江西省社会保险业务档案管理实施办法

江西省社会保险业务档案管理实施办法赣人社字[2010]59号
关于印发《江西省社会保险业务档案
管理实施办法》的通知
各市、县,区,人力资源社会保障,劳动保障、人事劳动保障,局、档案局: 为贯彻执行人力资源和社会保障部和国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定,试行,》,以下简称《规定》,～江西省人办资源和社会保障厅和江西省档案局联合制定了《江西省社会保险业务档案管理实施办法》～现印发给你们～请认真贯彻执行。

江西省人力资源和社会保障厅江西省档案局
二0一0年二月一日
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附件1:
江西省社会保险业务档案管理实施办法
第一条根据《社会保险业务档案管理规定,试行,》～结合江西省实际～制定本实施办法。

第二条本省依法经办养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险业务的机构,以下简称社会保险经办机构,管理社会保险业务档案。

第三条本办法所称社会保险业务档案～是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中～直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社会保险经办机构应建立社会保险业务档案室,以下简称档案室,～负责社会保
险业务档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作～并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构档案室集中保存。

县级以下的社会保险经办机构应定期将社会保险业务档案送县级社会保险经办机构档案室保存。

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每五条社会保险经办机构应明确分管业务档案的领导～配备专门的具有较高素质的档案管理人员～并通过档案岗位资格培训～获得档案人员上岗资格证书。

社会保险经办机构档案室应有足够面积的档案库房、技术用房、档案阅览室和档案陈列展览厅。

档案库房应配备必要的设施～使其达到防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防霉、防尘、防光要求。

应根据档案管理和利用需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

第六条社会保险经办机构应当建立健全社会保险业务档案管理制度～认真落实社会保险业务文件材料归档和档案管理、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求～保证社会保险业务文件材料归档齐全完整～档案保管安全、存放有序～严防毁损、遗失和泄密。

第七条社会保险经办机构业务部门要指定专职或兼职档案人员按照《江西省社会保险业务材料归档范围与档案保管期限表》,见附件2规定的归档范围～及时将本部门各岗位人员手中已办结的社会保险业务材料收集齐全～定期向本单位档案室归档～并办理归档交接手续。

归档的社会保险业务材料要确保内容完整、准确、系统～字迹、印章和日期齐全清晰～制成材料要符合耐久性要求～不能有热敏纸～不能有铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

保管期限为永久和30年以上的要剔除金属物。

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归档的电子文件要真实有效。

归档的社会保险业务材料应保持每份材料之间联系紧密、衔接有序～并按照主表在前、附件在后～审核结果在前、审核依据在后～重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。

第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点～以方便归档整理、保管和检索利用为原则～采用“年度-险种-业务环节”方法～依据《江西省社会保险业务材料归档范围与档案保管期限表》确定的类别和类别代号对社会保险业务材料进行分类、组卷、编号。

