第4章日常事务管理
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• 介绍信(存根) • 字第 × ×号 • 兹介绍 × ×等同 志 人前往× × 联系 . 年 月 日.
•
第 × ×号 介绍信
× ×单位: 兹介绍× × × × 等同志 × 人,前往你处联系 × × 事宜 ,请予 接洽并给予协助. 此致 敬礼! (公章) (有效期 × × 天) 年 月 日
介绍信使用的程序
• 办公室值班 • 值班室和总值班室 • 首长电话值班室
3、值班工作的制度与要求
• 信息处理制度 • 岗位责任制度 • 交接班制度 • 请示报告制度 • 安全、保密制度 • 作业：设计一份值班记录表
4.各种值班表格的编制
××××（单位名称）××（时间）值班表 （××××年×月×日——×月×日）
上午 X:X-X:X X月X日 X月X日 XXX XXX 中午 X:X-X:X XXX XXX 下午 X:X-X:X XXX XXX XXX XXX
位公章可用繁体汉字。
• 按国务院规定： • 国务院的公章，直径为6厘米 • 各省、直辖市政府和国务院各部委的印章直 径5厘米，中央刊国徽，由国务院制发。 • 地、市、州、县政府机关的印章，直径为 4．5厘米，中央刊国徽，由省、直辖市政府 制发。 • 乡、镇政府和其他机关、部门、企事业单位 公章直径一律为4．2厘米，中央刊五角星， 由县政府制发。 • 县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆 的公章的中心部位刊有国徽；党的各级机关 印章刊有党徽；企事业单位公章则刊有五角 星图案。
•思考两个问题：
• 代上司打电话应该怎么作？ • 当你要找的对象不在时怎么办？
接听电话
听到铃声马上拿起话筒
问候并自报家门
确认对方
记录并商谈有关事项
复述、确认要点
道别、挂机
整理记录
• 接听电话的方法：
• • • • • • • • • • 左手持听筒、右手拿笔； 电话铃声响过两三声之后接听电话； 报出公司或部门名称； 确定来电者身份姓氏； 听清楚来电目的； 注意声音和表情； 保持正确姿势 ； 复诵来电要点； 最后道谢； 让对方先挂电话，再轻轻挂上电话 。
•
东海市马上给江南市去电话，问明 原因，经过查核，原来王秘书作值班记 录时，将日期搞错了，把5月13日错记 为5月3日，提前了十天接站，当然接不 到客人。 根据案例思考：文秘人员应该如何做 好值班工作？
第四节
印信管理
• 一.印章的作用 • 标志作用 • 权威作用 • 证明作用 • 凭信作用
二.印章的种类
一、办公环境管理含义及目的
• 办公环境管理 • 广义：是指一定组织机构所有成员所处 的大环境的管理； • 狭义：是指对一定组织机构的文秘部门 所处环境的管理，它包括人文环境和自 然环境管理两部分。
办公室环境管理的目的
• • • • 创造舒适而又工作效率高的环境。 塑造组织形象。 建立挡驾制度。 有利于保密工作。
一、使用电话的原则
•简明 • 有效 • 礼貌 • 机智
二.拨打电话
准备通话提纲
核查电话号码
拨出电话
问候并自 我介绍
确认对方
陈述内容
复述通话内容
道别、挂机
整理记录
拨打电话的方法
• 将要谈的内容及说话的顺序记录下来，并准备必要的 文件； • 查清对方的电话号码，再拨电话； • 当对方接听电话时，先问好，接着告诉自己的单位名 称、姓名，并请问对方姓名； • 我想与某某谈些关于某某方面的事，不知是否方便； • 将要讲的话简明扼要地告知 ； • 谈完话，将重点再确认一遍。或请对方再复述一遍； • 最后，说些礼貌的话作为结束语，再轻轻地挂上话筒。
。。。。
值班地点 注意事项 XXX XXX XXX XXX
1.做好交接班工作，不留空档。 2.做好值班记录。 3.有急事、要事可问XX联系 电话：XXXXXXX 手机： XXXXXXXXXXX
值班任务
1.XXXXXXXXX 2.XXXXXXXXX 3.XXXXXXXXX
备注
• 案例分析：
• 东海市市委办公室接到江南市市委 办公室电话说，江南市有一个团体到东 海市考察学习，乘6次车余5月3日到达 东海市，座位在九号车厢，请东海市委 接站及安排食宿。东海市委办值班王秘 书接到电话通知，做好记录后，马上报 告分管的领导，领导指示张秘书去接车。 火车到站后，客人接不上，张秘书等了 很久，举着接待牌子到处找，也没有找 到。
