招标投标档案管理暂行规定

工程建设管理处、工程交易中心
招标投标档案管理暂行规定
建设工程招标投标档案，是建设工程交易全过程的原始资料，必须妥善保存，严格管理。

为进一步加强档案管理，更好的提供档案查询服务，为建设工程中标后的跟踪管理和咨询服务创造条件，结合实际情况，特制定本规定：
一、设立专用档案室，存放招标投标档案。

由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。

二、招标投标档案应统一整理编号、装订入卷，分类存放，并做好防火、防盗、防潮等工作。

三、做好安全保密工作，未经允许，任何单位或个人不得进入档案室，与招标投标档案资料无关的物品不得存放于档案室。

四、工程项目在开标结束后，经办人按照招投标资料形成的时间顺序整理齐全后，移交给档案管理人员存放于档案室统一保管。

五、招标投标档案，主要包括以下内容：
1、招标投标档案材料目录；
2、招标情况报告；（内容详见附件1）
3、招标项目的前期资料，包括企业章程（邀请招标）、
计划批文、投资证明、土地使用权证、规划许可证以及工作联系单等；
4、招标代理委托合同（代理协议）；
5、招标公告或邀请招标备案表；
6、投标报名表和汇总登记表；
7、招标文件以及对招标文件的澄清、修改文件；
8、工程量清单；
9、预算控制价或投标限价；
10、中标人标书，包括技术标、商务标等；
11、中标通知书；
12、招标项目合同副本；
13、需要存档的其他资料。

六、定期、按时移交档案资料。

凡列入招投标台帐的工程项目，必须在规定时间内将招投标档案移交至档案室。

移交时间为每季度第一个月移交上季度的招标投标档案，逾期未交档案的，由经办人承担相关责任。

未列入招投标台帐的档案资料，档案室不予接收。

七、档案移交时，交接双方应对照档案目录逐一核实，并签字确认，做好交接登记，确保档案资料完整齐全，保持档案卷内文件材料的系统联系。

档案资料不完整的，档案室暂不接收，由经办人负责保存至资料齐全后再移交归档。

八、招标投标档案应该真实准确、图形清晰、字迹工整，书写时必须统一使用碳素墨水，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。

九、查、借阅档案，必须履行领导审批、登记手续，填写“招投标档案查阅审批单”（附件2）。

查、借阅档案人员要注意爱护档案，妥善使用，确保完整无损，不准私自转借、复印、抄录、圈注、涂改、拆卷、抽页、销毁，并做好安全保密工作，阅后立即归档。

十、工程处、交易中心工作人员需借阅档案的，应填写档案借阅登记表（附件3），借阅的档案必须当日归还。

外单位因工作需要查、借阅档案的，必须持单位介绍信，经过建管局办公室批准，方可查阅。

十一、本规定自2008年6月1日起执行。

附件1：招标情况报告目录
交卷人：收卷人：
附件2：青岛市建设工程交易中心
招投标档案（查）借阅审批单
青岛市建设工程交易中心
招投标档案查询、借阅审批单
附件3：档案借阅登记表
（仅适用于工程处、交易中心工作人员）
招投标档案材料目录
项目名称：
招标人：
公告号：
开标时间：年月日
交卷人：收卷人：年月日。