XX国际融资租赁股份有限公司档案管理办法

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XX国际融资租赁股份有限公司

档案管理办法

2018 年6 月

XX国际融资租赁股份有限公司

档案管理办法

第一章总则

第一条为加强XX国际融资租赁股份有限公司（以下

简称公司）档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化，

有效保存和利用档案，特制定本办法。

第二条档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是

维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第二章档案管理机构及其职责

第三条公司档案工作要坚持集中统一的管理原则，实

行部门收集、管理文件材料制度：各部门均应指定专（兼）

职档案员，负责管理本部门的文件材料。一项工作由几个部

门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门收集

归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

第四条公司档案管理实行两级管理。其中综合管理部

负责档案的综合管理，各部门负责本部门的档案管理。

（一）公司综合管理部职责： 1.贯彻执行国家有关法律、法规，制定公司档案工作规

章制度；

2.负责综合管理部权限范围内档案的接收、整理、立卷、

保管、借阅管理工作；

3.负责指导监督各部门文件、资料的形成、积累、归档工作；

4.负责对各部门档案管理人员的培训，并对各部门的档案管理工作进行考核；

5.负责每年对各部门归档工作的检查验收。

（二）各部门及部门档案管理人员职责： 1.各部门建立健全平时归档制度，负责本部门档案资料

的收集、整理、归档、立卷、保管、借阅、交接等工作； 2.

部门档案管理人员掌握本部门文件材料的归档范围，认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷；

3.部门在工作中形成的需要综合管理部进行档案管理的材料，应及时归档后移交综合管理部。

第三章归档范围

第五条归档的范围

（一）公司筹备、创立、注册相关文件及附件。

（二）公司发文和与之有关的文件及附件。

（三）重要的会议文件，包括会议通知、会议材料、会议纪要、会议记录等。

（四）公司领导批示、修改的签报和文件。

（五）外单位来文，包括商务部等党政机关发送的文件；

公司的请示与相关机关的批复；与有关单位往来的文书。

（六）办理完毕的投资业务文件材料，包括年度投资计划、投资指引、项目推荐材料、尽职调查报告、选聘计划、

签署的合同协议、外部咨询意见、定期业务报告等已实施项目的相关材料。

（七）公司各部门定期业务报告，包括公司简报、资产配置报告、风险评估报告、财务分析报告等。

（八）公司与有关单位签订的合同、协议等法律文本。其中涉及费用支付的，相关部门和财务部各留存一份。

（九）公司重要活动的简报、照片、录音、录像等。

（十）涉及费用支付签报的复印件（按照财务制度规定，原件留存财务会计部作为记账附件）。

（十一）采购、招标、聘请中介机构工作中形成的材料。

（十二）需要归档的其他文件材料。

第六条不归档的范围。

（一）重份文件。

（二）事务性文件。

（三）文件形成过程中的一般修改稿（公司领导修改的除外）。

（四）其他没有保存价值的文件。

第四章归档要求

第七条归档要求