二、订约事宜
• 订约事宜是指文秘为上司接受邀请出访 或同意客人来访所作的预先约定，属于 日程安排的一部分，但又有其特殊性。 • 1、事先征求上司意见 • 2、再次确定，及时提醒 • 3、善用台历和备忘录
三、差旅事宜
• 1、做好准备工作 • 2、旅途服务 • 3、随时联络
商务旅行日程表的编制
• • • • • • • • • • 具体来说，一份商务旅行日程表至少应包括以下内容： 第一，出差的时间、启程及返回日期，接站安排； 第二，出差的路线、终点及途径地点和住宿安排； 第三，会晤计划（人员、地点、日期和时间）； 第四，交通工具的选择：飞机、火车、大巴或轿车； 第五，需要携带的文件资料，如合同、协议书、科技及 产品资料、演讲稿和所到国的指南等； 第六，上司或接待人员的特别要求； 第七，上司旅行区域的天气状况； 第八，行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单和 背景，会晤主题； 第九，差旅费用：现金、兑换外币、办理旅行支票。
（二）日程安排的原则
• • • • • • 1． 工作效率和领导健康相兼顾。 2． 长期计划和短期计划安排相结合。 3． 适当保密。 4． 事先确认。 5. 编填规范。 （三） 日程表制作
1.2008年工作预定表
1月 15－18号公 司股东大会 4月 2月 3－7号公司董 事会 5月 3月 3－6号全国经 销商大会 6月 3－12号到德国、 法国考察
4．当天工作日程表
时间 上午8点 9点 10点 11点 12点 下午1点 2点 3点 4点 5点 工作内容 备注
（四）日程表的变更
• 如果原定的工作日程经上司审核要更改，文秘人员要及 时修改自己手中的日程表。 • 在年度预定或当月预定的这种时间范围比较长的预定 期间内出现新的情况，文秘人员应该根据这种突发事件 对其他事件的影响及时提醒上司。 • 预定的日程安排作了相应的调整，应与有关方面进行 联系。并及时变更日程表或重点标注。 • 如果因为会议或会谈时间延长，影响后续工作安排， 文秘人员要用便笺等形式告诉上司，听取上司的意见。 • 若有重要约会的话，在约会的前一天，文秘要提醒上司, 并用电话与对方再次确认约会的时间和地点。
第五节
介绍信的保管与使用
• 1、应指定专人保管，放在有保险设施的抽 屉中保存，随用随以防丢失或被盗。 • 2、领用介绍信者必须经主管批准，文秘人 员不得擅自开具发放。 • 3、介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统。 • 4、介绍信必须加盖公章方为有效。 • 5、介绍信的存根要妥善保存，以备查考。
介绍信的格式及范本
第七节
大事记编写
• 大事记是党政机关、社会团体、企事业 单位就某一段时间或阶段的公务活动及 发生的重要事情记载下来所形成的记事 性文书，用以记录和反映本单位的基本 概况。它既有提纲挈领的效果，又能给 人以完整的印象和清晰的概括。
一、大事记的特点
• 1、纪实性：基本特点，它必须是真实的、原 始的记录，忠实地记录机关活动情况及发生 的重要事情。 • 2、编年性：是以时间为纲，采用记流水账式 的编年体，在年月日下取事，逐日记录，以 时间的进程来记录工作进程和事件的发展。 • 3、简明性：一是在内容上要简明扼要，要突 出主体；二是在表现方法上以概括叙述为主， 简洁明了，条目清晰，不需要用议论、说明 的方式，以简述记录的方式为主。
• 作业：设计一份电话记录表
电话记录单
来电时间
□紧急
接话人
对方单位
留言人
留言人电 话
□将再来电
留言内容 处理意见
□请您回电
第三节 值班工作管理
• 1、值班工作的任务
• 信息沟通和通讯联络 • 做好来访接待工作 • 处理突发事件 • 确保安全 • 编写值班日志 • 承办领导交办事项
2、值班工作的组织形式
第四章 日常事务管理
第一节 办公室环境管理
