企业会议管理

• 與會人士先想清楚討論題綱、要開多久 效率
• 正式會議
• 會議時間延長，會出現警示音提醒
效率
在全球化的競爭下，一家公司會不會開會， 決定了公司的競爭優勢
CEO怎麼開會？
• So-net ˙李岳奇： 關鍵在最後十分鐘 會議法寶：筆記型電腦 會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱 讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。
日本企業開會訣竅
• Watamt Feed Service：速會、速決、速做 • 花王企業：開放空間開會
有機動性、資訊快速共享、即時決策 • ２１眼鏡聯鎖店：不開會代替開會
以電子會議節省會議時間 • 日本甲骨文：雙色會議室，兩種使命感
紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓話場所 • 葛利佛國際：透明會議室，效率無障礙
• 主流二：虛擬會議 New! 利用電話進行跨國會議 利用虛擬視訊，打破會議的時空限制
現在最In的動腦會議守則
『因為沒有人像每一個人一樣聰明』，所以：
一、不要想過頭 二、腦袋大接力 三、給自己海闊天空的發想 四、保持動腦不斷電
※
別人怎麼開會？
IBM怎麼開會？
實例：IBM • 網上預約會議室
效率
會議條列，會後貫徹執行 會議法寶：白報紙+海報架 會議要訣：一條一條寫下再明確 不過，更不會有模糊的爭議空間。
CEO怎麼開會？
• 聯強國際總裁˙杜書伍： 利用視訊隨時參與國內外正在舉行的會議
• 中國商銀總經理˙蔡友才： 不預設立場鼓勵發言，會議結束前總結並決議
• 奧美廣告前董事長˙莊淑芬： 大人吃糖閉嘴，避免扼殺創意
每個人都在開會， 但如何才能開好會？
為什麼有這麼多會要開？
• 現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要 但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間
• 台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要
調查結果：美國上班族 每週平均參加十個會議 約占每週工作時間一到一天半 經理人每週有一半以上時間在開會 57%的上班族開會前心情緊張 上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的
透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率
你該怎麼開會？
開會前 項準備
開會前 6 項準備
開會前的重要步驟有哪些？
1. 先決定會議希望達成的結果 2. 想想會議是否有必要召開 3. 邀請適當的人出席 4. 準備背景資料 5. 設定會議綱領及時間表 6. 預先設想可能的衝突
開會中
大陷阱
開會中 3 大陷阱
• 會議結束
寶僑家品怎麼開會？
「議後速決，決後速行」~P&G 事前議程規劃清楚 利用資訊系統開跨國會議 會議主持人開宗明義說明結論與議程 把事情說清楚，Alliance！ 申請一個專案網路空間，將資料歸檔 開設「會議」檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚 事後紀錄明白，會議記錄成為行動方案
參考二：改革會議重點
改革會議三大重點 • 緊張感：沒有緊張感就不是會議 • 溝通：拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論 • 決定未來發展的『創造性』
源自文库考三：改革會議項目
• 領導作風 • 掌握會議重要決策的關鍵時刻
• 智邦科技副總經理˙林子超： 圓形會議室，鼓勵「沒大沒小」
• 麥肯錫副董事˙林紹婷 每一位員工都有表達不同意見的義務
運籌廣告怎麼開會？
『問一個好問題，勝過想好的答案』~運籌廣告副董葉明桂
• 會議前置：
測試簡報系統運作
• 會議開始：
報告背景 (Briefing) 動腦時間 (40分鐘是腦力激盪的上限) 中場休息 (整理並挑出幾個值得討論的idea) 最後討論，去蕪存菁
日產營收大躍進
強調「Value First 」+「Value Up」的跨部門會議 • 不請決策者參加，以免影響討論方向 • 時間以「分」為單位清楚劃分 • 會議有「保密協定」，不分職位高低暢所欲言 • 讓員工接受「會議召集人」的專業訓練 • 會議召集人保持立場中立，全力協助會議順利進行
「日產亮麗的成績背後，是成功的會議」~日經商業週刊指出
靠開會也可以賺錢
• 日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，
未來三年預計還可省下三百億日圓
所以，有效開會，穩賺不賠！
• 精準計算會議成本： 會 議 成 本=人數 x 時間 x 薪資單價 會議報酬率=會議成本：會議效益
現在最Hot 的開會方式
產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機~~
• 主流一：行動會議 New! 只要有需要，到處都可以開會 辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求
開會時要克服哪些狀況？
1.一進會場士氣散漫，沒有參與感 2. 偏離主題 3. 點子乾枯，鴉雀無聲
開會後
項追蹤
開會後 3 項追蹤
開會結束時要回顧哪些重點？ 1. 行動項目 2. 決議 3. 開放議題
日本人鑽研開會的戰略 教你怎麼開會開出競爭力
參考一：會議規則
• 仔細傾 聽 他人發言 • 主動 思考 問題在哪裡 • 為他人打氣並 提案 • 貢獻如何『打勝仗』的 智慧 • 互相 諮詢討論 • 根據 事實 • 先做 做 看
開會讓你…
• 小組面對面溝通 • 眾多訊息一次交流 • 融合意見凝聚共識 • 分派工作，公平合理
但開會也讓你…
• 工作時間被分割 • 人多口雜，討論耗時 • 晚上加班 • 特殊問題還是個別溝通 • 沒有產能 • 別人發言比自己開口多 • Delay重要工作或客戶
開會有什麼意義？
一家公司的開會效率與執行 決定了企業的競爭力
日本人怎麼開會？
日本大肆展開會議革命
• 會議目的：節省成本、加快決策速度、更有創意 • 會議革命：
1. 廢除不必要的會議 2. 排除不需與會的主管 3. 強調準時開始、結束 4. 重視開會結論 5. 提高會議生產力，強化企業競爭力
開會要有實際效果
豐田汽車辦公室標題：
• 只開有實際效果的會議 • 準時開始，最好一小時內結束 • 重點在實際行動
有沒有發現？
開會 你有一半的
？！
時間都浪費在……
毛卫明 2003
盤點你的會議成本
算算看，你一週內總共：
• 開了幾個會？ • 為會議花掉多少時間？ • 因為開會達成幾項共識？ • 因為開會完成幾個結論？ • 因為開會加了多久的班？ • 因為開會失去多少關鍵時刻？ • 因為開會Delay多少工作？
為什麼要開會？