甚至毫无价值。
二、现代社会信息工作的基本特征 1．信息载体多样化 现代社会记录和储存信息的载体，一方面向多样化发 展，出现了非纸质材料；另一方面日趋缩微化。 2．信息传递迅速化 现代科技高度发展，使信息传递越来越不受时空的限 制。 3．信息社会化、全球化 世界上许多发达国家，已率先使越来越多的人共享信 息的效益。
3、秘书信息工作的时效性：秘书信息工作要特 别注意时效性。时效性有及时性和适时性两种形 式。所谓及时性，即强调信息要保持新鲜度，排 斥迟到的陈旧的信息。所谓适时性，即讲究提供 信息要选择最佳时机。
4、秘书信息工作经常性这个特点，主要体现 在起草文件和撰制各种文字材料上，还包括现在 已广泛使用的网上电子邮件。
二、秘书信息工作的原则 1、追踪原则 2、超前原则 3、选优原则
1．追踪原则：决策方案在实施过程中， 必然会出现主客体状况的变化，秘书人员 应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策 机构和决策者准确掌握情况，及时调整、 修订、完善决策方案。
2．超前原则：秘书信息工作的超前原则 是由以下两方面确定的：第一，任何信息 总是产生、传递在事物及其状态变化之后， 再快的信息，也有滞后性；第二，领导必 须有所预见，走在事物运动的前面。这就 要求秘书抢时间，争主动，超前收集信息， 向领导提供"预测性"信息。如果凡事总是 事后了解，提供"马后炮"信息，那就作用 甚微。
【课堂小结】
这节课的学习内容包括信息的含义、信息的分类、信 息的主要特征、现代社会信息工作的基本特征以及信息 工作在秘书活动中的作用。在这些内容中，要注意区分 信息的主要特征与现代社会信息工作的基本特征，不要 将这两项内容混为一谈。通过这节课的学习，我们明白 了：秘书工作的一切方面都离不开信息，新时期特别要 求秘书强化信息意识，研究并掌握信息工作的规律，只 有这样，才能发挥好参谋助手的作用。
3．信息的主要特征： （1）开发性 （2）共享性 （3）无限性 （4）时效性
（1）开发性 ：信息是可开发、可再生，取之不 竭的"资源"，能够产生巨大的动力，推动物质 世界的发展与变革，人们研究信息，正是为了开 发利用这一资源。 （2）共享性 ：信息不像一般的物质那样具有单 一的归属性，它可以让众多的人共同享用。
第一节 信息及其在秘书工作 中的作用
教学目标： 1．信息的概念与特征 2．现代社会信息工作的基本特征 3．信息工作在秘书活动中的作用
一、信息的概念与特征 1．信息的含义是什么？
信息是客观世界中事物运动状态的反映； 信息又是客观事物之间相互联系、相互作用 的直接或间接的表征；信息经过传递再现客 观事物的状态。
因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。
2、秘书信息工作的综合性：领导决策，拟定计 划，制定措施，大都需要带有全局性或综合性的 信息。而且，领导层次越高，对信息综合性的广 度与深度的要求也越高。综合性信息不是多种信 息的堆砌拼凑，而是将多种有用的信息融合成一 个有机整体。提供综合性的信息服务，一般由秘 书部门承担，或由秘书部门组织有关部门共同完 成。
第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求
教学目标： 1．准确辨别秘书信息工作的不同特点 2．运用秘书信息工作的原则
来解决实际问题 3．按照秘书信息工作的基本要求
来做好信息收集工作
一．秘书信息工作的特点是什么？
1、针对性 2、综合性 3、时效性 4、经常性
1、秘书信息工作的针对性，主要包括以下几 方面内容： （1）结合业务 即注意信息工作的专业性 （2）围绕中心 即围绕政策的贯彻落实与中 心工作进行 （3）针对问题 即按领导的指示、意图，进 行专题调查
3．选优原则源自文库客观上说，凡是信息都是 有用的。但秘书必须针对工作需要，利用 信息分类标准，对所接触的信息，迅速准 确地加以判别，分出哪些是有效信息，哪 些是无效信息，哪些是干扰信息，从而对 信息选优。
三、秘书信息工作的基本要求 "准确、及时、全面、适用"八个字。
1．准确：即信息的内容要准确无误，真 实可靠。准确是信息的生命，是信息的 全部意义所在。秘书收集到的原始信息 要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾 向性与客观真实性相统一。如实反映情 况，才能保证各级领导机关及决策者依 据真实的、准确的信息作出恰当的判断 和科学决策。如果信息不准，必然会给 领导工作造成失误。
三、信息工作在秘书活动中的作用
1．秘书部门信息工作指的是什么？
明确：秘书部门的信息工作，主要是根据上级与 主管部门的要求，了解情况，掌握动态，发现问 题，然后进行筛选处理，综合分析，提供信息资 料给领导参考。
2．信息工作在秘书活动中的作用有哪些？ 明确：信息工作在秘书活动中的作用主要表现为 以下几个方面： （1）辅助领导科学决策，必须依靠信息。 （2）起草文件必须依靠信息。 （3）信访咨询工作需要依靠信息。 （4）做好日常管理工作必须依靠信息。
（3）按信息来源的方向 ：可分为横向信息、纵 向信息；外部信息、内部信息。 （4）按信息的稳定状态 ：可分为静态信息、动 态信息。 （5）按信息存在或作用时间 ：可分为长时信息、 短时信息。
就一般秘书部门来说，通常习惯将信息划分为： 综合信息、专题信息；固定信息、流动信息； 基本信息、派生信息；客观信息、特殊信息。