分公司行政及人事工作管理办法

分、子公司行政及人事工作管理办法

为规范**各分、子公司日常管理，特制定本办法。

一、行政工作

（一）印鉴管理

1. 公章及合同章由总公司统一管理，履行统一的审批用印制度。印鉴由总裁办秘书岗统一管理。如需借用，需在ERP系统内申请审批同意后，总公司印鉴管理人盖章后发送至分、子公司用印申请人。

2. 财务专用章、发票专用章和法人章由分、子公司保管，财务专用章由负责人保管，发票专用章和法人章由出纳保管，由负责人审批，并建立用印审批档案，以备总公司财务部核查。

（二）采购管理

1. 各分、子公司的各项日常办公用品或办公设备采购需求经分、子公司负责人审核后由分、子公司行政人员自行采购；

2. 生产经营所需要的设备如机房服务器等由分子公司上报资源管理中心申请配合采购。

（三）固定资产管理

分、子公司指定一名固定资产管理员，负责固定资产的登记、保管、变更和报废等工作，建立固定资产管理台帐。每半年盘点一次，并向总公司财务部上报。每年财务部要对各分、子公司的固定资产进行一次盘点复核。

（四）合同及档案管理

1. 分、子公司指定一名责任人，按总公司档案管理要求进行文件及档案管理工作，将电子扫描件发财务部、总裁办秘书岗备案，每季度末更新合同档案登记表发送相关人员。（参考201907号文件《合同档案管理规定》）。

2. 建立《合同档案信息表》。每季度末上报总公司总裁办一份。每年总公司总裁办组织一次档案管理检查复核。

3. 所有合同及档案均需建立电子档案，书面档案和电子档案目录要一致，电子档案每季度末上传至总公司总裁办一次。

（五）资质证照保管和年检变更

1. 资质证件原件由总公司总裁办秘书负责，使用和借出需在ERP系统中申请，由分、子公司负责人审批，报总裁签批。

2. 各类资质证照原件和年检变更后原件获得后，两日内将原件寄送至总公司总裁办秘书岗。

（六）安全管理

分、子公司的安全管理由负责人承担，建立钥匙领取登记、日常安全检查，确保安全运营。

（七）其他

本办法未明确的事项，以总公司下发的规章制度为准。

二、人事工作

（一）考勤管理

1. 早9:00---晚17:30，午休12:00---13:00，周休2天。（地区不同、业

务不同，各分、子公司可根据实际情况调整。）

2. 考勤采取指纹打卡的形式或纸质签到形式，每月2日前由分、子公司的人事/行政职员向总公司综合人事部人事专员上报考勤汇总表和考勤机导出数据。

3. 请假、公出、出差均需通过ERP系统履行审批手续，以总公司考勤管理制度要求为准。

4. 遇重大节假日（如春节、国庆），分、子公司需服从总公司放假安排；如因特殊事由，分、子公司放假时间与总公司不一致时，需经书面申请，报总裁办书面批复后方可执行。

（二）工作过程管理

1. 分、子公司所有人员均需做好每周工作计划，并上报部门负责人或者公司负责人。

2. 分、子公司负责人需每周上报工作计划至总裁办。

（三）薪酬管理

1. 分、子公司薪酬由总公司综合人事部统一管理，其中员工薪酬由公司负责人根据市场情况拟定，并报总裁办批准后确定。

2. 分、子公司员工的薪酬发放由总裁办审批后，每月10-15日统一发放，遇节假日顺延。

3. 薪酬的调整由分、子公司负责人向总公司总裁办申请，经总裁办审批通过后执行。

（四）人员招聘与解聘

1. 分、子公司的人员扩编招聘、解聘由公司部门负责人组织实施，提出书面的邮件申请，并报总裁办批准后执行（抄送综合人事部）。

2. 分、子公司的财务、人事岗位人员的录用，必须经总公司相对应部门负责人批复。为降低用人风险，综合人事部对所有岗位候选人具有一票否决权（但必须告知用人部门否决缘由）。

3. 分、子公司负责人在招聘计划内有自主招聘权。正式录用前必须将拟录用候选人的简历及面试资料报总公司综合人事部审核，经总裁办书面批准后（完成《员工入职审批表》），方可安排人员入职。一律不得先录用后补录用审批程序。

4. 分、子公司可根据实际情况请总公司综合人事部协助招聘、解聘等相关事宜。

（五）培训管理

1. 分、子公司的员工培训由总公司综合人事部负责监督，由当地负责人指导实施。

2. 因新业务、新制度、新知识方面的培训，由总公司综合人事部统一协调讲师至各分、子公司进行培训指导或安排线上培训。

（六）劳动关系管理

1. 分、子公司指定专门人员（可由分、子公司负责人兼任）配合总公司综合人事部办理劳动合同签订等各类手续，每月向总公司综合人事部报《员工花名册》、《保险缴纳明细表》。

2. 分、子公司的员工入职一个月内必须签订劳动合同、保密协议，办理《员

工手册》签收手续，为其缴纳保险，健全劳动关系，降低法律风险。

3. 分、子公司要建立人事档案台帐，并建立电子人事档案。新员工入职后，将其签字的电子人事档案，包括身份证\学历证\资格证书\入职登记表\劳动合同\保密协议\竞业禁止协议\一寸照片\退工单等表单邮件至总公司人事专员岗。各类表单必须由员工本人签名方为有效。

4. 员工劳动关系和奖惩及日常行为规范管理，以总公司《员工手册》为标准，分、子公司备《员工手册》一份并存档，新员工入职需掌握《员工手册》内容并签字确认。

三、其他

本办法未尽事宜，按照国家有关法律、法规、规范性文件和公司章程的规定执行。本管理办法适用于**旗下的分公司、子公司，包括：北京神州融合、天津光速通、上海奕毅、深圳云鹰等。

**网络科技（上海）有限公司

2020年4月