中国南方电网责任公司基建项目档案管理规定

Q/CSG

中国南方电网责任有限公司企业管理制度

Q/CSG213058-2011 中国南方电网责任有限公司

基建项目档案管理规定

2011-01-31 发布

中国南方电网责任有限公司2011-01-31 实施

发布

目

次

中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定 (1)

1 总则 (1)

2 规范性引用文件 (1)

3 术语和定义 (1)

4 职责 (2)

5 管理内容与方法 (3)

6 附则 (11)

附录A：基建项目档案工作交底记录 (12)

附录C：案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背 (43)

附录D：科技档案分类目录 (47)

附录

附录F

附录

附录

附录I

附录J

附录

《 Q/CSG213058-2011

中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定 1 总则 1.1 为加强和规范南方电网公司（以下简称公司）基建工程项目档案管理，确保基建项目档 案的完整、准确和系统，实现公司系统基建档案一体化管理，按照国家和行业有关规定、 南 方电网公司基建管理规定》和一体化管理制度编制规范，特制定本规定。 1.2 本规定明确了公司系统基建档案管理的职责、内容、方法和程序，适用于公司系统基建 档案管理。 1.3 基建项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。 2 规范性引用文件 《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令[1987]第 58 号） 《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令 第 5 号）

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002） 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）

3 3.1 3.2 3.3

Q/CSG213058-2011 交换或存储的具有凭证效力的各类记录，包括项目前期文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工图和项目竣工验收文件等在内的各类项目文件电子版。

3.4 项目文件归档

项目建设单位各机构和各参建单位将项目各阶段形成并经过整理的项目文件向建设单位档案管理机构移交。

3.5 项目电子文件归档

项目建设单位各部门和各参建单位通过内网、电子档案管理信息系统或其他脱机存储介质向建设单位档案管理部门移交经整理的项目电子文件。

4 职责

4.1 各级职能部门职责

4.1.1 各级办公室部门是公司建设项目档案的归口管理部门，负责本单位作为项目法人或建设单位的基建项目档案管理，负责对职责范围内基建项目档案工作进行统一领导、组织协调、指导、监督、检查。

4.1.2 各级计划发展部门负责职责范围内的项目规划前期文件、后评价文件的收集、整理、

4.2

Q/CSG213058-2011 4.2.4 物资部门负责职责范围内项目物资采购过程文件、订货合同及协议的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.5 财务部门负责财务决算报告的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.6 审计部门负责财务决算审计报告的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.7 生产运行部门负责生产试运行文件的收集、整理和移交；参加项目文件归档审查工作；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.3 业主项目部职责

4.3.1 业主项目部负责对职责范围内形成的项目建设过程管理文件进行收集、整理和移交；负责协调和督促参建单位完成职责范围内项目文件的收集、整理；牵头协调办公室部门并

组织参建单位、运行单位对参建单位收集整理的项目文件进行归档审查；负责督促参建单

位履行归档职责，完成归档工作；协助办公室部门开展项目档案验收工作。

5 管理内容与方法

5.1

5.2

Q/CSG213058-2011 档审查、项目档案验收等措施，积极主动地控制项目档案质量，保证基建项目档案的完整、真实、系统、准确。经参建单位申请，建设单位可为其相关业务人员提供档案业务相关培训。

5.2.5 向建设项目的设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等参建单

位付款时，一次性付款及尾款支付需经建设单位办公室部门签字盖章，证明参建单位已按归档要求移交项目文件。

5.2.6 各基建项目应统筹安排基建项目档案管理所需资金，在工程管理费用中明确必要的档案管理经费，用于档案培训、档案整理、设施及设备购置费、专项验收等开支。

5.3 项目档案管理方法及工作流程

5.3.1 项目文件管理前期准备

建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等合同时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包括：

(1) 在合同中明确约定对参建单位的归档要求：

要求各参建单位必须严格执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

Q/CSG213058-2011 部门审核合格后，向建设单位办公室移交。

(3) 在合同中明确约定参建单位的归档流程：

参建单位应在项目竣工投产一个月内提供项目文件原件至建设单位接受归档审查，同时应提交与文字、图纸档案目录相一致的电子文件。项目文件经基建部门归档审查合格后，工程竣工投产45 天内，各参建单位要将整理完毕的全部档案（含竣工图）向建设单位办公室部门移交归档。

(4) 在合同中明确约定参建单位完成归档工作与支付工程款的对应关系：

在合同中明确约定参建单位移交的归档文件材料必须经建设单位审查合格并确认归档后，方可向参建单位支付一次性工程款或工程尾款。

建设单位、参建单位在项目建设过程中应配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并在

文件保管场所采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。项目电子文件

应及时备份，并进行离线存储。

建设单位办公室部门在工程立项后应对业主项目部进行档案工作交底，业主项目部在

工程开工后应对参建单位进行档案工作交底，参建单位办公室部门在工程开工后对其工程