2021年秘书文档管理自考

《秘书文档管理》复习资料

1.文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流状况，依照一定体式制作具备现实效用文字材料。

2.文书工作是社会组织文书工作机构和人员遵守有关法规制度规定，通过一系列互相衔接环节，完毕文书制作、办理和管理，为组织工作服务工作。

3.文书制作是文书形成主体为了一定目，以特定文体格式与载体形式表达主体意识行为。【文书制作是文书与档案工作第一步，是开展文档管理活动前提和基本。】

4.文书工作组织机构，是指社会组织中肩负文书工作任务部门和人员以及这些部门和人员之间关系。

5.广义文书办理是指包括文书制作、文书解决和文书管理在内所有文书工作，相称于秘书实务中所说办文工作。

6.狭义文书办理重要指按照国家有关规定，通过一系列先后相继环节完毕文献制作、传递、阅读、承办等工作，重要涉及收文办理和发文办理两个方面，普通不包括文书保管和立卷、整顿和归档等环节。

7.档案是指过去和当前国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、军事、宗教等活动直接形成对国家和社会有保存价值各种文字、图像、声像等不同形式历史记录。

8.广义档案工作是指档案事业工作，涉及社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教诲工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。【档案教诲】

9.狭义档案工作是指档案业务工作，也就是用科学原则和办法管理档案，为党和国家各项工作服务工作。【档案收集、档案整顿、档案鉴定、档案保管、档案记录、档案检索、档案提供运用和档案编研八个环节，普通称为档案业务工作八环节】

10.文书档案连锁法，就是以集中统一地原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随后由档案室进行立卷归档。【民国】

11.交拟是组织负责人将拟稿任务交给起草人员办文环节，是文献制作起点。【拟稿是拟稿人依照组织负责人意图，在发文稿纸上起草文献。】

12.核稿是指将公文送负责人签发前，由办公厅（室）负责人进行审核过程。

13.签发是组织负责人对呈批文稿进行审定后订立意见过程。【签发是制文阶段核心环节，一份文稿能否制发，重要取决于负责人与否签发。是文稿生效标志。】

14.复核是秘书机构在文献正式印制前，对已签发定稿进行全面检查过程。

15.文稿是指文书起草过程中形成历次稿件，又可分为草稿和定稿两种。

16.文本是指同一文献由于作用不同而形成不同版本，也有正本、副本、存本之分。

17.修订本是指文献经发布生效后，经实践检查或随着事物发展，原有文献已不再合用，有必要对文献内容或文字进行修订、补充、完善而产生文本。

18.文书文体是适应行政工作、公共事务需要而形成语文体式，是一种兼有议论文、阐明文、记叙文普通特点应用文体。

19.文书格式是指文书各个构成某些按一定规定、规格置排整体构造形式，涉及文书问题规定、内容构造、要素标记和格式安排等几种方面。

20.发文字号即文献编号，又有公文字号、文号、发文号等名称。

21.收文办理是指接受外组织发来文献并对其进行运转和办理过程。

22.拟办是社会组织秘书机构负责人对需要办理文献提出初步办理意见，以供领导人批办时参照过程。

23.注办是对文献承办状况和解决成果予以简要注明过程。

24.内部文献是指组织在寻常行政办公活动中形成用于内部信息流通文献。

25.文书管理是指通过严格规范制度和科学有效办法对文书数量、质量和运作过程进行监控和掌管。

26.立卷也称文书立卷，是指文书部门或业务部门将解决完毕，具备保存价值公文，按照它们在形成过程中联系和规律进行系统整顿编目，构成案卷工作，它是整顿与保管档案文献一种重要手段和办法。

27.案卷是指由互有联系若干文献组合而成并放入卷夹、卷皮档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和记录基本单位。

28.立卷类目也称归档类目或立卷方案，是各个社会组织在每年初依照本组织工作活动规律，预测该年度也许形成文献类别和数量，拟制出来规卷条目，作为平时文献材料立卷指南。

29.通讯者特性也可称为收发文机关特性，是指公文中具备问复性质文种特性。

30.全宗是一种独立机关、组织或人物在社会活动中形成具备有机联系文献整体，是档案馆基本分类和管理单位。【它最先是法国作为对档案馆内档案分类原则和办法而应用，后为许多国家采用，逐渐成为国际范畴内档案学通用术语。】31.普发性档案文献汇编是指将一种组织产生文献根据来源顺序、时间顺序进行排列，汇集成册。【xx省政府制发文献汇编、xx省xx厅1999—永久保存档案文献汇编】

