工程资料管理制度

工程资料管理制度

一、资料内容

1. 公司资料中的商务资料：

1）开工、竣工资料：中标通知书、进场函、分部工程验收单原件、竣工报告。

2）合同类资料、总包变更洽商资料、施工队变更洽商资料、各种函件、会议记录等。

2. 建设工程资料：

物资报验、检验批、分项（含节能）、隐检（含图纸）、子分部、分部资料，功能检查资料、技术交底、施工组织设计及施工方案、施工日志、竣工图纸、淋水试验等。

3. 安全资料：

1）人员统计表（须包含姓名、身份证号、工种、年龄、证书、有无疾病）；附件：身份证复印件、特殊工种岗位证书。

2）团体意外险复印件。

3）承诺书。

4）三级教育资料、安全交底资料、班前讲话资料。

5）工资表（必须包含劳务队负责人签字、包含现场所有工人姓名、工种、身份证号（必须真实有效））与进度款同步。

6）以上资料须按进度完成，及时将扫描件以邮件形式发给工程

助理。

4. 其他资料

二、项目经理为项目资料的直接管理人，与资料主管双重管理

1. 明确责任人

项目经理为公司资料第一责任人，资料员为建设工程资料第一责任人，安全员为安全资料第一责任人。相关责任人须认真完成、并妥善保管自己所负责的资料。

2. 公司资料管理办法：

1）合同类文件、会议文件及日周报按公司现有流程管理

合同：总包合同、分包劳务合同原件均存于财务处，扫描件发给奚总、商务部、工程副总及助理、项目经理、资料主管。

2）变更洽商类、增项、结算类资料、开工竣工资料，需项目经理第一时间以企业邮件形式发给工程副总、资料主管、商务部、抄送奚总；原件寄给资料主管保存，项目留扫描件和复印件。

注：若无原件，盖红章的均需彩色扫描件。

3）办公室负责建立档案室，资料主管负责将收到的项目资料原

件分类、命名、建立台账，台账电子版及时更新并发给工程副

总、财务经理马金敏、商务韩总。

3. 建设工程资料管理办法：

1）组卷资料份数：档案馆、甲方、总包、监理、公司各一份，共5份；

若其他单位或部门需要，须提前跟现场资料员申报，以邮件

形式提交申报表，资料员在原5份基础上增加。

2）报验资料：

◇进场物资资料：包含合格证、质量证明书、检验报告、

厂家资质、岩棉备案证等。

◇材料随车发往现场之前，采购部要求厂家递交2套资料采购部负责审核资料准确性，确保无误后交给采购经理

存档，并要求厂家按正确资料准备6套随发货车一起送

到现场。所有材料的资料，采购部必须存档一份，每半

年审核一次，不全或没有的给予300-600元处罚。

◇报审表完成的第一时间将电子版发给资料主管；

◇需要复试的材料，将复试报告原件2份每月底寄给资料主管。

3）检验批、分项、隐检（含图纸）、子分部、功能检查资料、分部资料电子版：在完成的第一时间将电子版以邮件形式

发到主管邮箱；

4）技术交底、施工组织设计及施工方案、施工日志、施工图纸、竣工图纸电子版：完成或拿到的第一时间以邮件形式发

给资料主管。

5）现场资料员按进度及时完成相关资料，及时找相关部门和人员审核、签字，签完的资料分类妥善保存。（完成的资料一

定要找总包资料员审核，确保无误后再签字）

6）若中途有资料员调换的情况，原资料员一定要把资料交接清楚方可离开，包括细节问题；新到资料员接收后，要多与总

包资料员沟通，完成的资料要交于总包资料员审核后方可签

字，避免最终返工。

7）施工日志：按总包资料员要求表格填写，每周五12:00前将本周施工日志电子版以压缩包形式发到主管企业邮箱。

8）上述资料分类装盒保存，确保安全存放。

4.安全资料管理办法

安全员须及时完成安全资料，并妥善保管。

三、资料主管对各项目资料定期检查

1. 检查公司商务资料：

每月10号对各项目应存档的公司商务资料进行核查，缺的及

时补齐，月底寄回公司。

2. 检查现场建设工程资料进度：

每月10号，现场资料员将已完成建设工程资料目录发给主管，主管对各项目已完成资料以汇报、抽查形式，查漏补缺。

3. 根据工期、进度分阶段到项目现场审查资料：

工期1年以下，进度1/2和完工时分别到场查两次资料；

工期1年以上，进度1/3、2/3、完工时分别到场查三次资料。

四、项目资料及时寄回公司，资料主管负责保存

1.每月30号主管与项目经理核对当月要寄回公司资料内容，核对

完成后项目经理做好目录（机打），一起寄给主管，主管收到资

料时第一时间核对，确认无误后同目录一起保存。

2.寄回公司的资料，主管负责分类装盒保存，并做目录。

3.工程部存档资料内容、数量、原件或复印件，以交接目录为准。

4.项目完工后，资料主管将项目资料目录发给工程副总、商务经

理、项目经理，需要借用资料时先查目录，查到后向主管申请

借用。

五、资料主管负责工程资料借阅及收回

1.公司各部门需借用工程资料时，若需复印件，主管可提供电子

版或复印件；若需原件，借用人须签借用单：签名、借用日期、

承诺归还日期，归还时填实际归还日期。

2.若借用人未按承诺日期归还，主管可催要；若借用人使用原件

无法归还的，须写申请单，经工程副总同意，方可移交；若借

用人丢失原件，须写说明，交办公室、工程部备案。

六、对项目资料负责人进行考核

1.本项目资料顺利完成，根据项目情况给予600元- 1000元奖励。

2.合同类文件未完成，或不及时传回公司、或丢失，给予500-800

元处罚；会议记录和日周报按原有奖罚制度处理。

3.变更洽商类、增项、结算类资料、开工竣工资料类重要文件：

没有及时找相关单位或部门办理，或没有及时传回公司，或丢失，此类情况若发生其一，由资料主管上报工程部给予项目经理300-500元罚款。

4.复试报告丢失：根据复试费用从当事人工资中全额扣除。

5.报验资料、隐蔽资料、分项、子分部、分部资料、其他表格、

图纸等未签字、盖章的，丢失了且提供不了电子版的，给予300-500元处罚；本项已签字、盖章资料丢失：给予500元-800元处罚。不按时提供电子版资料的，给予300-500元处罚。