档案的立卷方法和要求
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
是指对机关或单位的文书档案进行管理的一套规范化制度。
该制度的目的是确保文书档案的安全、完整、有序和易于检索，便于机关或单位的日常工作和对公众的服务。
文书档案立卷归档制度主要包括以下几个方面的内容：
1. 立卷要求：对于每一份文书档案，要求进行合理的立卷，包括确定档案立卷的主题、范围、日期、责任人等。
立卷要求可以使文书档案的分类和归档更加系统和规范。
2. 归档规范：对于已经立卷的文书档案，要求进行规范的归档。
归档包括对每一份文书档案的整理、编目、封装、编号等工作。
归档的规范可以使文书档案易于保存和检索。
3. 档案管理：对于已经归档的文书档案，要求进行有效的管理。
管理包括档案的存放、保管、整理、检索等，以确保文书档案的安全和完整性。
4. 档案利用：对于需要利用文书档案的机关或单位，提供便捷的档案利用服务。
利用可以包括档案查询、复印、借阅等，以满足机关或单位的工作需要。
总体来说，文书档案立卷归档制度是一个完整的档案管理体系，可以帮助机关或单位建立良好的档案管理制度，提高工作效率和服务质量。
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档案立卷及整理规范
档案立卷及整理规范一、卷内文件排列（一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；（二）卷内文件按其形成时间顺序排列。
首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列；（三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。
二、卷内文件编号（一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号；（二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。
三、卷内文件目录的编制（一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号；（二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全；（三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称；（四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。
例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为[关于五一放假的通知]，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加[]。
（五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写；（六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号；（七）备注：对卷内文件变化做必要说明。
四、卷内备考表的编制（一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；（二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名；（三）检查人：由案卷质量审核者签名；（四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名；（五）备考表附于卷尾。
五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。
标题简练，概括准确六、案卷的装订：用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。
会计档案的整理立卷及装订要求
会计档案的整理立卷及装订要求会计档案的整理立卷及装订要求1. 会计档案的整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。
会计档案的整理一般采用“三统一〞的方法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
1〕分类标准统一。
一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
2〕档案形成统一。
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
3〕管理要求统一。
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
2. 会计档案的装订会计档案的装订主要包括:会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
〔1〕会计凭证的装订会计凭证一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
1〕会计凭证装订前的准备工作。
○1分类整理，按序列排列，检查日数、编号是否齐全；○2按凭证汇总日期归集〔如按上、中、下旬汇总归集〕确定装订成册的本数；○3摘除凭证内的金属物〔如钉书针、大头针、回形针〕，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；○4整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；○5记账凭证上有关人员〔如财务主管、复核、记账、制单等〕的印章是否齐全。
2〕会计凭证装订时的要求。
○1用“三针引线法〞装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；○2凭证外面要加封面，封面纸用上好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；○3装订凭证厚度一般为1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
会计凭证装订后的考前须知：○1每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；○2在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
学校档案立卷归档制度范文（二篇）
