怎样进行跨部门跨职能沟通

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怎样进行跨部门跨职能沟通

策划:蒋江敏梁锡崴

嘉宾:李庆远某大型民企集团副总经理资深HR专家

安新中国网通广东省公司运营服务管理部高级经理

主持:蒋江敏

现代企业中通常存在公司内部山头林立,部门之间时常发生冲突、争吵。因此,有效的跨部门、跨职能沟通可以营造一个良好的工作氛围,提高工作效率,更有助于帮助企业建立更加优秀的团队。本期沙龙的嘉宾李庆远、安新把理论与个案相结合,从沟通者的心理特征入手,对企业存在的沟通问题一一进行诊断,破解管理迷局。

主持人语:你会与人沟通吗?

记得小平同志曾说过一句名言:科技是生产力。在这里我也套用此话说:“沟通是生产力”。尽管对沟通能力与其他能力在工作中所起的作用有不同的看法,如二八开、三七开或者是五五开等,但好的沟通能带来效率、带来收益是不容置疑的,尤其是在现代这样一个开放经济的社会环境里。不过,并不是所有人都懂得如何与人沟通,结果双方的关系就可能从误会开始到仇视结束;企业不同部门间因沟通不畅而造成工作损失的例子也层出不穷。经典理论告诉我们,要管理好就要会沟通,沟通能力强的人更善于管理。沟通能力可能与生俱来,不过也可以通过后天学习去提高。本期沙龙的嘉宾给近400名听众进行了一次别出心裁的“沟通无极限”洗脑。

沟通的心理死结

嘉宾认为很多部门经理或者员工之所以存在跨部门沟通的障碍,主要是因为对沟通的认识和心态存在问题。

李庆远分析,沟通时不正确的心态和观念有以下几点:第一是不喜欢主动求人。当出现需要与其它部门沟通的情况时,他们往往会想到各部门是独立运作的,永远也不会主动开口请人帮忙。

其次是不善于拒绝别人。很多人为了与其他部门的同事更好地沟通,于是常常随便答应其它部门同事的所有请求。当出现了多次答应了同事的请求而不能兑现诺言时,反而会使双方的关系紧张。

第三种是不能充分表达自我以及不愿意对别人表达情绪。与其他同事沟通时,最好先把自己的优缺点告诉对方,让对方有个包容你缺点的心理准备。

谈到沟通的心态问题,安新先在现场与听众做了一个传话游戏。20人均分为两个组,把各组的第一位队员叫到一边,要求他们把“树上有44只石狮子”这句话让队员一个个接着传下去。结果最后两个队的队员说出来的话与要求传达的话是大相径庭的。因此,安新表示,其实很多时候所有的员工都有良好的沟通意愿,但由于传达交流时渠道有问题常常会出现信息失真,导致沟通有误

解。因此,每个人在与人沟通之前心态要放平,大家的意愿都是美好的,要宽

容别人。同时也不要认为对方与你一样了解事实的全部,而懒得进行面对面的

交流。一个组织或者个人是开放的、创造性的还是封闭性的,很大程度上取决

于个人与这个团队的选择。人的心理境界对组织的氛围会产生很大的影响。

因此,嘉宾们均认为,改变沟通方式应该打开心结重新审视自己式分解的沟通

心态。

营造企业的沟通氛围

李庆远总结了企业中常出现的沟通障碍有:正式的沟通渠道如会议、文书

不畅;员工缺乏一些企业中常用的如倾听、表达等沟通技巧。不过最为明显的

障碍还是企业缺乏一种氛围。很多企业的企业文化没有鼓励沟通的内容。因此,

企业的老板如果想打造一个优秀的团队,各部门之间不会因为沟通不畅而内耗

的话,就应努力在企业中营造一个良好的沟通氛围。

比如很多员工在企业内部不愿意去沟通,这有可能是他曾经因为主动沟通

而遭受过打击。因此,企业的负责人应该为员工营造一个交流的平台,能包容

各种不同意见,不要随意打击下属的积极性。有些企业采取“头脑风暴法”,把

问题拿出来,每个人都可以说,什么意见都能讲,慢慢地再把它总结出来。方

法很多,关键一点还是能包容不同的意见,企业要慢慢营造这种气氛。安

新则赞成用一些小的细节去营造融洽的氛围。比如,“多做一点点和做多一点点”的头脑风暴法。即让员工在企业内部通过比较为他人多做一点点所带来的效果,而领略到无意识的作为所带来的价值、有意识的改变所增加的价值。良好的沟