不同年度、不同险种、不同业务类别的业务文件材料应归入不同案卷～不得混合组卷。

第九条社会保险机构档案室应对已组成的案卷进行编目。

案卷内业务材料有书写内容的页面要编写页号。

单面书写的业务材料在其右下角编写页号～双面书写的业务材料～正面在其右下角～背面在其左下角编写页号。

卷内目录和备考表不编写页号。

社会保险机构档案室应用档案管理信息系统著录案卷目录和卷内目录～建立业务档案的案卷级目录数据库和文件级目录数据库。

应使用计算机打印案卷封面、案卷目录、卷内目录和备考表。

案卷目录、卷内目录和备考表式样见图1。

案卷封面分为外封面和内封面两种。

外封面印制在档案盒的正表面～内封面装订在案卷上。

案卷封面式样见图2。

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案卷封面填写。

案卷题名应简明、准确地揭示卷内社会保险业务文件材料的内容。

立卷单位填写负责社会保险业务材料组卷的社会保险机构。

起止日期填写案卷内社会保险业务材料形成的起止日期。

保管期限依据保管期限表的规定填写组卷进划定的保管期限。

密级应根据保密规定填写卷内业务材料的最高密级。

档号应填写全宗号、年度、险种代号、业务环节代号、案卷号。

全宗号由各社会保险机构向同
级档案行政管理部门申请。

案卷脊背的项目有保管期限、档号、案郑题名～填写内容与同卷的案卷封面相同。

保管期限、档号横向填写～案卷题名竖写。

式样见图3。

卷内目录填写。

卷内目录的序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内社会保险业务材料件数的顺序。

文件编写应填写社会保险业务材料的文号。

责任者应填写社会保险业务材料的形成部门或主在责任者。

文件材料题名填写社会保险业务材料的全称。

日期填写社会保险业务材料的形成日期。

页号应填写每件社会保险业务材料首尾页上标注的页号。

卷内目录排在卷进内社会保险业务材料首页之前。

备考表的填写。

备考表的说明内容包括案卷内社会保险业务材料的件数、页数以及在组卷和提供利用过程中需要说明的问题。

立卷人应由责任立卷人签名。

立卷日期填写完成立卷的日期。

检查人应由案卷质量审核者签名。

检查日期填写审核的日期。

卷内备考表排在卷内社会保险业务材料之
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后。

第十条社会保险业务档案的案卷统一采用三点一线的形式装订。

案卷内不同幅面的社会保险业务材料要折叠为统一幅面～破损的材料要先修复。

幅面一般采用国际标准A4型,297?×210?,。

第十一条社会保险业务档案案卷采用无酸卷盒包装。

郑盒式样同图4。

卷盒的外表面规格为:305?×220?～厚度分别为20?、30?、40?、50?四种。

卷内目录、卷内备考表规格为297?×210?。

其它规格执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》,GB/T11822—2008,。

第十二条保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。

定期保管期限分为10年、30年、50年、100年～各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《江西省社会保险业务材料归档范围与档案保管期限表》执行。

社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。

社会保险业务档案的保管期限～自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十三条社会保险经办机构档案室应建立档案借阅制度～依法为参保单位、参保个人和社会保险经办机构工作人员等提供档案信息查询服务。

查阅利用档案应力理借阅手续。

借阅档案应在阅览室内进行～因特殊情况需要将档案借- 6 -
出的～须经保管单位分管领导批准～且借出时间不能超过两个星期。

第十四条社会保险经办机构应当对保管期限已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员、以及人力资源社会保障行政部六有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短～有必要继续保存的～应当重新确定保管期限。

第十五条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案～应编制销毁档案清册～报同级人力资源社会保障行政部门备案～经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

未经鉴定和批准～不得销毁任何档案。

社会保险期经办机构应当派两人以上监督销毁档案。

监督人员要在销毁清册上签名～并注明销毁的方式的时间。

销毁清册永久保存。

第十六条按照有关规定～永久保存的社会保险业务档案在社会保险经办机构保存一定时间后～应向同级国家综合档案馆移交。

其中～省级社会保险经办机构保存满20年～设区市级社会保险经办机构保存10年～县级社会保险经办机构保存5年。

第十七条社会保险经办机构有下列行为之一的～限期
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改正～并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分,给参保单位或者个人造成损失的～依法承担赔偿责任:
,一, 不按规定归档或者不按规定移交档案的,
,二, 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的,
,三, 玩忽职守～造成档案遗失、毁损的,
,四, 违规提供、抄录档案～泄漏用人单位或者个人信息的,
,五,违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。

