全宗卷规范

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6、档案统计
• 档案收进、移出登记；全宗内档案基 本情况统计；档案分类统计；重要的 利用统计；档案复制抢救情况统计； 档案目录（案卷级和文件级）录入及 重要档案扫描（数字化）情况的统计 表等。
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7、档案利用
• 档案编研材料（如年鉴、专题介绍、 基础数字汇集、各类文件汇编等）； 开放利用和控制使用范围说明；档案 汇编公布出版情况及报批文件；档案 查、借阅登记；档案利用效果分析； 档案产生社会效益或经济效益的典型 事例等
总之，按全宗整理，是整理档案的科学方法。 任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。
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全宗卷是什么？
• 全宗卷是对全宗管理的重要工具和 手段，它是由在全宗管理过程中所 形成的管理记录性材料构成的一个 案卷，实质上是档案管理过程中所 形成的“档案”，是档案管理活动 的原始记录，是围绕全宗的管理活 动形成并以一个个全宗为单位组合 成案卷。
（8）新技术应用 50-8——1 、2、3 （卷号流 水
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全宗卷盒的外观（封面）
全宗号 50（-1-1）
5Leabharlann 全宗卷是全宗的“档案”，但不是 全宗内的档案，在管理上应单独存 放并实施同样管理，不能与全宗混 在一起，也不能将其作为全宗内的 一个案卷对待。
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全宗卷的作用： 全宗卷是在管理档案过程中产
生的档案，它记载了档案工作的 基本情况，反映了立档单位和全 宗的历史演变，是人们熟悉档案， 做好档案管理工作的一种有效管 理工具。每个单位档案室均 应建立全宗卷。
档案必须按全宗整理，其主要意义如下： （1）按全宗整理，符合档案工作必须 维护党和国家历史真实面貌的要求。一 个单位的全部档案能系统反映这个单位 成立以来历年的活动情况，反映其职责、 任务、工作发展、生产经营等情况，只 有维护了每一个单位的历史真实面貌， 才能从总体上维护党和国家的历史真实 面貌。所以，一般说，同一单位的档案 不能分散，不同单位的档案不能混淆。
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3、档案整理
• 整理工作方案；分类方案；档案检索 工具的编制情况及说明（案卷序言或 者归档文件说明）；档号编制说明 ； 档案整理工作小结等。
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4、档案鉴定
• 鉴定小组成员名单；档案归档范围和 保管期限表；鉴定档案分析报告、销 毁档案的请示与批复；销毁档案的清 册等。
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5、档案保管
• 档案安全检查记录、报告；紧急情况处置 预案；重点档案采取的特殊保护措施；档 案的抢救与修复情况报告；档案丢失或遭 破坏等重大事件报告；档案排架说明；库 房温湿度与档案保护设备配置表；档案库 房温湿度登记（或记录）等。
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（2）按全宗整理，能够紧密的保持文件之间的历 史联系。因为按全宗整理，首先保持了文件在来源 方面的联系，然后在分类、立卷、排列等各项整理 工作中再保持内容、时间或形式方面的联系。 （3）按全宗整理，便于系统和历史地研究档案内 容，发挥档案的凭证作用。 （4）按全宗整理，便于档案进馆后的各项业务工 作的进行。全宗是档案馆管理档案的基本单位，收 集、鉴定、保管、统计都必须以全宗为单位。
全宗卷规范
2016年6月
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一、全宗卷概述
全宗是什么 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活
动中形成的档案整体。立档单位的全部档案可以构 成一个全宗。
立档单位必须是具有法人地位的机关、社会组 织、企事业单位和某些著名人物。构成立档单位的 条件是一个机关、社会组织、企事业单位必须在行 政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性。可 以独立行使职权或进行管理，并能以自己的名义对 外行文;是一个预算会计单位或是独立的经济核算单 位，可以编造预算或财务计划;设有管理人事的机构 和人员，并有一定的人事任免权。以第一条为主 2
卷 内 文 件 封 面
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卷内目录
档号 50-1-1
顺序号 题
名
日期 页数 备注
20080117
2008 0117
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档号编写如下： （1）综合管理：50-1——1、2、3（卷号流水）
（2）收集：50-2——1 、2、3 （卷号流水） （3）整理：50-3——1 、2、3 （卷号流水） （4）鉴定：50-4——1 、2、3 （卷号流水） （5）保管：50-5——1 、2、3 （卷号流水） （6）统计：50-6——1 、2、3 （卷号流水） （7）利用： 50-7——1 、2、3 （卷号流水）
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全宗卷的管理 （一）基层档案室形成的全宗卷， 可排在目录检索工具首位。 （二）全宗档案向档案馆或有关 单位移交，其全宗卷应随同移交。 （三）为方便利用，每个档案室 可整理全宗卷两套，一套移交， 一套留存。
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二、全宗卷所包含哪些内容？
凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及 全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材 料均应归入全宗卷中。 全宗卷的内容一般有两部分构成，一部分是在 档案管理和利用过程中产生的文件材料；另 一部分是对立档单位的考证及对档案内容进 行研究分析编写的材料。
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8、档案管理新技术的应用
• 机关办公自动化开发情况；计算机辅 助管理的文字说明材料（含计算机软 件安装及使用说明情况）；计算机管 理软件系统盘等。
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三、全宗卷的整理
• 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的 延续而逐渐增加的，要平时必须注意 积累，把全宗管理中产生的文件材料， 归入相应类别(8大类)的全宗卷盒中， 文件材料积累到一定数量时，及时进 行归档整理（即编号、打印目录)
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全宗卷的保管形式为一个类别形成 一卷或数卷（每卷附上卷内目录），卷 内按件整理，按时间进行系统排列单独 保存。
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• 卷内文件材料逐件加封面、封底、 编件号，装订后装入卷盒。其封面、 封底尺寸长×宽为260 mm×185 mm。 封面著录全宗号、件号、全宗名 称、文件题名、时间、责任者。
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全宗卷的具体内容
1．档案综合管理
• 全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记； 组织机构沿革；档案工作机构设置和调整 文件；档案工作人员任免文件；档案工作 大事记；档案工作规章制度；档案管理体 系网络图；机关档案工作目标管理情况等。
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2、档案收集
• 档案交接文据；移交目录；接收(征集) 记录；档案来源和价值说明等。