学校档案立卷归档制度范文一、背景介绍随着社会的不断发展和学校规模的不断扩大，学校的档案管理工作变得越来越重要。
为了更好地保护和管理学校档案，提高档案工作的效率和质量，我校决定制定并实施学校档案立卷归档制度。
本制度的实施旨在规范学校的档案管理流程，确保档案的安全和完整性。
二、管理范围本制度适用于我校所有部门和单位的档案管理工作。
所有与学校工作相关的档案都应按照本制度的要求进行立卷归档。
三、档案立卷归档流程1. 档案归档人员收集档案材料，并按照文件的内容和性质进行分类归档。
2. 归档人员按照档案目录的要求，为每个档案制作档案目录，并将档案材料按照目录的顺序进行整理。
3. 归档人员将整理好的档案材料按照相应的编号进行标识，并确定档案的存放位置。
4. 归档人员将档案目录和档案材料一并装订成册，并在封面上注明档案编号和标题。
5. 归档人员将已经立卷归档的档案送交档案室进行备案，并在档案目录上进行登记。
6. 档案室负责对收到的档案进行审核，并按照备案流程进行盖章和归档。
四、档案分类为了方便档案的管理和检索，我校将档案分为以下几类：1. 学生档案：包括学生的个人信息、学习成绩、奖惩记录等；2. 教师档案：包括教师的个人信息、职称评定、教学质量评估等；3. 行政档案：包括学校的行政管理文件、决策会议记录等；4. 财务档案：包括学校的财务收支记录、经费使用情况等；5. 招生档案：包括学校的招生计划、招生政策、报名情况等。
五、档案保管1. 档案室应设立专门的存放区域，确保档案的安全和完整性。
档案室要定期进行防火、防潮、防虫等工作，确保档案的质量。
2. 档案室要建立档案借阅制度和档案查阅记录，确保档案的使用和管理规范。
3. 档案室负责对档案进行备份和电子化处理，确保档案的安全和备份。
六、档案保密1. 档案室应制定档案保密制度，规范档案的保密工作。
所有对档案有接触的人员都应遵守档案保密的要求，不得泄露档案的内容。
2. 档案室应对敏感信息和个人隐私进行特殊保护，不得随意调阅和外传。
立卷的原则和方法 正文
立卷的原则和方法正文立卷的原则和方法正文归档应符合本办法的内容要求，遵循工程资料的自然形成规律，保持卷内文件的连续性，便于档案的存储和利用。
立卷采用如下方法：1工程资料按工程准备阶段文件、施工质量管理资料、施工质量控制资料、工程竣工验收资料、竣工图纸和工程竣工备案验收文件六部分分别归档。
2施工质量管理资料、施工质量控制资料、竣工图应按分部、专业工程分别立卷。
3工程资料案卷内不应有重分文件。
每份案卷厚度一般不超过40mm。
卷内资料排列顺序为：1.书面材料应按事项和专业顺序排列。
2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
立卷的原则和方法说明与要求根据GB/t11822-2000《科技档案构成要求》和GB/t50328-2001《建设工程文件归档整理规范》的要求，本规定确定了工程技术资料的归档原则，即：1。
符合本办法的内容要求；2.遵循数据的自然形成规律；3.保持卷中文件的连续性其根本目的是要保证“工程应该有的项目基本上都有，每个项目里应该有的资料基本都有，每份资料里应该有的数据基本都有”，而且要做到便于档案的查阅和保管。
根据这个原则，《规程》第6.1.2条规定了资料的立卷方法。
大家在具体工作中重点注意以下几点事项：1、工程准备阶段文件和工程竣工备案验收文件是由建设单位负责收集整理的，尽管在具体工程建设过程中，建设单位常常把这项工作委托给施工单位去做，但这项工作的第一责任人始终是建设单位。
因此，建设单位必须对此给予高度重视。
2.在具体工程施工过程中，施工单位按单位和专业进行，相关单位在审核资料时也按专业进行。
因此，在数据整理归档中，除了数据分类原则、分部分项工程划分原则等归档原则外，还应单独考虑这一因素，并尽可能按照专业清单进行独立滚动和记录。
3、按照科学技术档案案卷构成的有关要求，卷内资料一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。
同时，卷内不应有重份文件。
每份案卷厚度一般不超过40mm。
4、竣工图应按照《技术制图复制图的折叠方法》（gb/10609.3-89）的要求，分专业进行立卷。
文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
是指对于企事业单位的文书档案进行整理、分类、归档的程序和规定。
该制度旨在确保文书档案的安全保存、便捷检索以及信息的及时传递和保存。
具体的文书档案立卷归档制度通常包括以下要素：
1. 立卷原则：依据文件的性质、用途或时间顺序等，将相关的文书文件整理成册、册联或档案袋等形式，并编号和登记。
2. 分类归档：按照文件的内容和性质进行分类，如行政、财务、人事等，以及按照项目、时间等进行细分，确保归档文件的有序性和重要性。
3. 归档流程：包括文件的整理、标识、登记、装订、装箱、封存、入库等程序，确保文件的完整性和安全性。
4. 归档要求：规定归档文件的格式、尺寸、用纸要求、装订方式等，确保文件的易读性和耐久性。
5. 存储管理：包括档案馆的建设和管理，如温湿度控制、防火防水措施、防盗措施以及存储空间的规划等，确保档案的安全保存和长期保存。
6. 检索和利用：规定档案的检索方式、权限和时限，以及档案的复制、借阅和查询的相关规定，方便用户获取所需信息。
通过建立和执行文书档案立卷归档制度，可以规范和管理文书档案的流程和管理，提高工作效率和科学决策的准确性，同时也确保了文书档案的安全和可靠性，保护了组织的合法权益。
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档案的立卷方法和要求
署名者。
c)文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制
的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。
d)题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心
主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。
e)日期 日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之
一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用 途径。
e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写； 图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良.
