业务送货单据及收款收据管理规定

业务部发货单及收款收据管理规定

为规范管理，严格手续，杜绝露洞，提高工作效率，对业务部日常作业做出以下要求：

1. 业务员因订单出货、客户样品需求、维修品返还等业务开具出货单据，凭《发货单》到成品仓领取物品，再开具《物品放行条》出厂；

2. 成品仓仓管员凭生产入库单可到生产车间办理产品入库手续，生产线成品交接手续只对成品仓仓管员一人，其他任何人不得直接到生产车间去领取产品。对于确有样品需要但因正在线生产仓库没有库存的产品，由业务员对成品仓仓管员按正常出货手续办理，成品仓仓管员去车间办好手续后再交业务员出货；

3. 业务员开具的《发货单》必须内容详细，具体项目包括开单时间、客户名称、货物名称及规格（产品名称需写全，如MD-02美容仪、DV7200数码摄像机等，不能只填写本厂产品代码，如MD-02、DV7200等）、数量、单价、金额、包装情况及其他需要备注事项（如样品、退换货、订单号等）；

4. 业务员开具《发货单》除交给仓库领取产品的第三联（成品仓，黄色）外，其他联次（共四联）必须如实填写产品单价和货款总额，第二联财务联（红色）出货当天交财务部记帐。每月3日前业务员将自己上月的业务报表及时报交财务部销售会计，双方核对无误后签字确认。作废单据则所有联次一并交予财务，财务及时核对所有单据号码，如有不连号码单据，则业务员需配合查验并及时理清；

5. 所有出货单原则上要求有客人签收签名，特别是做赊帐销售的业务，业务员应要求客人在收到产品

时及时办理签收手续，异地客人签收回传的传真件业务员应及时交财务部记帐留存。

6. 所有收款收据由财务部统一管理，统一开具。

①业务员因业务需要开具收款收据给客户的，请提供详细的客户单位名称、业务发生具体日期、开票金额、产品品名规格、申请人姓名及发货单号等，由财务审核后开具。

②现金货款交出纳或会计，由收款人按实收金额开具内部收款收据，收据上注明客户名称及此笔业务经手人。

③客人通过银行帐户转帐支付的货款，业务员应在接到客人的付款通知后及时知会出纳查帐确认（客人付款时间与通知出纳查帐时间最长间隔不得超过三天时间，因业务员超时通知查帐造成款项不清的，由业务员自己担责），出纳根据查帐结果开具内部收款收据作为现金收入凭证，收据上注明客户名称及此笔业务经手人，并同时注明收款银行。

④合同或订单计价为人民币的业务，如客人付款时以外币结算的，一律以收款当天外汇牌价的中间价作为折算货款的依据，开具收款收据时一并注明外币金额、汇率以及折算出来的人民币货款金额。因外汇市场受政策影响起伏不定，对于我司能接受的外汇价格业务员需向客人说明清楚，如客人付款后因汇率差异产生的欠款由业务员自己承担。

7. 所有单据不得使用涂改液，修正液等类似材料进行涂改，如因有错漏事项需更改的，在错漏地方划线作废，然后在划线内容右上方位置重新填写正确内容并签名确认（更改事项需对本单的所有联次一并更正），一张单据上如有需要更正的内容超过三项，建议原单作废后重新开具。

8. 凡需要开具正式发票业务的，由业务员根据业务合同提出申请，

在《开票通知单》中详细填写部门名称、申请日期、企业全称、业务发生具体日期、开票金额、产品规格品种、申请人姓名等，交总经理审批、会计审核后开具。若开发票的企业名称与合同中的企业名称不相符，需持有双方企业盖章认可的证明（特殊情况可由部门经理签字认可），财务方可开具发票。若业务实际发生与合同不符，业务员需持有企业的附加合同或加盖公章的证明方可开票；开发票时遇到的其他特殊情况，开票人员均应取得公司领导的批准后，才能开具发票。

9. 开具正式发票的业务货款回收必须通过对公帐户结算，其他不开发票的业务则可在客人付款方便的情况下选择不同收款帐户进行。

.