借款及报销管理制度(新)

一、目的

为规范公司借款及报销流程，合理控制经营费用、降低资金流动风险，达到提高公司经营效率和改善经营效果的目的，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于成都百翔汽车集团及其所属各4S店的借款和报销操作。

三、制度细则

（一）借款条件

1、借款手续齐备

借款部门经办人办理借款业务时，需要向财务部提交以下手续（具体借款手续提交需求参见附件—《费用借款、报销附件要求》）：

（1）工作联络单（作为费用申请）；

（2）用款申请书（仅用于非现金结算条件下的借款），需同步提供对方账号相关资料；（3）借款单（仅用于现金结算条件下的借款）；

（4）合同

①预付款项时，需要提供我公司与对方公司签订的合同复印件；

②培训费需要提供由员工与公司（由行政部经办）签订的培训合同。

（5）出差申请单（借支差旅费时）；

（6）业务招待费申请单（借支业务招待费时）；

2、各项单据填写符合以下规定要求

（1）《用款申请书》填写要求

①日期栏：为填写用款申请书当日；

②收款单位栏：为款项的接收方(即货物、产品和服务的提供方)；

③用款部门栏：一般为业务的经办部门；

④付款金额栏：为本次需要申请借款的额度（人民币）；

⑤用途栏：为请款事由的简要说明；

⑥付款方式栏：选择本次借款所采用的结算方式；

⑧备注栏：相关补充说明。

（2）《借款单》填写要求

①时间栏：为《借款单》填写当日日期；

②部门栏：为业务的直接经办部门；

③事由栏：对所经办业务的简要说明；

④申请借款金额栏：经办部门根据业务的需要估算金额进行填写，不允许无依据的超

值借款；

⑤批准借款金额栏：由财务经理审批确定的金额；

⑥借款人栏：借款人本人（即业务经办人）亲笔签名；

（3）《工作联络单》填写要求（任何费用）

①申请项目（预算名称）栏：按经办的业务项目内容填列；

②所属部门栏：为业务的直接经办部门；

③所属项目栏：（暂时先不填写）

④申请人或填报人栏：为此申请单的申请人（填报人）；

⑤申请或填报日期：为经办人申请（或填单）的日期；

⑥初步预算费用总计栏：为本申请项目预计总费用；

⑦需提供协助的部门栏：为业务经办时需要本部门以外的支持部门；

⑧申请说明（预算明细）栏：为本申请项目费用构成明细；

（4）《出差申请单》填写要求（参见“成都百翔集团公司《出差及差旅费管理规定》）；（5）《授权委托书》填写要求（参见“成都百翔集团公司《出差及差旅费管理规定》）；（6）《业务招待费申请单》填写要求

①公务接待用餐前，部门经办人员（由部门业务经理经办）先填写《公务接待用餐申

请》；

②经办人员在填写《公务接待用餐申请》时，应将该次公务接待的接待对象及其人数、

接待标准、公司陪餐人员名单等项目填列完整；

3、相关单据签批完整

（1）《用款申请书》签批要求：财部门经理签财务经理签批总经理签批董事长签批；

（2）《工作联络单》签批要求：

①部门负责人签字栏：为项目的主执行（经办）部门负责人签核；

②所涉及部分负责人签字栏：为主执行部门提供项目支持工作的部门负责人签核；

③财务部核定（比选）执行价格栏：为财务负责人签核；

④财务部负责人签字栏：为财务负责人签核；

⑤总经理审批（签字）栏：为总经理签核；

⑥董事长审批（签字）栏：为董事长签核；

⑦合同审核栏（在必要时）：由法律顾问签字；

⑧行政部备案栏：由行政部经理签字；

⑨执行结果及结算栏：由经办人（或填报人）根据项目的实际执行结果及结算情况进行填列；

⑩财务部监督结果及结算栏：由财务部经理核实后签字。

（3）《借款单》签批要求：部门经理签批财务经理签批总经理签批董事长签批；（4）《出差申请单》签批：参见“成都百翔集团公司《出差及差旅费管理规定》）；

（5）《授权委托书》签批：委托方和被委托方分别签字；

（6）《业务招待申请书》签批：总经理签批董事长签批；

4、借款单据提交时间要求：款项实际支付前一天提交财务部（如遇特殊情况需及时与财务

部沟通衔接）；

5、借款额度符合借款标准要求

（1）出差住宿费、住宿补助、交际应酬费按定额标准（见本文件后面）

（2）未明确规定定额标准部分，按照《工作联络单》上公司最后签批核准金额。

6、所借款项在规定借款的范围内

（1）差旅费借款；

（2）业务招待费借款；

（3）培训费借款；

（4）吧台饮料、食品的采买借款（外采部分）；

（5）其他临时性借款。

（二）借款支付

财务部出纳员根据收到的符合要求条件的借款手续办理借款支付，借款人进行借款签收。

（三）借项借出后的管理要求

1、经办人从公司借出款项后，需要及时进行业务办理并妥善保管所借资金，确保资金的安

全；

2、在业务办理完毕后，不允许将剩余款项私自挪用于别的未经请示并获批准的开支项目。

经办人前次借款未结清前，原则上不能办理后续借款。

3、借款人（业务经办人）在支付款项给收款方之前，需要向对方确认对方所能提供的收款

手续、发票以及其他交易条款，以避免款项支付后收款方却无法提供符合要求的票据手续，给公司带来风险和损失；

（四）报销管理规定

1、报销时间方面的规定

（1）借款人在取得借款并办理完业务后（出差按出差日期结束日次日开始计算），需要在一周时间内由本人向借款所在店的财务部提交签批完毕的《费用报销单》进行费用报

销，并将业务经办的结余款项同步退回财务。逾期（业务办理完毕一周后）不办理费

用报销和款项退回者，财务部将此借款金额将从临近期间的工资发放中予以扣回。

（2）考虑到工作协调安排的需要，财务部将每周二、四定为财务报账日，在此期间财务部出纳集中受理员工的费用报销支付；

2、报销附件要求（详见附件）

3、报销标准及相关规定

（1）差旅费标准（包括交通、住宿、出差补贴等）

①交通工具选择标准

②交通费报销标准

ⅰ、交通费借款按往返路费进行借款预支，实际报销凭有效票据实报实销；

ⅱ、在出差地（包括市内不足一个完整工作日的公差外出）发生的市内交通费：原则上只能乘坐机场大巴和公交车，凭票实报实销。特殊情况确需乘坐出租车时，必