2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则.是办法的 第16条)
1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与 被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为 一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且 按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷) 分类.
2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷,它具有 专题性、成套性特点,如果文件材料多的话,可分阶段 (开题、中期、成果鉴定)分别组卷归档.重要项目的科 技文件材料应复制二份至三份配套归档。
3）基建档案按每一工程项目(名称)为单元来组成案卷, 它具有成套性特点,一般按一项一卷，一项有多卷的按 工程阶段排列组卷。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、 移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。 注:备考表尺寸见手中材料(电子表格到院内网中获取)
文书档案立卷归档工作指导
文书档案立卷归档工作指导一、背景介绍文书档案立卷归档是文书档案管理的重要环节，旨在规范化、系统化地整理、保管和利用机关团体、企事业单位的各类文书档案，确保其安全、完整和便捷的检索与利用。
本文将对文书档案立卷归档的工作指导进行探讨。
二、立卷原则1. 全面性原则：要求对文书档案进行完整归档，不能遗漏任何个别文件或资料。
2. 一致性原则：要求文书档案的归档方式和标准具有一致性，以便于文件的检索和利用。
3. 时效性原则：要求档案的归档工作要及时进行，避免出现过多堆积的情况。
4. 安全性原则：要求文书档案在归档时注意安全，避免遗失、毁损或泄露。
三、立卷程序1. 文档筛选：根据文件的重要性和分类，将文件进行筛选，分为需要归档和不需要归档的文件。
2. 案卷分类：将需要归档的文件按照相似性质进行分类，一个案卷通常包含同一种类的文件。
3. 案卷编号：为每一个案卷进行编号，编号系统要与档案管理系统相适应。
案卷编号应按照一定规范进行，并将所需信息记录在案卷封面上。
4. 案卷封面：在案卷封面上注明案卷题名、立卷日期、责任人等相关信息，并按照一定格式进行排版。
5. 文件完整性检查：在归档过程中，要对文件进行完整性检查，确保文件齐全，避免遗漏。
6. 案卷装订：将同一案卷的文件按照一定顺序进行装订，以确保案卷文件的整齐和便于检索。
四、归档标准1. 文件排序：文件排序应依据时间顺序进行，按照文件产生的时间进行排列。
2. 文字表达：对文件进行文字表达时，语句要通顺，简明扼要，不使用复杂的词汇和长句子。
3. 外部标识：在每个文件前后都应贴有外部标识，以方便检索。
外部标识包括文件号、文件标题等信息。
4. 内部标识：对文件进行内部标识，以方便档案管理人员进行查找和整理。
五、归档管理1. 安全保密：文书档案具有重要的机密性，要加强文书档案的安全保密工作，避免泄露。
2. 定期检查：对已归档的档案要定期进行检查和整理，保证档案存放的完整性和及时性。
档案立卷归档管理制度
档案立卷归档管理制度第一章总则第一条为加强档案管理工作，规范档案立卷和归档程序，保证档案管理工作的规范性和有效性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的档案管理工作，包括档案的立卷、整理、归档、借阅和销毁等工作。
第三条本制度的宗旨是：遵循档案管理法律法规，严格执行规章制度，确保档案管理工作的合法性、安全性和有效性。