第十八条各类社会保险业务档案中涉及会议、电子文档等档案材料～国家有
特别规定的～从其规定。

第十九条本办法自颁布之日起施行。

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附件2:
社会保险业务材料分类、归档范围与保管期限表
险种及业务环节及归档范围保管
代号代号期限
01 社01 参保单01 参保《社会保险登记表》永久会位登记单位营业执
照、事业单位法我登记证、社会团体法人登永久保材料记证、民办非企业单位登记证、批准成立证件或其险他核准执业证件复印件
管组织机构统一代号证书复印件永久理法人代表身份证明复印件永久类
成建制转入的，转出地社会保险经办机构开具的社永久
会保险关系转移文本和单位及职工的参保信息
委托银行代扣缴费的《银行代扣协议》永久
上一级社会保险经办机构关于参保登记的批件永久
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办
机构规定的其他材料
02 变更《社会保险变更登记表》永久
登记新的工商营业执照、事业单位法人登记证、社会团永久体法人登记证、民办非企业单位登记证、批准成立
证件或其他核准执业证件复印件
新的组织机构统一代码证书复印件永久
新的法人代表身份证明复印件永久
新的银行开户证明或银行账号变更证明永久
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办永久
机构规定的其他材料
03 注销《社会保险注销登记表》永久
登记补注销或吊销营业执照通知永久
法院载定企业破产等法律文书永久
单位主管部门批准解散、撤销、合并、终止的有关永久
文件
有关部门批准跨统筹地区迁移及转入地社会保险永久
经办机构同意接收的证明
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办永久
机构规定的其他材料
02 参保人01 单位《社会保险参保人员登记表》 100年
员登记人员居民身份证复印件 100年
材料参保《劳动合同》(相关页)复印件 100年
登记军转干部审批表、大中专院校毕业生派遣证和报到100年
证、《劳动合同》等有关用工手续复印件
《退休审批表》 100年
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当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机 100年
构规定的其他材料
02 城镇《城镇个人参加社会保险登记表》(贴照片) 100年个人身份证复印件100年参保户口簿相关页复印件 100年登记委托银行代扣缴费的《银行代扣协议》 100年
社会保险待遇社会化发放银行账号 100年
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机100年
构规定的其他材料
03 城乡《城镇(或农村)居民参加社会保险登记表》(贴照100年居民片)
参保身份证复印件 100年登记户口簿相关页复印件 100年
委托银行代扣缴费的《银行代扣协议》 100年
社会保险待遇社会化发放银行账号 100年
享受财政补助的《低保证》《残疾证》等相关证明材100年
料
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机100年
构规定的其他材料
04 学生《学校、托幼机构学生儿童参加社会保险登记表》 100年儿童户口簿相关页复印件 100年参保享受财政补助的《低保证》《残疾证》等相关证明材100年登记料
当地人力资源社会保障行下部门和社会保险经办机100年
构规定的其他材料
05 社会参保《社会保险参保人员增减变动登记表》 100年保险人员《社会保险关系转移单》或《参加社会保险100年关系社会人员转移情况表》变动保险《社会保险参保人员接收函》 100年
关系《社会保险个人账户记载单》 100年
转出当地人力资源社会保障行政部门和社会保100年
险经办机构规定的其他材料
参保《社会保险参保人员增减变动登记表》 100年
人员居民身份证复印件 100年
社会原参保所在地社会保险经办机构开具的《参100年保险加社会保险人员转移情况表》或《社会保险关系关系转移单》转入
《社会保险个人账户记载单》 100年
调令或《劳动合同》等有关用工手续复印件 100年
视同缴费年限认定证明 100年
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当地人力资源社会保障行政部门和社会保100年
险经办机构规定的其他材料
其他《社会保险参保人员增减变动登记表》 100年
变动《退休审批表》 100年
开除、除名、辞职、辞退、服刑劳教、终止100年
或解除劳动关系证明
居民死亡医学证明书或其他死亡证明 100年
出国(境)证明、户口注销证明 100年
外来务工人员回原籍证明材料 100年
当地人力资源社会保障行政部门和社会保100年
险经办机构规定的其他材料
06 参保《社会保险参保人员登记信息变更表》 100年
人员户口簿或身份证复印件 100年
基本当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机100年