1.文档管理重要性：（1）文书、档案工作是国家管理重要手段；（2）文书、档案工作是秘书工作重要构成某些；（3）文

书、档案工作是其她秘书工作重要辅助手段。

2.作为文字材料文书，其定义包括内容：（1）文书作者是从事社会活动人；（2）文书具备实用性；（3）文书记录方式为文字；（4）文书载体形式各种各样；（5）文书具备广泛社会作用；（6）文书是一种类别名词，普通指一类文字材料，而不单指某份或几份材料。

3.档案定义要素：（1）档案本质属性；【原始记录性是其本质属性；知识属性和信息属性是其普通属性。】（2）档案来源；

（3）档案形式多样性。

4.文书转化为档案条件：（1）办理完毕文书才干作为档案保存，正在承办中文献不是档案；（2）对日后实际工作和科学研究有一定查考运用价值文献，才有必要作为档案保存；（3）按照一定规律集中保存起来，才干最后成为档案。

5.文书与档案差别：（1）两者在文献生命周期中所处阶段不同，其作用和价值重点不同；（2）只有一某些文书可以变成档案，档案只是文书重要归宿，而不是文书唯一归宿；（3）档案中除由文书变来某些之外，尚有其她某些。

6.文书与档案作用体现：（1）规范作用【文书是作者意志体现，当其作者为国家或代表国家机构时，文书就是法律、法规。】（2）指引作用【某些权威和专家为专业工作制定规则，某些尊长为晚辈制定言行教谕等】（3）联系作用【网络文书（电子邮件、论坛帖子、即时通信软件留言）、手机文书，为人们之间沟通联系提供了前所未有便利】（4）凭证作用【凭证是证据。社会组织所制定公文真实完整地记录了组织公务活动状况，是社会组织发展历史见证。】（5）参照作用【文书和档案时人们从事社会实践真实记录，中间保存了无数成功经验和失败教训。】（6）教诲作用【运用档案中所记载正反事实，撰写回忆录、著述，刊登演讲，进行文艺创作，举办各种展览，这些活动都会因其真实性、丰富性而具备极强说服力和感染力，从而产生良好宣教效果。】

7.档案工作基本原则：（1）集中统一地管理国家所有档案；（2）维护档案完整与安全【档案工作基本规定，各级档案部门首要任务】；（3）便于社会各方面运用【档案工作主线目】。

8.社会组织档案部门基本任务：（1）对本机关文书部门或业务部门文献材料归档工作进行指引和监督；（2）负责管理本机关所有档案，积极提供运用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料；（3）中央和地方专业主管部门档案部门，应依照本专业管理体制，负责对本系统和直属单位档案工作进行指引、监督和检查。

9.签发内容：(1)签发意见；(2)签发人姓名；（3）签发日期。

10.文献用印注意点：（1）以组织负责人签发为准，组织负责人未签字文献，不得用印；（2）与文献制发组织相一致，以组织名义发文，用组织印章；以部门名义发文，用部门印章；（3）将印章端正、清晰得盖在文献落款处，并做到上不压正文，下要骑年盖月。

11.文书办理特点：（1）持续性（2）时效性（3）保密性（4）集成性（5）规范性

12.文献暂时保管阶段任务：（1）整顿（2）保管（3）提供运用（4）处置（5）移送（6）销毁

13.越级行文使用状况：（1）由于状况紧急，逐级上报会延误时机、导致损失问题，如战争、严重自然灾害、公共卫生安全等；（2）通过多次请示直接上级，长期未能得到解决问题；（3）与直接上级组织有争议而无法解决问题；（4）上级组织交办并指定越级上报问题；（5）对直接上级机关进行检举揭发问题；（6）与直接上级组织无关，需要越级征询和联系普通性问题。

14.行文规则：（1）行文要尊重社会组织从属关系；（2）行文要尊重组织职权；（3）行文要考虑与否确有必要；（4）行文要明确发文权限；（5）同级社会组织可以联合发文；（6）经批准公开发布公文同发文机关正式印发公文具备同等效