浅谈原始凭证图像化电子化

浅谈原始凭证图像化电子化

[摘要]：会计信息化的发展在我国已经有近三十年的历史，从单纯的算账到财务业务一体化，会计信息化系统中信息容量越来越大。随着IT技术的发展，如何将会计原始原始凭证图像化电子化、将更多的信息纳入信息化系统，是会计信息化发展的一个方向，本文从现状，实现方法、可行性分析及影响四个方面就原始凭证图像化电子化问题进行探讨。

[关键词]：图像化电子化原始凭证

一、目前原始凭证的管理形式

原始凭证是记录经济业务的发生和完成情况的书面证明，如借据、收据、增值税专用发票等。在实际工作中，原始凭证有些是从外单位取得的，有些是本单位自制的。

目前，在实施财务信息化的会计主体，财务部门对记账凭证和原始凭证的档案处理，采用的方法是：对于记账凭证，先通过财务软件填制成电子的记账凭证，月末则打印输出，采用纸介质与电子介质并行的做法。对于原始凭证，一般是附在打印出的记账凭证后将记账凭证装订成册，一同保管。

这种处理模式，产生于电算化简单模仿手工的阶段，计算机的安全和性能方面也都很不成熟。一方面，在这种模式下，具有证据功能原始凭证游离于会计信息系统之外，而记账凭证只是记录固定分类模式的汇总信息，难于分解以反映业务的本来面目，无法为会计信息化系统提供完整的决策支持信息。另一方面，会计信息系统内部的记账凭证与原始凭证之间的处理无法达到协同，原始凭证的管理不可能科学，会计信息系统功能也不能充分发挥。随着会计信息系统的网络化、综合化，将会有越来越多的会计原始资料纳入会计信息系统中来，这是发展趋势。于是，怎样将这些原始图像数据导入会计信息系统，便成为一个需要讨论和解决的问题。

二、图像化电子化实现方法

在信息技术高速发展的今天，原始凭证图像化电子化实现起来并不困难。基本思路是将原始凭证图像资料进入数据库，同时增加图像输入与处理功能。下面就原始凭证图像化电子化实现方法加以分析。

（一）在原会计信息系统数据库中增加图像数据表

对于原始凭证图像化电子化之后，为了信息系统数据跟图像信息协同，实现对相关图像文件的管理就有必要建立相关的图像数据表。

原始凭证电子化实现方法可以是建立专门的原始凭证管理系统，这种单独的系统在会计信息系统网络化的今天意义不大，也可以附属于现有的特定功能模块，对现有系统数据库进行扩充，增加原始凭证图像数据表，和系统原有记账凭证数据表关联，在进行财务信息化的同时，实现对原始凭证的图像化电子化管理，这种模式相对合理，增加图片数据表示意图如下图所示：

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会计信息系统数据库增加图像信息示意图

在原有的财务软件系统数据库中加入原始凭证表，字段可以包括“记账凭证编码+原始凭证编码+原始凭证摘要+图像。。。”，增加原始凭证表后，原记账凭证表中也需增加原始凭证编号字段，以便于关联处理，设置原始凭证摘要字段，是为了方便查询和管理。

（二）增加图像输入功能

原始信息进行图像化电子化处理，就必须把纸质的单据或实物图像信息转化为电脑能够处理电子图片的格式，这就要借助扫描或摄像设备来实现，扫描仪可采用平台式或手持式，推荐使用带用USB2.0或1394接口的高速扫描仪。而在会计信息系统软件中增加图像输入功能，可以在原有的输入界面中增加图像输入窗口，原始凭证输入界面可附着于记账凭证的输入窗口。

原始凭证基本上都是单据的形式，硬件平台最好选用扫描仪。在输入界面上，可以单独设置输入功能，也可以附属于记账凭证的输入界面，从实用的角度讲，后者可以跟记账凭证关联处理，在一个界面上显示，要好一些。设置原始凭证的查询、输出功能，还要图像数据格式标准化处理，设计通用的数据接口，跟其他系统能够共享。

另外，纸质原始凭证不外两种形式，一种是由打印机直接打印输出，另一种是由手写填列。对于这两种形式的原始凭证，图像化电子化进入会计信息后也可借助文字识别软件直接将原始数据提出作为填制会计凭证的依据，提高业务处理的效率。

（三）图像存储策略

1、图片的存储格式

原始凭证将以图片的形式存储于会计信息化系统中，这就涉及到图像格式的选择问题，流行的图片格式有BMP和JPG，前者是Windows系统下的标准位图格式，具有较高的清晰度和图象质量，使用很普遍，但其结构简单，不支持文件压缩，一般图像文件会比较大会占用较大空间的磁盘空间，不适合用在会计信息系统中。JPEG 格式则不同，JPEG是与操作系统平台无关的格式，支持最高级别的压缩。JPEG 格式可在10:1 到20:1 的比率下轻松地压缩文件，而图片质量不会下降。更重要的是，JPEG 广泛支持Internet 标准，这对于会计信息系统网络化的今天和实现远程审计，具有重要意义。

2、图片的安全策略

图片电子化后，考虑到安全因素，一方面图像文件要进入数据库，这样对于非专业人士来讲，做假的难度较大；另一方面可对图像能过第三方机构进行电子签章。2005年4月1日《中国人民共和国电子签名法》开始实行，该法赋予电子签章、数据电文法律效力，电子签名具有“杂凑功能”，通过这种技术电子签章对电子图像的任何修改将生生一个不同的杂凑结果，根据这种功能可以了解到原始的信息。对输入会计信息系统的电子信息，可能能过第三方认证机构，对其进行电子签章，这样就解决了原始凭证电子化后的法律效力问题，扔掉纸质原始凭证，只是时间的问题。

3、图片信息的备份与恢复

原始凭证电子化后，虽然采用JPG格式占用空间大大缩小，但对于业务量较大的会计主体，仍然会占用较大的磁盘空间，由于目前硬盘设备价格已经平民化，建议采用较大的本地或网络硬盘，年末将数据备份文件以DVD光盘的形式刻录保存。

三、可行性分析

（一）信息技术可行性

在信息技术可行性方面，可以从硬件和开发工具两方面加以分析。

对于原始凭证的图像化电子化，从硬件方面来说，不存在功能上的瓶颈。高速局域网、海量内存、动辄几百G的硬盘、高主频CPU、高速高分辨率扫描和摄像设备，加上平民化的价格，所有这些都为原始凭证图像化电子化提供了强有力的硬件平台。

目前，主流的开发工具都支持对图像文件的处理，所以这一点也不存在问题，何况在其