物业项目拓展控制程序

物业项目拓展控制程序

物业项目拓展控制程序

1.0目的

保证公司物业项目拓展工作的有序及正常进行，提高物业项目拓展工作效率。

2.0范围

适用于公司内与物业项目拓展有关的组织及其组织行为。

3.0 职责

3.1 总经理负责批准公司物业项目拓展工作方针及公司年度物业项目拓展工作目标。

3.2商务部负责公司的物业项目拓展工作，在全国范围内对外承接物业管理项目。

3.3商务部的片区负责人负责本片区内物业项目的拓展工作。

4.0 程序

4.1 物业项目拓展运作流程图

物业项目信息获取

有效联络与发展商初步交涉有效跟踪及联络洽谈

全权委托

物管方式的确定顾问管理拟定合同

咨询服务

合同评审

签约

项目资料移交，协助其它单位做好项目跟进

办理结案工作

4.2 物业项目信息获取

4.2.1各部门及个人应协助商务部进行物业项目信息的搜集，对信息的识别由商务部负责。

1)物业项目信息的搜集有以下途径：

A、实地收集新建、在建或已建物业的项目信息;

B、参观各类房地产交易会;

C、收集项目在报刊杂志、网络信息及电视、广播等各类媒体上的广告宣传;

D、物业管理主管部门及政府相关机构的推介;

E、中介机构及房地产相关行业之各类企业单位的推介;

F、公私关系之熟人、朋友及已签约发展商的推介;

G、主动上门联络的发展商;

H、参加项目的公开招投标或邀请招投标;

I、其他途径。

2)物业项目实地考察要素

A、物业类型、规模及定位(通过实地或模型、效果图、销售价格等了解项目档次定位等);

B、所在区域及其地理位置;

C、开、竣工时间及其开盘、入伙时间;

D、发展商联络方式、背景资料及其物业管理合作意向;

E、对于新市场，须充分调查当地物管情况，包括配套法规、收费状况、物管消费心理、发展前景等;

F、其它可于第一时间收集到的信息。

4.2.2商务部将搜集到的项目信息的各类要素进行整理分析，与发展商作进一步接洽，尽可能多接高档次、大规模楼盘或较好的商业、写字楼等能为公司带来经济效益及社会效益的项目。

4.3 有效联络及跟踪洽谈

4.3.1商务部项目跟踪人员通过面谈、电话、传真、电子邮件、邮政速递等方式与发展商销售主管、发展商物管事宜主管、发展商决策高层人仕联络。

4.3.2联络洽谈内容及有效记录

1)了解项目具体情况，索取项目总平面图及其相关图纸、资料。

2)了解项目发展商的实力背景、以往业绩，发展商对项目物业管理的合作意向等。

3)向发展商推介我司发展规模、实力背景、管理业绩。

4)在项目跟踪过程中如发生部门内部工作调整或公司人事变动等情况，原项目负责人及接手的员工必须认真做好项目移交工作，原项目负责人必须提供物业项目文字资料、完备的有效联络记录等全套资料及发展商有效联络人员的联络方式，原项目负责人须安排接手人与该项目发展商有效联络人员面谈一次。

4.4 物业管理方式的确定:

4.4.1根据公司提供的三种物业管理方式，分别为全权委托管理服务型、顾问管理服务型、咨询策划管理服务型，商务部应从为我司争取最大利益的角度出发，并结合物业的实际情况、发展商的合作意向等确定建议发展商采纳的物业管理方式。

4.5 合同评审

4.5.1合同评审日常工作程序

1)部门员工根据与发展商的洽谈意见，根据标准合同范本拟制合同稿，编制版本号，经自审后与项目资料一并提交部门负责人。

2)部门负责人就与标准合同中有改动或可商谈的条款进行审查(包括文字和内容)，签字确认后提交公司主管领导进行审查。

3)公司主管领导就合同中有关重要条款进行审查(着重于内容)，签字确认后返回。

4)准合同经公司主管领导审查后提交公司总经理、其他主管领导及相关部门对合同主要条款进行评审，填写《合同评审记录》并经评审人员签字确认。

5)合同经评审后由部门员工根据批复意见修订合同稿并负责及时报发展商。

4.6 签约

4.6.1 签约合同必须按照合同中约定的份数用公司统一的标书纸打印，并确保在每份合同的每页右下角处盖上公司小圆章，将此份合同随对外经济合同会签单交公司领导签字认

可。

4.6.2 商务部准备签约的前期准备工作，并负责通知相关出席人员。

4.6.3 签约时甲、乙双方须随合同交换的文件：加盖公司公章的营业执照复印件及法人代表证明书(如非本司法人签署该合同，则需再准备法人代表授权委托书)。

4.6.4 甲、乙双方按合同上约定份数保留合同原件。

4.7 项目资料移交

4.7.1与发展商的资料移交

1)商务部发函通知发展商关于我司工作移交事宜。需要的话，在发文中提醒发展商及时支付合同近期款，并告知我司银行帐户及财务部相关人员联络方法。

4.7.2与办公室的资料移交

1)发函通知办公室签约事实。

2)把两份签约合同原件交办公室，并由办公室负责为财务部复印一份。

3)办公室应将发展商的主要联络人及联络方式传递给财务部等有关部门。

4.7.3 与财务部的资料移交

1)发函通知财务部签约事实。

2)要求财务部做好收款跟踪事宜，并配合其工作。

4.8 办理结案工作

4.8.1 项目负责人填写《项目档案交接清单》并向部门档案管理责任人交接全套资料。

4.8.2 商务部应与相关部门及项目管理处负责人开会、交待工作。

5.0 相关文件与记录

WI/T 《市场拓展工作手册》

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