• 办公室的含义： • 1、广义的是泛指一切办公场所。区别于教室、车间、 实验室； • 2、狭义的是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如教师办公室，厂长办公室，护士办公室； • 3、特指党和政府机关、企事业单位内的综合办事机 构，级别高的又称办公厅。如中共中央办公厅、嘉兴 市人民政府办公室； 4、专指的是某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室、嘉兴市秀州取征兵办公室。
用信申请
领导审批
秘书开介绍信、盖印
用信登记
用信登记簿
序号 日期 事由 签批 承办部门及承办人签 名 编号 张数
1 2 3 4 5 6 7
第六节
日程安排
一、日程安排的原则与要求 （一）日程安排的含义和种类
1.日程安排:就是文秘人员对管理者的会 议、面谈、出差、访谈等活动做出计划 和安排,并根据具体情况进行变更及调 整. 2.日程安排分类:年度预定日程、月预定 日程、周预定日程、日预定日程。
来自百度文库
二、优化办公室环境的原则
• • • • • 方便 舒适整洁 安全 安静 和谐统一：色调柔和，环境美化
• 1、办公室的配置（封闭式办公室，开 放式办公室，公寓式办公室） • 2、 办公室的整理 • 上司办公室和接待室的整理 • 文员办公室的布置 • 办公室设备的日常维护
四、 办公室环境布置的 内容与要求
• 案例分析题：程秘书错在哪里
• 小程是某公司办公室的一位文秘人员。有一次 他正在办公，突然电话铃声响了。此时程秘书正在 整理文件，停了一会才拿起电话筒问：“请问你找 谁？”对方回答说找老刘，程秘书随即将话筒递给 邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。”没想到 刘秘书接到电话没讲几句，就和对方吵起来，最后 刘秘书大声说道； “你今后要帐时，先找对人再发 火。这里是办公室，没有你要找的刘天亮！”说罢 就挂断了电话。原来，这个电话是打给采购科刘天 亮的，结果打到了办公室，而对方只是含糊地说找 老刘，小程误以为要找刘秘书，结果造成了这场误 会。 • 程秘书受理电话时错在哪里？受理电话时应该 注意些什么？
第二节 电话管理
• 情景分析：
• 假如你上班以后，你桌子上有两部电话， 一部是对外公开咨询、投诉电话，一部带是录 音和传真的电话。某天，你连续接到几个电话： 一是接到公开电话，有人咨询办事程序；二是 接到传真电话，告知上级机关调研组 将在一 小时后到达本地；三是接到公开电话，外省同 系统告知明天有人要来交流工作和学习取经； 四是公开电话，有人投诉，要直接找领导。对 这几个电话你将如何处理？
• • • • • • • • 公章（正式印章） 专用印章 缩印 钢印（专门用来加盖各种证件的模 印 ） 领导人手章 个人名章 校对章 戳记
各种各样的印章
• • • •
秘书部门掌管的印章主要有三种： 一是单位印章（含钢印）； 二是单位领导人“公用”的私章； 三是秘书部门的公章。
三.印章的刻制与颁发
2.印章的使用
• 落款章 • 更正章 • 证见章 • 骑缝章
• 骑边章 • 密封章 • 封存章
印章启用工作流程图
机构成立申报
上级审核批准
印章启用申报
指定单位刻制
公安局审核批准
启用公章通知
上级机关备案
印章的使用流程
印章使用申请
领导签批
用印登记
正确用印
柜中取印
印章放回
妥善管理
四.印章的管理
• 1. • 2. • 3. • 4. 应由专人负责管理 放置在安全可靠的地方。 用印需经领导人批准 注意保养
7月 6－8号公司 董事会 10月
11月
12月
2. 2008年6月工作预定表
日 期 1 2 3 4 5 6 7 8 星期 工作 内容 备注 日期 星期 工作 备注 内容 9 10 11 12 13 14 15 16
3．一周工作日程表
日期 3 4 5 6 7 8 9 星期 一 二 三 四 五 六 日 上午 下午
• 1.印章的刻制
• 刻制公章有两种情况： • 一种是由上级主管机关刻制颁发； • 一种由本单位法人代表申请，经主 管部门批准，公安部门登记后，由 专门刻制厂刻制。
• 国务院规定：国家 • 公章使用国务院公布 行政机关和企事业 的规范简化汉字，字 单位、社会团体的 形为宋体，自左向右 公章一律为圆形， 环行排列。领导人签 外资单位通常为椭 名章则由个人书写习 圆形。其他印章如 惯而定，民族自治机 收发章、财务章可 关的公章应并列刊有 汉字和当地民族文字。 用长方形、三角形 或椭圆形。领导人 外资单位公章一般外 围用外文，内圈用汉 和法人代表的印章 字。港、澳、台资单 一般用方形。
