归档文件整理操作实务课件ppt

⑦ 排架
① 按“件”装订
一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。
特殊情况： • 正文与定稿，为一件； 原件与复制件， 为一件； • 正文与附件，为一件； 转发文与被转发文，为一件；
• 式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周 安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件;
• 正文与文件处理单，为一件； • 正文与发文稿纸， 为一件；
注：不同类目之间不能交叉编号。 编号必须与分类方案一致。
⑤ 编目（归档文件目录）
依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。
⑤ 编目（归档文件目录）
归档文件目录用纸采用Ａ4 型； 归档文件目录应装订成册。应包括目录 封面和归档文件目录二部分。
（2）跨年度形成文件的处理： – 请示与批复，放在复文年； – 规划放在针对的第一年； – 总结、决算、报表，放在针对的最后一年； – 会议文件，放在开幕年； – 两个内容文件，归入主要内容针对的年度；
② 分类
按组织机构分类：
（1）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、 工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后
（2）跨部门形成文件的处理： – 业务部门起草单位名义发文，归综合部门 – 联合办理文件，归主办部门； – 单位名义召开综合性会议文件，归综合部门； – 参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部 门； – 领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；
③ 排列
归档文件分类后，遵循“事由原则”为主，参考时间和重要 程度等因素进行排列。
机构（问题）
按机构分类的，用中文填写分类方案类 目的机构名称或其规范化简称；
（按问题分类的，用中文填写类目名称）
④ 编号（归档章）
全宗号 目录号
馆编 件号
归档章
保管 期限
永久
年度 2010
类别
室编 件号
页数
室编件号：在同一保管期限、同 一年度里，按文件的排列顺序从 “１”开始逐件编号，形成一个 流水号。
件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位 ✓ 形成 是自然的 ✓ 形式 是单个独立成册的（实体上装订在一起，编目时体现为一条目录） ✓ 效用 是独立可用的 ✓ 是文件归档时的基本保管单位
文书档案以件为单位整理要点
① 按“件”装订
② 分类
③ 排列
④ 编号
（室编件号）
⑤ 编目
（归档文件目录）
⑥ 装盒
装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一 般只订一钉； 注：一个单位的装订方式应该统一
① 按“件”装订
装订顺序
• 正本在前，定稿在后； • 正文在前，附件在后； • 原件在前，复制件在后； • 转发文在前，被转发文在后； • 复文在前，来文在后； • 中文版本在前，其它文种版本在后； • 发文稿纸在前，正文在后； • 文件处理单在前，正文在后；
⑦ 排架
归档文件装盒后，上架排列 应与本单位归档文件分类方 案一致，盒脊朝外，便于实 体管理。
在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容。 注：文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。
归档章
全宗号 目录号
百度文库
馆编 件号
保管 期限
年度
类别
室编 件号
页数
④ 编号（归档章）
全宗号 目录号
馆编 件号
归档章
保管 期限
永久
年度 2010
类别
室编 件号
页数
档案移交进馆时填写
档案室填写
① 按“件”装订
特殊情况：
• 来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原 则上各为一件，也可合为一件；
• 会议记录和会议纪要，原则上各为一件； • 一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、
新闻报道稿等文件各为一件； • 归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、
图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件； • 重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件；
① 不同保管期限的文件，需分别排列。 ② 不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）
序列排列。 ③ 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；
事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。 会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集
中排列在一起。 ④ 因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成
⑥ 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和 备考表。
注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内； 同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中；
⑥ 装盒
年度 保管期限 机构（问题） 起止件号
2010 永久 办公室 1-7
盒号
1
盒脊
年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。
④ 编号（室编件号）
档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号：
例如：按“保管期限-年度”分类，其最低一级类目为“年度”， 即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“１” 开始逐件编号，形成一个流水号。（即每年3个流水号）
④ 编号（加盖归档章）
② 分类
一般采取“保管期限—年度—组织机构（问题）”的复式分类 法。
即先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分类， 再在年度下面按机构（问题）分类。
采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架， 便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。
② 分类
按年度分类：
（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度
① 按“件”装订
装订前对文件的修整：
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材 料应符合档案保护要求。
例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨 水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。
装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易 锈金属物、大纸张折叠。
① 按“件”装订
注：保管10年的文件可保持原状， 已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动
档案工作培训
归档文件整理操作实务
课程内容
1. 文书档案以件为单位整理要点 2. 科技档案整理要点 3. 会计档案整理要点 4. 特殊载体档案整理要点 5. 实物档案整理要点
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文书档案以件为单位整理要点
文书档案以件为单位整理要点
以“件”为单位整理的前提： 适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要