船舶证书和技术资料管理须知

船舶证书和技术资料管理须知

1目的

为加强船舶证和技术资料管理工作，保证证书有效、准确，使船舶保持适航状态。并符合主管机关和船级社等的有关规则、规定，保证船舶安全营运，防止污染。

2 适用范围

本须知适用于公司岸基和船舶的证书和技术资料管理工作。

3 职责

公司根据主管机关和船级社的有关规定、规则等的要求，分别由相关科室/船舶负责对证书的审办、发放及保管有关证书的正、副本和技术资料的管理工作。

3.1海务主管负责船舶安全检查记录、垃圾管理计划、系固手册等有关证书的

审办和保管。

3.2机务主管负责船舶入级证书、吨位证书、载重线证书、防止油污证书、防

止空气污染证书、货船构造安全证书、货船设备安全证书、货船无线电安全证书、船员舱室证书、船舶起货设备检验证书、船上油污应急计划、救生设备等有关证书的审办和保管。

3.3航运科负责船舶国籍证书、船舶所有权证书、船舶最低安全配员证书、船

舶营运证等有关证书的审办和保管。

3.4体系办负责DOC证书和SMC证书、保安证书、连续概要等有关证书的审办

和保管。

3.5人事科负责船员证件（船员服务簿、海船船员适任证书、船员专业训练合

格证书（七项）、GMDSS证书、等）和船舶卫生证书的管理。

3.6船舶由船长对所有船舶证书和船员证件进行管理。

3.7如果主管机关和船级社等的有关规则、规定发生了变化或公司的经营范围

发生了变化，需要重新补充对证件管理，体系办应及时标明管理人。

4 证件管理

4.1公司岸基

4.1.1公司相关职能部门应根据分工对已标明的船舶证书/证件进行监控，掌握

证书/证件的有效期限，证书/证件到期前1个月向主管机关、船级社等部门，提出检验和换件申请，并安排船舶在合适的港口进行检验；各相关职能部门应对检验和换件进行跟踪，并催促主管机关、船级社等部门及时寄送相应的检验报告和证书。

4.1.2各相关部门收到船舶新证件，应进行审阅并登记，并将新证件正本（DOC

证书为副本）及时发放上船，并做好接收记录，将有关新证件副本（DOC 证书为正本）或检验报告复印件归档备查，并督促船舶做好新旧证件的更换工作。

4.1.3人事科应经常审阅船员证件的有效期，检验和换新期限到期前一个月(适

任证书六个月)向办证机构提前申办。

1)适任证书到期前，人事科应通知证书持有人填报《海船船员考试发证申

请鉴定、登记表》，到市级以上医院体检，由医生填写《海员体格检查

表》，将两表报人事科。人事科核对其两表，若符合规定，则鉴定意见，并盖公章后报海事局办理新证。

2)人事科办妥证书后，分类造册登记，及时将新证发给持证人并收缴旧证

书，办证机构如需注销应即上交旧证书。

4.1.4各相职能部门负责对旧证件保管，至少保存3年后方可销毁。

4.2 船舶

4.2.1船长负责对船舶证件和船员证件的管理，在开航前做好证件的检查工作

（可委派其他船员），以保证证件的有效性和齐全性。

4.2.2船长在证件的检验或换新期限到期前一个月(适任证书六个月)向公司相

关部门提出检验和更新要求，得到各相关部门主管同意后，在合适的港口申请换件或检验，船上并做好检验前的准备工作。

4.2.3检验完成后，船长与相关部门主管共同督促检验部门早日取得新的证件，

船长在取得新证件后，应及时做好登记更换工作，旧证件应上交到各相关科室存档。如在外港进行检验，船长在取得新证件后，还应向公司相关职能部门反馈有关情况。并填写船舶证书及文件一览表.

4.2.4除办理进出港手续、船舶检验、安全检查等需出示证书的情况外,船舶不

得将证书/证件供其他外人翻阅。

4.2.5船舶代理或有关港口当局因工作需要借用船舶证件时，应令其开具借据，

列出所借证件清单，返回时逐项清点。

5 船舶技术资料的管理

船舶技术资料是船舶技术管理的重要资料，对船舶的修理、应变处置有重要作用，是为海上人员提供可靠的岸基地支持的必要条件，必须保持船舶技术资料的完善、有效。

5.1船舶技术资料的内容

5.1.1船舶原始资料：包括各种图纸、说明书、各种试验记录、检查报告以及

产品检验证书等技术文件；船体结构改动，2平方米以上钢板更换及整根肋骨更换等重大修理，整台设备更换、管系重大改动等（以上简称“设备重大变更”）的测量记录、试验报告、检查报告等。

5.1.2历次厂、坞修及航修工程验收单，测量记录，检验报告和试验报告等。5.1.3日常检修及测量记录、设备损坏的修理记录。

5.2船舶技术资料的控制

5.2.1新建或购置船舶分别由机务主管和参与购置、接船人员负责按合同规定

接收船舶技术资料，至少应包括“4.1”、“4.2”中所列内容；其中一套交机务部归档，其它交船舶使用。

5.2.2船舶厂修后，监修人员应将修理工程验收单、接帐单、厂修测量记录及

船舶修理总结（应包括修理主要工程内容、解决的主要问题、存在的问题及“设备重大变更”情况）进行整理后移交机务主管存档。当发生诸如船舶“设备重大变更”等情况时，机务主管应及时将其相关内容补充入船舶原始资料，在原始资料上相应记录“作废”或“已修改见------”字样及修改日期。

5.2.3船上技术资料按部门分别由大副、轮机长或主管人员保管；当发生船舶

及设备重大变更等情况时应由大副、轮机长或主管人员负责记录并收入归档，在原始资料上相应记录“作废”或“已修改见------”字样及修改日期。

5.2.4历次厂、坞修及航修工程验收单，测量记录，检验报告和试验报告分别

由大副、轮机长归档。

5.2.5船舶日常检修及测量记录、设备损坏的修理记录由部门长或设备主管人

员负责保管，列入船员调动时交接内容，重要部分复制上报公司机务科阅存。

6管理标准

6.1船上全部技术资料须建立清册，按其内容性质分类立卷，各卷均有目录并

附在卷首，并注明技术资料的文题、编号及内容摘要。部门长应每年清点一次，如发现遗失应书面报告公司机务科并设法补齐。

6.2除特殊情况外，船舶技术资料一般不得外借，倘若查阅，只可来船查看。

如因特殊原因，保管人员必须取得借条并负责收回。船舶技术资料日常的借阅，亦须做好借阅记录（格式见附录A）。

6.3公司的船舶技术资料由机务主管负责管理，应保持齐全、无损、清晰、符

合实际。所有船舶的技术资料应建立单船清册，各种技术资料应按其内容性质分类立卷，并注明船舶技术资料的文题、编号及内容摘要。

6.4船上部门长应领导所属船员做好各种机件的测量和检修记录并负责核对，

以保证技术资料的正确性。

6.5机务主管应认真监督、指导各船舶做好技术资料的保管工作。

7船舶技术资料的移交

7.1船舶退出公司，船上技术资料按合同规定向指定部门或个人移交；船舶保

管的由大副、轮机长移交，公司保管的由机务主管负责移交。

7.2船员在移交船舶技术资料时，倘若清单中的某些项目与实际有出入，移交

人应在清单上注明发生差别的原因。在移交清单时，应由借阅人向接任部