任务一 采购与付款循环内部控制和控制测试汇总

子项目二采购与付款循环审计

任务一采购与付款循环内部控制和控制测试

任务描述

采购与付款是企业经营活动的重要环节。被审计单位应设计健全有效的内部控制制度，强化采购与付款循环的管理与控制，确保企业各项经营活动的正常运行。被审计单位采购与付款循环内部控制设计的是否合理，并得到有效运行，将直接影响审计人员实施实质性程序的性质、时间和范围。在审计实施过程中，注册会计师应在了解被审计单位及其环境的基础上，对采购与循环内部控制是否得到一贯执行进行测试，以便于确定实质性程序的性质、时间和范围。其具体任务有：了解采购与付款循环特点；掌握销售与收款循环控制测试程序以及控制测试的描述方法。

任务分析

通过对被审计单位重要交易类别和交易流程的了解、检查被审计单位相关控制手册和其他书面材料，询问各部门的相关人员，观察业务操作流程，确认被审计单位应在哪些环节设置控制以及可能发生的错报环节，并以文字表述、调查表或流程图的方式进行描述、测试和评价其内部控制是否存在或可信赖，如存在并可以信赖就进行控制测试，否则只执行实质性程序。

任务实施

子任务一采购与收款循环内部控制

任务引例

长虹会计师事务所接受委托，对中兴公司2011年度的财务报表进行审计，注册会计师张信负责该循环审计。张信在获取的中兴公司内部控制手册中，审阅了材料采购与付款循环相关的内部控制制度，表述如下：

1、首先由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请，填写请购单，请购单交供销科批复。

2、供销科根据前制定的采购计划，对请购单进行审批。如符合计划，便组织采购；否则请示公司总经理批准。

3、决定采购的材料，由供销科填写一式二联的订购单，其中一联供销科留存；另一联由采购交供销单位。采购员凭订购单与供货单位签订供货合同。

4、供货合同的正本留供销科并与订购单核对；供货合同的副本分别转交仓库和财务科，以备查。

5、采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库。验收时，将运抵的材料与采购合同副本，供货单位发来的发运单相互核对。然后填写一式三份的验收单，一联仓库留存，作

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为登记材料明细帐的依据；一联送供销科；一联送财务科。

6、供销科收到验收单后，将验收单与采购合同的副本、供货单位发来的发票，与结算凭证核对，以确定此采购业务的完成情况。

7、财务科接到验收单后，有主管材料核算的会计，将验收单与采购合同副本、供货单位发来的发票和结算凭证核对，作为是否支付货款的依据。

8、应支付的款项，由会计开出付款凭证，交出纳人员办理付款手续。

9、出纳人员付款后，在进货发票盖章“付讫”章，再转交会计记帐。

10、财务科的材料明细帐，定期与仓库的材料明细帐核对。

请问：注册会计师张信应如何评价中兴公司的内部控制制度？

一、知识认知

（一）采购与付款循环的特点

1、采购与付款循环的主要业务活动

采购与付款循环是指企业从外部采购货物并支付款项的过程，其主要业务活动见图4-1。

图4-1 采购与付款循环业务活动流程

（1）请购

企业采购货物，先提出请购申请，并填写请购单，送交采购部门。一般存货的请购单由仓库填写，未列入存货清单的货物则由其他部门填写，并直接交给采购部门。请购单必须由申请购部门的负责人审批。对固定资产等资本支出和其他超常规购买，需要特殊授权，由指定人员提出请购。

（2）采购

采购部门收到请购单，根据批准的请购单编制订购单。每次订货，应选择最佳的供货源。订购单应连续编号，并经授权的采购人员签字。订购单编制完毕后，有独立的人员检查后分送给请购部门、验收部门、仓储部门和付款凭单编制部门。订购单的传递程序见图4-2。

图4-2 订购单传递流程

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（3）验收

验收部门收到采购的货物后，应核对所验收的商品与订购单上是否相符，在核对相符的基础上验收。验收后应根据已收货的订购单制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验货物的依据。货物验收后，要独立检查验收单的正确性。验收完毕后，需做两项工作，一是把货物移交给仓储部门或其他请购部门二是把验收单送至付款凭单编制部门。

（4）仓储

仓储部门在对收到货物进行检查后签收，以明确其管理责任，限制未经授权的人接近，并确保存货的安全完整。

（5）付款凭单

在记录采购交易前，应付凭单部门应编制付款凭单。付款凭单应事先编号，其填列的内容（品名、数量、单价、厂商、到货时间）应于请购单、订购单、验收单一致。付款凭单经授权的人签字后作为记录采购交易的依据。应独立检查付款凭单计算的正确性。

（6）确认与记录负债

正确确认已验收商品的债务，准确及时地记录负债。在手工系统下，负责独立检查的人员应核查收到的资产，并在收到卖方发票时与请购单、订购单、验收单核对，核对无误后，将批准的未付款凭单送会计部门，据以编制记账凭证，记录应付账款等明细账。

（7）付款与记录账簿

通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。授权审批后方可付款。付款时应核对有关凭单，并根据付款条件，向供货单位支付货款。付款后会计人员及时编制付款凭证，登记银行存款等相关的账户。

2、采购与付款循环涉及的主要凭证和会计记录，见表4-1。

表4-1 采购与付款循环涉及的主要凭证和会计记录

（二）采购与付款循环的内部控制

1、采购与付款循环的关键控制

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（1）职责分工

企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责和权限，确保该循环业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。企业不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：

①请购与审批

②询价与确定供应商

③采购合同的签订与审核

④采购与验收

⑤采购、验收与相关会计记录

⑥付款的申请、审批与执行

（2）授权审批

企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核制度明确审批人对采购与付款业务的授权批准权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人员的职责权限和工作要求。授权批准的控制至少包括：

①所有的购货都是根据经批准的请购单进行。

②购货按正确的级别批准。

③购货价格要经过批准。

④付款应经过有关部门授权批准。

（3）会计系统控制

企业应按照相关财经法规办理采购与付款业务。会计系统控制至少包括：

①采购业务应具备请购单、订购单、验收单和购货发票，并作为付款凭单的附件，订购单、验收单、付款凭单等凭证应事先顺序编号，由经办人员签章；及时填制、审核和传递原始凭证。

②企业应建立预付账款和定金授权制度，加强对预算资金的管理和控制。

③加强应付账款和应付票据的管理，有专人负责购货折扣的的管理。

④健全的存货、应付账款等账簿记录。

⑤定期将应付账款等账户的明细账和总账进行核对。

⑥应建立退货管理制度，及时收回退货货款。

⑦如果应用会计系统信息技术，应检查数据计算的准确性，审核账户和试算平衡表，设置输入和数字序号的自动检查，以及对例外报告进行人工干预等。

（4）独立检查

企业应建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查人员的职责权限，定期或不定期的检查。检查控制至少包括：

①独立检查在采购与付款业务中是否存在不相容职务混岗现象。

②独立检查授权批准制度的执行情况，检查大宗货物采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的情况。

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