第四条本单位成立档案管理委员会，负责制定档案管理工作规章制度，指导和监督全市档案工作。
第二章档案的立卷管理第五条档案的立卷工作要有明确的规范和流程，包括以下几个步骤：（一）确定档案的种类和范围；（二）编制并印制档案目录；（三）建立档案管理系统；（四）严格执行档案立卷标准。
第六条对于不同的档案种类和内容，要根据实际情况制定不同的档案立卷标准，并确保其符合档案管理的规定。
第七条档案立卷工作由专门的档案管理人员负责，要有相应的档案管理培训和资格证书，确保工作的专业性和规范性。
第八条档案的立卷必须按照时间顺序进行，逐级审核，确保档案内容的真实性和准确性。
第九条对于重要的档案要进行备份和加密处理，确保安全性和可靠性。
第十条任何单位或个人不得私自篡改、销毁或转移档案，违者将受到相应的法律责任。
第十一条对于档案损坏或丢失的情况，必须及时报告，由档案管理委员会进行调查处理。
第三章档案的归档管理第十二条档案的归档管理是档案管理工作中的重要环节，必须严格执行规定的程序和标准，确保档案的安全和完整。
第十三条档案的归档工作应按照以下步骤进行：（一）确定档案的归档规范和流程；（二）编制归档目录和归档清单；（三）建立归档管理系统和档案馆；（四）严格执行归档标准和规定。
第十四条归档管理工作要有专门的人员负责，要有相应的档案管理培训和资格证书，确保工作的专业性和规范性。
第十五条对于不同的档案种类和内容，要根据实际情况制定不同的归档标准，并确保其符合档案管理的规定。
第十六条档案的归档必须按照时间顺序进行，逐级审核，确保档案内容的真实性和准确性。
行政管理档案的立卷原则
档案的立卷方法和要求
讲解提纲
一.档案的作用 二.立卷制度的确定 三.立卷的准备 四.归档文件整理工作的内容和方法 五.各类档案年度号的确定原则 六.档案归档时间和归档手续
一.档案的作用
它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重 要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用, 为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点: 1.行政管理的查考凭据
早在1955年1月17日经中共中央批准的《中 国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作 和档案工作暂行条例》中，将文书部门承担立 卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。 1956年4月16日，国务院作出的《关于加强国 家档案工作的决定》，单独写了一条“全面推 行文 书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”， 规定立档部门在日常工作中形成的文书材料， 在作为档案移交给档案部门保存(即归档)之前, 均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便 于管理的案卷(即立卷).立卷工作在我国应由文 书部门等形成档案部门的人员来承担.并定期向
3.科学研究的可靠资料
档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方面, 专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直接借鉴; 另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究活动提供 大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档案是科学 研究的必要条件.