信息构规定的其他材料
变更
03 社会保01 个人《养老(医疗)保险个人账户对账单》 100年险个人账户《养老(医疗)保险个人账户信息更正申报表》 100年账户管对账参保单位或参保个人提供的有关材料理材料当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机100年
构规定的其他材料
02 个人《养老(医疗)保险个人账户信息更正申报表》 100年
账户更正个人账户信息相关证明材料的复印件 100年
修改当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机100年
构规定的其他材料
04 社会保《社会保险登记证》发放登记表 10年险登记《社会保险登记证》收回登记表 10年证管理《社会保险登记证》年检通知及年检材料 10年材料《社会保险登记证》补办、换证申请 10年
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机10年
构规定的其他材料
05 社会保社会保险(障)卡、《社会保险证》或《社会保险手50年险卡册》发放登记表
(证、社会保险(障)卡、《社会保险证》或《社会保险手50年手册)册》收回登记表
管理材社会保险(障)卡、《社会保险证》或《社会保险手50年料册》变更、补发申请及相关审核材料
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年
构规定的其他材料
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06 社会《领取社会保险待遇资格验证表 10年
保险生存状况的证明材料 10年
待遇收入状况的证明材料 10年
领取停发或恢复发放社会保险待遇审批表 10年
资格停发或恢复发放社会保险待遇证明材料 10年
验证冒领社会保险待遇的证明 10年
材料《异地禽基本养老金资格验证协查表》 10年
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机10年
构规定的其他材料
07 退休01 退休《退休(职)人员信息采集表》 50年
人员(职)当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年
社会人员信构规定的其他材料
化管息采集
理服02 退休《退休(职)人员社会化管理服务移交名册》 50年
务材(职)《社区退休(职)人员社会化管理服务基本信息表》 50年
料人员社企业退休(职)人员社会化管理服务联系卡发放登记50年
区管理表
退休(职)人员社会化管理服务协议书 50年
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年
构规定的其他材料
08 异地《参保人员异地安置、长期驻外登记表》 50年
安置异地安置人员的户口簿复印件 50年
登记长期在外地生活、工作或学习人员的单位、社区证明50年
材料或暂住证
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年
构规定的其他材料
09 服务服务协议书文本 10年
协议年度考核材料 10年
管理暂停或终止协议材料 10年
材料当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机10年
构规定的其他材料
02 社01 社会01 缴费基《单位社会保险缴费基数核定表》或《个人社会保险100年会保险数核定缴费基数核定表》
保费征《社会保险缴费工资申报名册》 100年险缴核《社会保险缴费基数核定名册》 100年费定材《城镇单位从业人员和劳动报酬年报超级汇总表》100年征料《劳动工资统计表》《损益表》等审核材料缴当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机100年类构规定的其他材料
02 调整缴《调整社会保险缴费基数核定名册》 100年
费基数《调整社会保险缴费工资申报名册》 100年
核定《稽核整改意见书》 100年
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《劳动监察指令书》《劳动行政处理决定书》或《劳100年
动监察处理决定书》
《仲裁调解书》或《仲裁裁决书》 100年
《人民法院民事裁定书》或《人民法院民事判决书》 100年当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机100年
构规定的其他材料
03 中断《缴费人员减少核定表》 100年
(终
止)缴
费核定
04 恢复缴《缴费人员增加核定表》 100年
费核定
05 工伤保《工伤保险费率浮动核定表》 100年
险费率费率浮动相关审核材料 100年
确定
06 补缴费《补缴社会保险费申报表》 100年
核定《补缴社会保险费核定表》 100年
07 预缴费《预缴社会保险费申报表》 100年
核定《预缴社会保险费核定表》 100年
08 退费核《社会保险费退费申报表》 100年
定《社会保险费退费核定表》 100年
09 加收滞《社会保险费滞纳金核定表》 100年
纳金、行政决定文本 100年
