物业租赁管理制度

物业租赁管理制度

本制度适用于公司开发房地产项目中未出售且计划用于出租的物业租赁业务。

物业租赁业务由营销策划部专人管理，并由财务部、物业管理公司及相关部门

协助进行。营销策划部专人负责办理出租物业的《房屋租赁许可证》。

1．物业租赁操作程序

1．1营销策划部专人负责公司物业租赁工作。负责来访客户的接待，作好

《租赁业务咨询记录表》（附表34）。在办理承租业务时，一般情况下，不予接受客户关

于租金优惠的特殊要求。如遇特殊情况，需填写《物业租赁费用减免申请单》（附表35），逐级审批后执行。

1．2与客户签定由中山市国土房管局统一印制的《中山市房屋租赁合同》后，

由经办人陪同客户到财务部交纳款项（押金、订金、租金等），并将租赁合同复印件交财

务部备案，以便财务部每月收取租金时核查。

1．3租赁合同生效后，营销策划部需及时到项目所属辖区租赁所办理合同登记。

1．4租赁合同签定后，经办人应及时向物业管理公司发出《租赁物业交付使用

通知》（附表36），通知其已租物业及租客名称。并需向租客提供《入伙通知书》（附表12）一份，并告知客户必须携带租赁合同复印件及入伙通知书，到物业管理公司缴纳物业

管理费押金并与物业管理公司的经办人共同验收其租赁物业后，方可领取承租物业的钥匙。

1．5租户提出需对装修进行改建时，须填写书面变更申请。营销策划部代表公

司委托物业管理公司对客户提出的特殊要求进行审批并负责协助及监督客户完成上述申请。若物业管理公司认为客户的特殊申请过于复杂而无法决定时，可将客户的申请反馈回营销

策划部，由营销策划部会同工程部门进行评审会签，评审意见需经主管副总经理审批确认

后方可执行。

1．6入伙手续及租赁登记手续完成时，营销策划部业务经办人须将相关资料进

行整理交部门档案管理员统一存档（存档资料包括：租户资料、合同及双方往来函件等）。

1．7每月租金由财务部收取并负责催缴，营销策划部协助催款工作，每月第六

个工作日及月未时，财务部需向营销策划部提供租户缴租情况汇总表，营销策划部根据汇

总表的情况进行及时催款，如遇租户连续两个月未缴纳租金时，营销策划部应通知物业管

理公司予以停电处理；如连续三个月未缴纳租金时，由营销策划部出具警告信；如连续四

个月未缴纳租金时，营销策划部出具《终止租赁合同通知书》（附表37）予租户并终止合同。

1．8物业管理公司向业主收取物业管理费并协助催缴水电煤等费用，如遇账户

变更时，财务部应及时通知承租人。

2．办理租赁业务时，我司应备齐以下文件

2．1企业法人营业执照副本复印件

2．2房地产权属证明书（需租赁所加盖复核章的方为有效）；

2．3法定代表人对签约人的授权委托书；

2．4签约人的身份证明文件；

2．5法定代表人证明书；

2．6房屋租赁申请登记证件收据；

2．7中山市房地产租赁登记（备案）申请审批表；

2．8变更、解除、终止租赁合同申请表；

2．9中山市房地产租赁合同领用申请书；

2．10租赁登记手续业务经办人身份证明文件；

2．11法定代表人对业务经办人的授权委托书；

3．承租方应提交或出示证件和证明资料

3．1私人租用

3．1．1租用合同原件及复印件；

3．1．2业户身份证复印件；

3．1．3业户授权书及被授权人身份证原件及复印件（授权他人收楼时需要）。

3．2公司租用

3．2．1租用合同之原件及复印件；

3．2．2注册公司营业执照复印件及有效印鉴之印模；

3．2．3法定代表人身份证原件及复印件；

3．2．4法定代表人授权书及被授权人身份证原件及复印件（法定代表人委托

他人收楼时需要）。

4．回访工作

为能够深入了解租户对公司的管理及物业管理提供的服务的满意程度，对于公

司开发房地产项目中已出租的物业，都需进行回访工作，并将回访情况详细记录填写《回

访记录》（附表38）。回访工作按时间分为半年和全年两次。回访工作由营销策划部负责

组织，财务部、物业管理公司及相关部门协助进行。

5．退租手续办理

5．1合同期满正常退租时，在合同到期前两周由营销策划部业务负责人填写《租户退

房申请表》（附表39），交租户盖章确认。由营销策划部、财务部、物业管理处、物业管

理公司财务部四方会签完毕后，确认并核实未拖欠租金、水电及物业管理费等相关费用且

已恢复房屋原状后，并通知物业管理公司验收房屋确认无误后，由营销策划部经办人收回

押金收据及该所租物业钥匙，向财务部办理请款手续，并通知租户一周后到财务部领取退

还的押金。

5．2合同期未满提前退租时，由租户提出书面退租申请，营销策划部业务负责

人依据租赁合同中提前退租的约定与租户签订租赁终止协议，租户原支付的押金不予退还。同时需发提前退租通知给财务部及物业管理公司，结清费用并清洁完毕，恢复房屋原状后

给予办理退租手续。如遇特殊租户经营不善、公司被迫倒闭等情况时，在尽可能减少公司

损失的前提下，根据不同情况与客户协商解决，并将相关情况报部门经理及主管副总经理审定。

5．3所有退租的客户均须在退租时恢复所承租物业的原状，此项工作由物业管理公司负责监督检查，若未恢复则应扣留部分押金作为我司房屋恢复原状的费用，如遇租赁合同条款中有特殊说明无须还原时，需书面征得营销策划部意见，并报主管副总经理批准后方可退租。

6．续租手续办理

合同期满续租时，在合同租期到期前三个月，由承租方向提出书面续租申请，由营销策划部专人与租户进行洽谈，如继续租赁时则签订《房屋租赁合同》后按物业租赁程序进行操作。