•
第 × ×号 介绍信
× ×单位: 兹介绍× × × × 等同志 × 人,前往你处联系 × × 事宜 ,请予 接洽并给予协助. 此致 敬礼! (公章) (有效期 × × 天) 年 月 日
介绍信使用的程序
• 办公室值班 • 值班室和总值班室 • 首长电话值班室
3、值班工作的制度与要求
• 信息处理制度 • 岗位责任制度 • 交接班制度 • 请示报告制度 • 安全、保密制度 • 作业：设计一份值班记录表
4.各种值班表格的编制
××××（单位名称）××（时间）值班表 （××××年×月×日——×月×日）
上午 X:X-X:X X月X日 X月X日 XXX XXX 中午 X:X-X:X XXX XXX 下午 X:X-X:X XXX XXX XXX XXX
位公章可用繁体汉字。
• 按国务院规定： • 国务院的公章，直径为6厘米 • 各省、直辖市政府和国务院各部委的印章直 径5厘米，中央刊国徽，由国务院制发。 • 地、市、州、县政府机关的印章，直径为 4．5厘米，中央刊国徽，由省、直辖市政府 制发。 • 乡、镇政府和其他机关、部门、企事业单位 公章直径一律为4．2厘米，中央刊五角星， 由县政府制发。 • 县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆 的公章的中心部位刊有国徽；党的各级机关 印章刊有党徽；企事业单位公章则刊有五角 星图案。
•思考两个问题：
• 代上司打电话应该怎么作？ • 当你要找的对象不在时怎么办？
接听电话
听到铃声马上拿起话筒
问候并自报家门
确认对方
记录并商谈有关事项
复述、确认要点
道别、挂机
整理记录
• 接听电话的方法：
• • • • • • • • • • 左手持听筒、右手拿笔； 电话铃声响过两三声之后接听电话； 报出公司或部门名称； 确定来电者身份姓氏； 听清楚来电目的； 注意声音和表情； 保持正确姿势 ； 复诵来电要点； 最后道谢； 让对方先挂电话，再轻轻挂上电话 。
•
东海市马上给江南市去电话，问明 原因，经过查核，原来王秘书作值班记 录时，将日期搞错了，把5月13日错记 为5月3日，提前了十天接站，当然接不 到客人。 根据案例思考：文秘人员应该如何做 好值班工作？
第四节
印信管理
• 一.印章的作用 • 标志作用 • 权威作用 • 证明作用 • 凭信作用
二.印章的种类
一、办公环境管理含义及目的
• 办公环境管理 • 广义：是指一定组织机构所有成员所处 的大环境的管理； • 狭义：是指对一定组织机构的文秘部门 所处环境的管理，它包括人文环境和自 然环境管理两部分。
办公室环境管理的目的
• • • • 创造舒适而又工作效率高的环境。 塑造组织形象。 建立挡驾制度。 有利于保密工作。
一、使用电话的原则
•简明 • 有效 • 礼貌 • 机智
二.拨打电话
准备通话提纲
核查电话号码
拨出电话
问候并自 我介绍
确认对方
陈述内容
复述通话内容
道别、挂机
整理记录
拨打电话的方法
• 将要谈的内容及说话的顺序记录下来，并准备必要的 文件； • 查清对方的电话号码，再拨电话； • 当对方接听电话时，先问好，接着告诉自己的单位名 称、姓名，并请问对方姓名； • 我想与某某谈些关于某某方面的事，不知是否方便； • 将要讲的话简明扼要地告知 ； • 谈完话，将重点再确认一遍。或请对方再复述一遍； • 最后，说些礼貌的话作为结束语，再轻轻地挂上话筒。
。。。。
值班地点 注意事项 XXX XXX XXX XXX
1.做好交接班工作，不留空档。 2.做好值班记录。 3.有急事、要事可问XX联系 电话：XXXXXXX 手机： XXXXXXXXXXX
值班任务
1.XXXXXXXXX 2.XXXXXXXXX 3.XXXXXXXXX
备注
• 案例分析：
• 东海市市委办公室接到江南市市委 办公室电话说，江南市有一个团体到东 海市考察学习，乘6次车余5月3日到达 东海市，座位在九号车厢，请东海市委 接站及安排食宿。东海市委办值班王秘 书接到电话通知，做好记录后，马上报 告分管的领导，领导指示张秘书去接车。 火车到站后，客人接不上，张秘书等了 很久，举着接待牌子到处找，也没有找 到。