利息核《社会保险费加由利息核定表》 100年
定
10 欠费核《社会保险欠费核销核定表》 100年
销核定欠费单位核销申请 100年
法院的企业破产判决书或工商注销证明 100年
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机100年
构规定的其他材料
02 收款凭按《会计档案管理办法》确定保管期限略证、会
计、账
簿、会
计报表
等
03 社会保《社会保险费基金征收明细表(台账)》 50年险基金《社会保险费基金补缴明细表(台账)》 50年征缴明《社会保险费基金退费明细表(台账)》50年细表和《社会保险费基金征收汇总表》 50年汇总表《社保征收社会保险费汇总表》 50年
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《地税应收社会保险费汇总表》 50年
04 社会保《社会保险基金征缴年度汇总表》永久
险基金年度基金征缴情况分析说明永久
征缴年
度汇总
表
05 催缴材《社会保险费催缴通知书》 10年
料《社会保险欠费补缴协议》 10年
提请稽核或行政处罚的文本 10年
06 缴费证《社会保险参保缴费证明》 10年
明材料开具缴费证明申请 10年
03 养01 养老保01 基本养《退休人员基本养老金待遇支付审批表》 50年老险待遇老金核《退休审批表》 50年保核定材定《养老保险个人账户对账单》50年险料《重新计算养老金待遇审批表》 50年待因病或特殊工种等提前退休的审核材料 50年遇当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年类构规定的其他材料
02 丧葬费《死亡离退休(职)人员丧葬费核定表》 50年
核定丧葬费申领人身份证复印件 50年
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年
构规定的其他材料
03 供养直《离退休(职)人员供养直系亲属救济费核定表》 50年
系亲属《离退休(职)人员供养直系亲属救济费名册》 50年
待遇核《离退休(职)人员供养直系亲属丧葬补助费核定表》 50年
定供养直系亲属身份证、户口簿复印件 50年
供养直系亲属与退休死亡人员之间的关系证明 50年
所在街道(乡镇)居委会(村委会)开具的供养直系50年
亲属无收入证明
供养直系亲属所在学校提供的在读证明 50年
供养直系亲属由劳动能力鉴定委员会开具的完全丧50年
失劳动能力证明
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年
构规定的
其他材料
04 其他一《离退休(职)人员冬季取暖费发入名册》 50年
次性待《离休人员(含新中国成立前参加革命工作的老工50年
遇核定人)增发1,2个月生活补贴名册
《退休(职)人员个人账户余额一次性支付核定表》 50年
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不符合按月领取基本养老金人员的《一次性支付养老50年
金核定表》
受个人委托办理的，委托双方的身份证复印件 50年
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年
构规定的其他材料
05 养老保《基本养老金待遇调整名册》 50年
险待遇当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年
调整核构规定的其他材料
定
06 养老保《离退休(职)人员养老保险待遇更正核定表》 50年
险待遇关于待遇更正的审核材料 50年
更正核
定
07 养老保《离退休(职)人员养老保险待遇补支付核定表》 50年
险待遇当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年
补支付构规定的其他材料
核定
08 养老保《离退休(职)人员基本养老保险待遇减支付核定表》 50年险待遇当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年
减支付构规定的其他材料
核定
02 养老保《缴费人员基本养老保险个人账户一次性支付核定50年险个人表》
账户一受个人委托办理的，委托双方的身份证复印件 50年次性支当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机50年付申报构规定的其他材料核定业
务表单
及相关
审核材
料
03 劳动能01 劳动能《劳动能力鉴定结论表》 50年力鉴定力鉴定劳动能力鉴定申请 50年材料部门被鉴定人的病历、诊断证明、理化检验报告单、CT、50年
X光片等诊断材料复印件
工伤职工的《工伤认定决定书》复印件 50年
职业病患者的《职业病诊断书》复印件 50年
被鉴定人的身份证复印件 50年
《受理通知书》 50年
劳动能力鉴定意见、医疗检查结论、劳动能力鉴定结50年
论相关文本
《职工工伤(职业病)伤残等级证》 50年
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劳动能力鉴定机构规定应提供的其他相关材料 50年
02 社会保《退休审批表》 50年。