实物档案的整理要求

实物档案的整理要求
一、实物档案
实物档案：是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。

它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。

二、实物档案归档范围
1.本单位出席各级表彰会议所得记录本单位主要职能活动和工作成果的奖旗、奖杯、奖牌、奖状、证书。

2.领导人和著名人物参加本单位、本地区有关的重大公务活动的纪念品、名人字画。

3.单位组织或参加的重要外事活动。

4.其他具有保存价值的实物等（本单位停止使用的印章）。

三、归档实物收集的质量要求
归档实物应完整、齐全；能全面反映本单位所获得各种载体的荣誉及馈赠。

归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

四、归档的时间
归档应在形成或获得实物后及时向本单位档案部门移交，不应跨年度。

任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。

五、实物档案的整理
将归档实物以“件”为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。

1、实物档案的分类原则：实物档案要遵循自然形成规律同载体特征相结合,分类科学、合理，符合档案管理要求。

2、保管期限:永久。

3、实物档案的分类方法：在同一全宗内按年度—载体法(属类)进行分别整理，分类方案保持前后一致性，不能随意变动。

每个属类按时间顺序编制大流水号。

各种属类的实物档案分别从0001开始（案卷号）。

实物档案可分1、奖状D1；2、奖牌D2；3、证书D3；
4、锦旗D4；
5、公务活动纪念品D5；
6、停止使用印章D6；
7、其他实物等。

六、实物档案的档号
1、档号的编制：一般分二个层次，全宗号·目录号＋案卷号。

如：ⅹⅹ·D1-0001。

2.档号签粘贴:同一载体按排列定位的先后顺序，将案卷号用红色口取纸一半粘贴在每件实物档案上。

采用4位阿拉伯数码，只写案卷号，如0001。

七、编制检索工具
为归档的实物档案建立案卷目录。

以“件”为单位输入JDS档案管理软件，形成机读目录。

将机读目录打印形成纸制目录，在实物档案案卷目录夹内分别续入。

可将不同属类的案卷目录订成一本，每一属类前加一白色封皮。

八、实物档案归入综合档案室统一管理
九、案卷的排架
对归档的实物档案以全宗为单位，按载体及确定的档号分别排架;案卷排列方法应统一，前后保持一致，不要任意变动。

十、实物档案的保管
1.奖状一般应装盒，锦旗一般去轴叠放入盒内。

2.实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，保持实物档案的完好无损。

3．存放锦旗，证书等易虫蛀的橱柜或装具，要投放防虫剂，易碎的实物档案要妥善存放。

注意：实物需要陈列时，必须要首先归档，按归档要求整理完毕后，再办理借阅手续借出陈列。

正在陈列的实物档案，与其他档案一样，按照制度规定，定期清点核对，确保
实物档案的齐全完整。

对于撤出陈列的实物档案要及时回收归档。