我国档案异地备份保存探讨

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对档案异地备份影响的思考 。国 内对档案异地备份的
务礤 究
研究无论从关注度 与研究的深度 、广度上都处于起 步 阶段 ，无法满足实际的工作需求 。汶川地震从某种程 度上说推动 了学界和档案部 门对现有档案安全保管 利
用制度与方法的反思 ，同时也 推动了对档案异地 备份 机制 、方法的研究 。四川省政府 办公厅２ ０ 年８ ０ ８ 月于汶
的重要 内容 。同时行业标准 《 电子文件 与电子档 案管 理规 范 》第７ 要求 ： “ 款 把带有 归档标识 的 电子文件 集 中 ，拷 贝到耐 久性的载体 上 ，一式 ３ ，一套封 存 套
档案异地备份 的研 究直￣ ２ ｏ 年才 引起学界的广泛关 Ｕｏ８
注 ，２ ０ 年 ～２ ０ 年发表的论文 中８ ０８ ０９ 篇是关于汶川地震
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１ 档案异地备份保存 的必要性
数据是脆弱的， 许多人为与 自然因素都有可能损坏
单位认为 档案 的数据 备份像保险那样 ，它们也 许永远 不会用到 ，因此不愿意在上面花费太多的金钱 。另一 方 面 ，档案馆 的管理者有本位思想 ，担心档案的异地 备份保管会造成本馆馆藏档案特色的损失 。此外 ，档
案馆与档案馆之 问协调机制不健全 ，不 同级别 、不同
川地震后发 出通知 ，要求各级 档案管 理部门要逐步建 立和 完善档案的异地备份制度 ，电子文件 、重要纸质 档案 的缩微件或数字化文本都应实施 备份管理 ，以防 重大灾害对档案造成毁灭性损失。 ２ ０ 年 中国５ 以 ０８ 级 上地震共发生９ 次 ，波及四川 、台湾 、西藏 、青海 、 ７ 新疆等地 。【 ６ 居安思危 ，未雨绸缪 ，档案部门应加大档 案异地备份保存的研究与实践力度 。
地 区以及在多大范围的档案馆之间进行档案的异 地备
份保管 ，在实际工作 中缺乏可操作性 。同时档案 的全
文数字化程度方面有欠缺， 使档案的异地备份保管在费
用 协调 方面 存在 难度 。
３２ 资金 问题 ． 档案的异地 备份及其 备份后的管理都需要大 量的 人力 、物力 、财 力的投入 ，综 合性 档案馆属于财政全
数据 。刘家真认为我 国文献 的档案 数据可 能遭遇 的灾
保管 ，一套供查 阅使用 ，第３ 套异地保 存。” 《 Ａ Ｃ Ｄ 电子文件光盘存储 、归档与档案管理要求 》也明确指 出： “ 归档的 电子文 件至少要一式二套 ，一套封 存保 管 （ Ａ），一套供查 阅利用 （ Ｂ）。必要时 ，复制第三 套 ，异地保存。”这些规定是对 异地备份 保存必要性 的肯定 ，也为异地备份保存提供了法规依据。
难风 险可 以分 为人为 灾难和物理灾难 ，前 者包括 工作 失误 、人 员素质低 、管理失调 、蓄 意破坏和 战争 ，后 者包括火灾 、水害、电源 、气象灾难 以及地质灾难 ，
并认为 除战争 、气象 灾难和地质灾难外 ，其余风 险因
子 的发生概率都较高 ，而气象和地质灾难对档案 的破
坏往往是毁灭性 的。 档案工作 的核 心是对档 案的保护和提供利用 。一
的 电子文件丢失 、损毁 、不可阅读或无法证实其真实
性 、可靠性 ，不仅 影响到国家和各类机构现行活动的
质量和效率 ，更是化 作一段 又一段无法再现的历史空
白。 目前从国际档案界的工作趋势来看 ，档案异地备 份 已经 成为国际上公 认的最 为安全 的档案保护策略 。 因此 ，笔者认 为建立 异地 备份 档案 库 ，充分利用先进 技术和设 备 ，对 各类档案进行数 字化 加工 ，包括 纸质 档案 、胶片照片和录 音录像 带等 ， 是一个富有 创意 的举措 ，也有利于我 国的档案安全管理水平 与国际接
业务 研究 髓
我 国档 案异 地备 份 保存 探讨
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摘 要 远年来突发 毒博枢鲁 穗 爱茔＇ 栏奏 ｔ 绘 媛 全 带来 藿 胁々弧 强
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作中亟待解决的问题。档案的ｌ 份
２２ 档案异地备份保管 的实践 ．
轨。 确保 档案 的安 全是 《 中华人 民 共和 国档 案法 》
图ｌ 我国档案异地备份研究现状 我 国档案异地备份保存的研究起于１ ９ 年 曾少雄 ９９
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在
｜弋 ｜ 《 中国档案 》上发表 的一篇题 为 《 从９・ １ ２ 台湾大 ｜ ＼
地震看城建档案异地备份 》 的论文 。从 图ｌ 以看出 可
２ 国内档案异地备份 的研究现状与实践
２ １ 档案异地百度文库份研究 现状 ．
为 了对我 国 档案 异地 备份 有详 细 了解 ，笔 者 以
“ 主题 ” 为检索 项 ，以 “ 档案 ” 、 “ 电子 文件 ”和
个档案馆所有 的馆藏档案都保存于一个地方 ，方便管 理和利用 。但是 ，这样做不够安全 ，如遇到大地震等 自然灾害 ，档案馆就有可能遭受重创 ，一些受损严重 的档案 （ 尤其是特殊载体档案 ） 甚至无法修复 。由于 档案的不可再生性 ，保证档案在任何情况下都处于安 全的状态显得十分重要 。特别是当前信息技术革命催
生了全新的记录形式—— 电子文件 ，使得社会记 录利
“ 异地 备份 ”为词条 ，在 中国期刊全文数据库 中对发
表于 １ ９ 年 ～２ ０ 年期间的论文进 行检索 ，得到２ 个 ９０ ０９ ９
检索结果 ，去除四篇 关于异地 备份 的通讯报道 ，其余
２ 篇的年际分布如 图ｌ ５ 所示。
用和保存能力受到了严峻的考验 ，一些记录历史事件