二、订约事宜
• 订约事宜是指文秘为上司接受邀请出访 或同意客人来访所作的预先约定，属于 日程安排的一部分，但又有其特殊性。 • 1、事先征求上司意见 • 2、再次确定，及时提醒 • 3、善用台历和备忘录
三、差旅事宜
• 1、做好准备工作 • 2、旅途服务 • 3、随时联络
商务旅行日程表的编制
• • • • • • • • • • 具体来说，一份商务旅行日程表至少应包括以下内容： 第一，出差的时间、启程及返回日期，接站安排； 第二，出差的路线、终点及途径地点和住宿安排； 第三，会晤计划（人员、地点、日期和时间）； 第四，交通工具的选择：飞机、火车、大巴或轿车； 第五，需要携带的文件资料，如合同、协议书、科技及 产品资料、演讲稿和所到国的指南等； 第六，上司或接待人员的特别要求； 第七，上司旅行区域的天气状况； 第八，行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单和 背景，会晤主题； 第九，差旅费用：现金、兑换外币、办理旅行支票。
（二）日程安排的原则
• • • • • • 1． 工作效率和领导健康相兼顾。 2． 长期计划和短期计划安排相结合。 3． 适当保密。 4． 事先确认。 5. 编填规范。 （三） 日程表制作
1.2008年工作预定表
1月 15－18号公 司股东大会 4月 2月 3－7号公司董 事会 5月 3月 3－6号全国经 销商大会 6月 3－12号到德国、 法国考察
4．当天工作日程表
时间 上午8点 9点 10点 11点 12点 下午1点 2点 3点 4点 5点 工作内容 备注
（四）日程表的变更
• 如果原定的工作日程经上司审核要更改，文秘人员要及 时修改自己手中的日程表。 • 在年度预定或当月预定的这种时间范围比较长的预定 期间内出现新的情况，文秘人员应该根据这种突发事件 对其他事件的影响及时提醒上司。 • 预定的日程安排作了相应的调整，应与有关方面进行 联系。并及时变更日程表或重点标注。 • 如果因为会议或会谈时间延长，影响后续工作安排， 文秘人员要用便笺等形式告诉上司，听取上司的意见。 • 若有重要约会的话，在约会的前一天，文秘要提醒上司, 并用电话与对方再次确认约会的时间和地点。
第五节
介绍信的保管与使用
• 1、应指定专人保管，放在有保险设施的抽 屉中保存，随用随以防丢失或被盗。 • 2、领用介绍信者必须经主管批准，文秘人 员不得擅自开具发放。 • 3、介绍信内容要明确具体，不能含糊笼统。 • 4、介绍信必须加盖公章方为有效。 • 5、介绍信的存根要妥善保存，以备查考。
介绍信的格式及范本
第七节
大事记编写
• 大事记是党政机关、社会团体、企事业 单位就某一段时间或阶段的公务活动及 发生的重要事情记载下来所形成的记事 性文书，用以记录和反映本单位的基本 概况。它既有提纲挈领的效果，又能给 人以完整的印象和清晰的概括。
一、大事记的特点
• 1、纪实性：基本特点，它必须是真实的、原 始的记录，忠实地记录机关活动情况及发生 的重要事情。 • 2、编年性：是以时间为纲，采用记流水账式 的编年体，在年月日下取事，逐日记录，以 时间的进程来记录工作进程和事件的发展。 • 3、简明性：一是在内容上要简明扼要，要突 出主体；二是在表现方法上以概括叙述为主， 简洁明了，条目清晰，不需要用议论、说明 的方式，以简述记录的方式为主。
• 作业：设计一份电话记录表
电话记录单
来电时间
□紧急
接话人
对方单位
留言人
留言人电 话
□将再来电
留言内容 处理意见
□请您回电
第三节 值班工作管理
• 1、值班工作的任务
• 信息沟通和通讯联络 • 做好来访接待工作 • 处理突发事件 • 确保安全 • 编写值班日志 • 承办领导交办事项
2、值班工作的组织形式
第四章 日常事务管理
第一节 办公室环境管理
• 办公室的含义： • 1、广义的是泛指一切办公场所。区别于教室、车间、 实验室； • 2、狭义的是指某一类职业人员或某一级职务人员的 办公场所。如教师办公室，厂长办公室，护士办公室； • 3、特指党和政府机关、企事业单位内的综合办事机 构，级别高的又称办公厅。如中共中央办公厅、嘉兴 市人民政府办公室； 4、专指的是某种专门的独立的工作机构。如国务院 台湾事务办公室、嘉兴市秀州取征兵办公室。