档案资料立卷归档规则
档案资料立卷归档规则为了完整、准确、系统地保留公司生产活动中形成的具有保存价值的文件材料，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用，依据有关国家标准和规范，结合公司具体情况，特制定本规则。
第一条、本规则规定了公司文件材料归档整理的原则、方法和基本范围，并以工程项目资料为例。
第二条、本规则依据国家档案局《工业企业档案分类试行规划》，自治区档案局《企业事业单位管理文件材料归档整理试行规划》和国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》国家标准（GB/T11822—2000），结合公司具体情况制定。
第三条、名词一、立卷---公司本部各部门或项目部的文件资料管理工作人员，将平时收集、保管的文件，对其中已形成结果齐全的文件、技术资料按归档的标准和要求，进行分类整理，装订成册的工作过程，称之为立卷。
二、移交---是指项目部在工程竣工后二个月内或公司本部各部门在每年1月底前将上年度本部门工作形成的文件资料立卷、造册，移交公司档案室保管的过程。
三、归档---凡是反映本公司工作（含工程施工）生产活动，具有查考利用价值的文件材料，通过相关人员移交档案室档案管理人员管理，称之归档。
四、销毁---是指由档案部门负责人和档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴别、登记后，会同公司指定的监审部门人员一道将保管到期的档案进行处理（一般焚烧、粉碎处理）的工作过程。
第四条、文件材料整理排放的要求。
文件材料的整理以件为单位进行分类、装订（整理、装订排放要求见下表），再按分类进行排列、编号、编目，装盒，按此顺序进行，直至编入总目录中上架摆放、保管、利用（参阅）整理单位：一般以每份文件材料为一件，每项工程图纸为一件。
第五条、文件、资料、图表立卷、归档的要求一、移交公司档案室文件、资料、图表份数为一份，有原件者应交原件，承包的工程如业主或甲方另有要求时，按其要求移交他们所需的份数。
二、立卷的要求：文件、图表必须书写工整，字迹、线条清楚。
档案整理的基本要求
档案整理的基本要求一、立卷的原则、方法和卷内文件排列（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
（二）一个项目建设工程由多个单位工程组成时，项目级综合文件材料应独立组卷，工程文件按单位工程组卷。
（三）工程文件应按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图顺序排列。
（四）文字材料按事项、专业顺序排列°同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
图纸材料按建筑结构、给排水、暖、电气设备等专业排列组卷，组卷时应保持各专业材料的相互联系和完整。
同专业图纸按图号顺序排列。
既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
（五）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
（六）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
二、案卷的编目（一）卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
（二）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
（三）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（四）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
（五）卷内目录的填写。
卷内目录序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
责任者：填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名：填写文件标题的全称。
日期：填写文件形成的日期。
页次：填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
（六）卷内目录排列在卷内首页之前。
（七）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
（八）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
档案立卷工作标准(精品)
档案立卷工作标准为规范档案的立卷工作，特明确工作要求和标准如下：一、组卷整理在平时归档文件的基础上，详细检查每个文件，进行适当的调整，最后确定组卷。
需注意如下几点：1、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持卷内文件之间的有机联系，纠正文件归卷不统一、相互混淆、拆散文件等情况，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、检查卷内文件保存价值，各卷中的文件保存价值是否相差悬殊。
一卷之内文件的保存价值应求大体一致，并初步确定保管期限。
3、检查卷内文件数量，即检查文件数量太多的案卷，宜酌情适当分卷。
4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
5、不同年度文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
二、卷内文件的排列1、卷内文件经系统排列后，用阿拉伯数字编写张号，以固定排列顺序，统计页数，并便于保护文件和方便查找利用。
2、在一卷文件的最前面要填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件的成分和内容，卷内目录的项目有：顺序号、作者、发文号、文件标题、文件日期、所在张号等。
3、在全卷文件最后（或印卷皮上），用以保护文件，说明卷内文件的状况，对日后卷内文件若有变动，管理员应随时在备考表上注明。
4、卷内文件编号的位置应当统一，左侧装订的案卷可编在右上角。
在每份文件的右上角，标注其独有的档案号；复印件用钢笔标注并盖档号章；原件用铅笔标注，不盖档号章。
大张的文件或图标折叠后，也在相应的位置编一个张号。
三、立卷编号规则1、对所有立卷文件要系统编码，便于系统新管理，并进行明确标识，以便于统一查阅。
建设工程档案立卷要求细则
建设工程档案立卷要求细则1、纸质文件的立卷（1）建设工程文件应随着工程建设的进度及时收集和整理，保证工程从立项到竣工各阶段文件的齐全完整。
（2）组卷应符合以下原则：D组卷遵循建设工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，符合专业特点，便于档案的保管和利用。
