会展场馆配套服务及现场管理教材(42张)PPT

会议音响设备服务工作规范
1、服务规范 ① 会议保障时应穿公司制服，着装整齐，礼貌用语，注意仪容仪表。 ② 不再会议室大声喧哗、吸烟，保持会议室安静和整洁。 ③ 会议保障人员应密切配合，互相提醒注意事项。 ④ 主办单位工作人员提出的有关问题和要求应耐心、礼貌地回答和解决，若无法解决
应联系相应的部门人员或汇报部门领导，做到“首站式”服务。
”
美工服务
“ ➢
前期设计会展的展位图
➢
展前与组委会协调制作楣板
➢
布展期间对外承接制作业务
”
7.1.5展览现场服务点的设置及提供的服 务
01
展厅现场服务点
03
门票销售（发放） 服务点
05
花卉租售点
02
展品仓储、搬运、 运输现场服务点
04 餐饮服务点
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7.1.6展览项目现场服务工作规范
① 厅长岗位职
2、操作规范：扩声系统、投影系统、同声传译系统
7.3.1预展
指展览布置完成后，在正式开馆 前进行的内部展出，由主办单位邀 请有关专家、领导、技术人员、新 闻界到场参观，依照办展宗旨和计 划进行检查和验收。
间的管换管理规范 撤展期
理规程
间
管理规
程
7.1.8展品搬运服务规范
“ 布展前
“ 展览期间
接运提前到达展品
境外展品的处理
撤展期间
展品运输
综合服务部职责
展览结束
展会运输服务的准备
布展期间
”
”
会议的规模和种类
1.会议 种类
小型会议：小于100人 规模分 中型会议：100~1000人
大型会议：1000~10000人 特大型会议：大于10000人 国际会议：国际会议相关组 织及各国会议协会对国际会 议有不同的定义和评定标准。
展览现场管理流程分图
展展馆馆现现场场服服 务务台台
指指令令
各各相相应应部部门门 或或人人员员
服务实施
参展客服
反馈
确认
7.1.4承接展览业务服务要点
展馆在展会承办单位签订合同后，至少应于展会前15天（根据展 会规模及复杂程度确定提前量）召开对接会，掌握该次展会的接待细 节。根据组委会的要求及时下达任务通知书，呈报领导及抄送相关部 门，其中涉及的主要服务部门有展馆管理部、展馆部、保卫部、场地 部、工程部等。其服务运作程序细化如下：
管理责任。
线、备料。
• 美工组：提供参展商名单制作 • 场地部：搭建摊位、清洁展具、
楣板。
备齐展馆清洁物料。
• 会议接待组：根据展会规模、 ”
”
布展及展出（整个展会的重中之重） “
• 展场管理部：设立服务台，为展商提供租赁、咨询、解决投诉等服务；现场 服务人员进入各厅就位，确保参展商的正常操作，并第一时间了解、解决现 场出现的问题。
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有会有议：年会、专业 学术会议、论坛、研讨 会、新闻发布会、文化 交流会洽谈会等等。
会而不议：报告会、传 达会、表彰会、签字仪 式、运动大会
2.客户 的需 要
接待会议的流程
接待工作人员的仪容仪表
接待人员在工作中要保持最佳状态。良好的仪表有 利于提高接待工作的效果，也可以同时反映出工作水平 及办事效率。在举止上要自然随和，动作注重大方得体， 显示出具有很强的自信心。
会展场馆配套服务及现场管理
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1 展览项目现场管理及流程
2 会议项目现场管理及流程
3 展览会的开幕式
4 展览工程服务
5
参会人员的登记、进出和各类证 件管理
6 会展场馆广告位的管理
7 合同的起草、执行与管理
CONTENTS
目
录
7.1展览项目现场管理及流程 “
”
总服务台
“
“
• 一、根据参展商要求开具工作 • 二、对参展商提出的各类相关
单，将工程申请单发至工程申 问题给于答复或协助解决，并
请单发至工程部；布展加班申 对参展商对于展馆工作的投诉
请单发至保卫部；展具租赁单 及时进行安抚及妥善处理。
发至库房；监督各项工作的完
”
”
成状况。
商务中心 “
• 参展商到达商务中心，提出服务要求，工作人员按要求下达工作单，由参 展商交到收银处；付款后，由财务人员签字盖章再交到商务中心工作人员； 工作人员完成服务后任务，把单据和工作成品交还给参展商完成工作流程
布展前10—15天
展馆管理部、展馆部、保卫部、场地部、工程 部根据展会情况，制订出切实可行的接待方案， 并以此为依据进行筹备工作。
布展前7-10天
“ • 展馆管理部：
“ • 保卫部：在此期间进行有针对
• 现场服务组：按照消防、保卫 性的培训。
部门核准后的展位图划分展位 • 工程部：按照图纸要求进行布
会议服务工作规范
会议室基本台型：戏院式、教学式、U字形、回 字形、会见式、签字仪式型
听众席布置 提示牌、舞台布置 花草布置 主席台布置 签到桌布置 检查程序 备品要求 会议现场服务规范：会前准备、迎宾与服务、
会中服务、茶点服务、退场服务、注意事项 茶杯、茶具清洗消毒 托盘服务规范
责
② 展厅工作人 员展岗厅位服职责 务人员 岗位职 责
① 展位搭建 ② 预约租赁服务项目管理 ③ 提前到达货物的管理和
展会运前输准备工作 ⑤ 绿工⑥准色作程④备植租规物保赁租洁物摆管品准理管备理工作LIPOSRUEMM
布展管 理期间 规程
① 展览期间管理规范
② 展厅现场服务规范
③ 租赁服务管理规范
④ 展服览务期项目的退组、更
• 7.1.1 基本概念 • 指场馆工作人员依照办展单位与场馆双方签订的合同，在实施布展，展出，
撤展过程中，对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成功的过程。
”
7.1.2现场服务的特点 “
时间紧 对象多 内容杂 要求高 硬件相对固定，软件尤为重要
”
7.1.3基本流程
展览服务管理总流程简图
由此图可见，展馆的服务对象是全面广泛和多层次的，同时也是其他对象 得以完成其所提供服务的关键和基础。
• 商务中心：提供打字、复印、传真等服务。
• 美工室：楣板的改动修正以及参展商的美工制作业等。
• 展场经营部：开始启动相关项目。
• 保卫部：保安人员在各个出入口进行巡视，维护现场的秩序，确保参展商及
展品的安全。
”
撤展 “
• 总服务台、商务中心、美工室整理展会期间开出的单据及各种物品；现场服 务人员协助撤展；会议接待组人员整理会议室；展场经营部进行收尾工作； 保安控制出入口。对参展商进行放行；工程部依旧保证水、电、空调、运转， 并针对些租用的水源、电源线路管道进行拆除，并对设备和器材进行维修； 场地部拆除展架，全面清洁展具、展厅。