用信申请
领导审批
秘书开介绍信、盖印
用信登记
用信登记簿
序号 日期 事由 签批 承办部门及承办人签 名 编号 张数
1 2 3 4 5 6 7
第六节
日程安排
一、日程安排的原则与要求 （一）日程安排的含义和种类
1.日程安排:就是文秘人员对管理者的会 议、面谈、出差、访谈等活动做出计划 和安排,并根据具体情况进行变更及调 整. 2.日程安排分类:年度预定日程、月预定 日程、周预定日程、日预定日程。
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二、优化办公室环境的原则
• • • • • 方便 舒适整洁 安全 安静 和谐统一：色调柔和，环境美化
• 1、办公室的配置（封闭式办公室，开 放式办公室，公寓式办公室） • 2、 办公室的整理 • 上司办公室和接待室的整理 • 文员办公室的布置 • 办公室设备的日常维护
四、 办公室环境布置的 内容与要求
• 案例分析题：程秘书错在哪里
• 小程是某公司办公室的一位文秘人员。有一次 他正在办公，突然电话铃声响了。此时程秘书正在 整理文件，停了一会才拿起电话筒问：“请问你找 谁？”对方回答说找老刘，程秘书随即将话筒递给 邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话。”没想到 刘秘书接到电话没讲几句，就和对方吵起来，最后 刘秘书大声说道； “你今后要帐时，先找对人再发 火。这里是办公室，没有你要找的刘天亮！”说罢 就挂断了电话。原来，这个电话是打给采购科刘天 亮的，结果打到了办公室，而对方只是含糊地说找 老刘，小程误以为要找刘秘书，结果造成了这场误 会。 • 程秘书受理电话时错在哪里？受理电话时应该 注意些什么？
第二节 电话管理
• 情景分析：
• 假如你上班以后，你桌子上有两部电话， 一部是对外公开咨询、投诉电话，一部带是录 音和传真的电话。某天，你连续接到几个电话： 一是接到公开电话，有人咨询办事程序；二是 接到传真电话，告知上级机关调研组 将在一 小时后到达本地；三是接到公开电话，外省同 系统告知明天有人要来交流工作和学习取经； 四是公开电话，有人投诉，要直接找领导。对 这几个电话你将如何处理？
• • • • • • • • 公章（正式印章） 专用印章 缩印 钢印（专门用来加盖各种证件的模 印 ） 领导人手章 个人名章 校对章 戳记
各种各样的印章
• • • •
秘书部门掌管的印章主要有三种： 一是单位印章（含钢印）； 二是单位领导人“公用”的私章； 三是秘书部门的公章。
三.印章的刻制与颁发
2.印章的使用
• 落款章 • 更正章 • 证见章 • 骑缝章
• 骑边章 • 密封章 • 封存章
印章启用工作流程图
机构成立申报
上级审核批准
印章启用申报
指定单位刻制
公安局审核批准
启用公章通知
上级机关备案
印章的使用流程
印章使用申请
领导签批
用印登记
正确用印
柜中取印
印章放回
妥善管理
四.印章的管理
• 1. • 2. • 3. • 4. 应由专人负责管理 放置在安全可靠的地方。 用印需经领导人批准 注意保养
7月 6－8号公司 董事会 10月
11月
12月
2. 2008年6月工作预定表
日 期 1 2 3 4 5 6 7 8 星期 工作 内容 备注 日期 星期 工作 备注 内容 9 10 11 12 13 14 15 16
3．一周工作日程表
日期 3 4 5 6 7 8 9 星期 一 二 三 四 五 六 日 上午 下午
• 1.印章的刻制
• 刻制公章有两种情况： • 一种是由上级主管机关刻制颁发； • 一种由本单位法人代表申请，经主 管部门批准，公安部门登记后，由 专门刻制厂刻制。
• 国务院规定：国家 • 公章使用国务院公布 行政机关和企事业 的规范简化汉字，字 单位、社会团体的 形为宋体，自左向右 公章一律为圆形， 环行排列。领导人签 外资单位通常为椭 名章则由个人书写习 圆形。其他印章如 惯而定，民族自治机 收发章、财务章可 关的公章应并列刊有 汉字和当地民族文字。 用长方形、三角形 或椭圆形。领导人 外资单位公章一般外 围用外文，内圈用汉 和法人代表的印章 字。港、澳、台资单 一般用方形。