通氛围可以提高企业的运作效率,不用花过多的精力去解决一些矛盾。

跨部门沟通秘诀

关于如何进行有效的跨部门沟通?嘉宾们总结了几个重要的关键点。

第一是换位思考。李庆远认为,当你的同事不满意你的做法,不配合你的工作时,你应该检讨,从这样的角度去思考问题———“如果不是我看错,也一定

是因为我的错才造成他的错”。先检讨自己,站在对方的角度去看问题。他举例,当强盗在抢劫别人辩解的时候也许都有自己的一番道理。所以,其实换位思考

是日常生活常识。

对于一个部门经理来说,换位思考也即应该多了解其他部门的业务运作情况,多从其他部门的角度考虑问题,要理解其他部门的难处。这样才能沟通无

极限。那么,企业能为员工的换位思考做些什么?首先是可以制定一些制度,

为员工创造一些条件跨部门沟通,也可以成立跨部门的项目小组进行工作。不

过最常做的也是最有效的一招就是实行岗位轮换或者是互相兼职!这既可以让

员工学习到多种知识,很好地规划他们的职业生涯,也可以让各部门的员工站

在更高的一个职位角度思考问题。

安新的打破部门壁垒最成功的做法是“小猪计划”。通过在正式的组织中建立非正式团队去打破职能壁垒,从而重塑团队的关系。

其次,应该注意的是会议沟通。李庆远认为,部门间需要沟通的较为敏感问题,最好能在会议前私下解决,迫不得已需要在会议上讨论的,也应该先通气。此外在会上的沟通,他认为“沉默未必是金”,该说的话还是要说出来,讨论时尽量以解决问题为主。

在讨论中,两位嘉宾也谈到真心地、正面地肯定沟通对象以及多与沟通对象面谈的重要性。安新认为,面对面的沟通借助丰富的表情,表达更加准确。这可以减少信息失真的出现。李庆远建议那些抱着“我正事也忙不过来,哪有空去串门沟通”心理的人应该改变,因为如果不花时间沟通,正事肯定要受影响,所以各部门经理应该常“串门”。

总之,嘉宾们均认为,很多时候一个人能否成功,“功夫在诗外”,除了知识、技术和经验外还决定于人际关系。尤其是部门主管,沟通能力所占的比例要大于业务能力。管理就是沟通,沟通能力强的人更善于管理。

图:石狮子还是死狮子

现场嘉宾与听众做了一个传话游戏。20人均分为两个组,把各组的第一位队员叫到一边,要求他们把“树上有44 只石狮子”这句话让队员一个个接着传下去,结果传成了“我们吃饭时吃了44 只死狮子”。

李庆远:

要沟通好就应该像爱妻一样爱同事———如果不是我判断错误,也一定是因为我的错才造成他的错。

安新:

面对问题我们的态度:要改变那些能够被我们改变的;正视那些我们无法改变的;改变我们自己,并提升自我的精神力量。

李庆远:感性中国人

曾经有一个咨询师被某企业请来做咨询,他闭着眼睛转了一圈,然后对老总说:你们这里的问题就是沟通不畅。老总对此心悦诚服:您说得太对了———这当然只是个笑话,但也说明沟通对一个企业和组织的重要性。

目前大多数企业的中高层主管最缺乏的是沟通能力。合格的部门主管,沟通能力应占到80%,而其他能力只占20%。在沟通方面,在比较规范和成熟的外资企业,沟通就不是什么大问题,按照规范和程序,95%的沟通问题都能得

到解决,剩下5%的沟通问题可以通过其他方式解决。但从我了解的中国企业情况来看,60%的问题能通过程序解决就相当不错了。除了企业发展程度的原因,还有一个原因是,中国人讲人情,讲感情,是感性的。你和我关系好,那就万事OK,对与错不是问题,关系不好,对不起,一百个正确我也要反对。

这就要求企业中高层,尤其是部门经理对沟通抱有正确的观念和心态。比

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