2）不同载体的建设工程文件分别组卷。
3）卷内不得有重份的建设工程文件。
（3）组卷应符合以下要求：1）建设工程纸质文件的形成包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件（包括工程变更文件）、竣工图、竣工测量文件、竣工测量图、竣工验收文件、工程结算文件、备案文件等内容。
2）工程准备阶段文件按建设工程工程组卷。
在符合本细则规定案卷厚度要求时，可按建设程序、形成单位等组成假设干卷，工程地质勘察报告单独组卷。
3）监理文件按单位工程、分部工程、专业等组卷，综合性文件可按建设工程工程集中组卷。
4）施工文件（包括变更文件）和竣工图按单位工程、分部工程、专业等分别组卷。
5）管线工程竣工测量文件和竣工测量图按建设工程工程或专业等分别组卷。
6）竣工验收文件按建设工程工程、单位工程、专业等组卷。
7）工程结算文件、备案文件单独组卷。
（4）卷内文件和案卷的排列顺序应符合以下要求：1）文字材料按事项、时间顺序排列。
同一事项的批复和请示，同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请不在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2）根据建设工程工程的不同，建筑、市政、公路、地下管线、园林绿化、水运等工程文件分别符合本细则附录一、附录二、附录三、附录四、附录五、附录六的排列顺序。
3）变更文件按变更文件号或变更文件的时间顺序排列。
4）图纸遵守专业排列顺序，同专业图纸按图号顺序排列。
5）案卷按照工程准备阶段文件卷、监理文件卷、施工文件卷、工程变更文件卷、竣工图卷、竣工测量文件卷、竣工测量图卷、竣工验收文件卷、工程结算和备案文件卷的顺序排列。
（5）案卷的编目应符合以下要求：1）案卷由案卷封面、保管单位内封面、卷内目录、工程文件、备考表和案卷封底组成。
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四.归档文件整理工作的内容和方法
1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义
案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具有 有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体. 构成案卷的四个要素: a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的 价值基本一致); c)密级大体相同; d)材料具有有机联系(这点最重要).
档案的立卷方法和要求
3.文件部门整理的优点
1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门 业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利 于提高整理的质量和工作的效率。 2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失， 有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、 完整和保密。 3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作 人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。
5）会计档案按归档材料的保管期限呈递 减排列,凭证按时间顺序排列.
6）应当按照房地产权属变化、产权文件 形成时间及权属文件主次关系排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后).
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4.案卷编目方法(办法的第十八条)
4.1.文书档案案卷编目方法
4.1.1填制文件目录和加盖归档章 文书档案应对案卷内的文件填制文件目录,按照卷内排列顺序
4.1.3填制案卷封面 每一案卷需填写案卷标题(题名) 、年度、保管期限、
机构名称、起止件号.
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4.1.4填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一
案卷的登录内容由下面表格项目构成. 案卷目录(数量)表
(采用excel表格,统一表格到院内 网中获取) 案卷(顺序)号 题名 年度 页数 期限 备注
e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写； 图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良.
2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则.是办法的 第16条)
1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件， 正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与 被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为 一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且 按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷) 分类.
第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完 毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷 盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能 积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间 的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材 料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。
档案的立卷方法和要求
• 案卷(顺序)号:用阿拉伯数字书写; • 案卷标题(题名):应与按案卷封面上的标
题完全一致,不允许随意改动或增减文字; • 年度:即该案卷的所属年度; • 保管期限:即该案卷的保管期限; • 页数:即卷内实有档案文件的总页数; • 备注:用于说明某些特殊情况,如卷内文件
字迹已扩散、模糊、卷内文件的销毁、 损坏、移出等情况.
C)凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有， 任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按 时归档;
d)使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目 录 、 纸 制 文 件 、 卷 内 备 考 表 的 规 格 统 一 为 ： A4 （297mm×210mm）的纸张，并且要用激光或 喷墨打印，脊背规格与卷盒、卷夹的长度和厚度 相同，规格为300mm×20（30、40、50、60） mm。除有特殊要求，档案所用各种表格、档案 盒，内容规格应统一（具体规格以国家制定 档案的立卷方法和要求 的有
档案的立卷方法和要求
3.科学研究的可靠资料
档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方面, 专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直接借鉴; 另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究活动提供 大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档案是科学 研究的必要条件.
4.宣传教育的生动素材
档案的立卷方法和要求
2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11--15条)
a) 各门类档案的质量总的要求是：遵循文件材料的 形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同 价值，便于保管和利用;
b) 归档文件材料必须准确反映我院科研项目和管理 活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利 于长期保存;
利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举办 各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力.
5.维护国家、集体和个人权益的法律书证
档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的某 些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件,许 多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权等各 种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利待 遇方面的诸多问题.
档案的立卷方法和要求
2020/11/20
档案的立卷方法和要求
讲解提纲
• 一.档案的作用 • 二.立卷制度的确定 • 三.立卷的准备 • 四.归档文件整理工作的内容和方法 • 五.各类档案年度号的确定原则 • 六.档案归档时间和归档手续
档案的立卷方法和要求
一.档案的作用
它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重 要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用, 为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点: • 1.行政管理的查考凭据
号号
月日 数 号 期限 注
1
环境院(财 2002.1. 2 1-30 15
务处)2002 5----
年度原始 2002.1.
档案的立卷方法和要求
表格的名词解释
a)件号 文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低
一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始逐件编流水 号，即每年按永久、长期、短期分别从“1”开始逐件 编流水号。
b)责任者 是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或
署名者。
c)文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制
备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况， 包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。
档案的立卷方法和要求
4.1.2填写备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归 档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目
包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、 移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。 注:备考表尺寸见手中材料(电子表格到院内网中获取)
逐件编目，比如来文与复文为一件时,只对复文进行编目.并在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容(也就是 说在一件的首页空白位置).归档章设置全宗号、年度、保).
案卷内归档文件目录的格式(采用excel表格,统一表格到 院内 网中获取) 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷,它具有 专题性、成套性特点,如果文件材料多的话,可分阶段 (开题、中期、成果鉴定)分别组卷归档.重要项目的科 技文件材料应复制二份至三份配套归档。
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3）基建档案按每一工程项目(名称)为单元来组成案卷, 它具有成套性特点,一般按一项一卷，一项有多卷的按 工程阶段排列组卷。
的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。 档案的立卷方法和要求
d)题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心
主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。 e)日期
日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之 一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用 途径。 f)页数 页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。 g)备注
4）设备档案按设备的使用性质结合名称、型号分类组 成案卷,一个型号的文件材料组一个或几个案卷.
5) 会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于账 簿，原则上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。会 计报表的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也考 虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行会 计核算的会计档案，应当保存打印件。并且按年度-名 称分类.可分为凭证、帐簿、报表、其它.结合保管期限 分别组成案卷.
2. 档案部门整理的弊端
由档案部门整理归档文件会产生以下弊端： 由档案部门整理该归档的文件，整理工作几乎成 了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大 量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业 务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系， 因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。 另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后 就归档，每次需要时要到档案部门查阅，这就给 文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使 用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大 了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作 量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又 无法利用。
2) 项目课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定 阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后).
3)基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计
（初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工
程竣工验收等排列(如文字混合卷:文字在前、图件在
后).
档案的立卷方法和要求
4)设备按依据性材料、设备开箱验收、设 备安装调试、设备运行维修、随机图样 等排列。随机图样也可单独组卷(如文字 混合卷:文字在前、图件在后).
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4.2会计档案案卷编目方法
4.2.1填制案卷封面 a)填制会计凭证封面(对照实物讲解) b)填制会计帐簿(报表)封面
填写项目: 编报单位名称、会计帐簿(报表)名称、保管期限、 年度.
4.2.2填制会计档案案卷目录(采用excel表格,统一表格到 院内网中获取)