档案异地异质备份思考研究

档案异质异地备份策略的研究和思考

摘要：近年来，随着自然灾害的频发，档案事业遭受严重损失，档案的安全保管问题受到强烈的关注。档案的异质异地备份是解决档案安全保管的一个重要途径。本文对我国目前的档案异质异地备份现状进行分析，总结存在的主要问题，并就存在的问题提出可行性的建议。

关键词：档案备份异质异地

课题研究背景

汶川特大地震使四川省档案事业遭受重创。全省203个综合档案馆有118个不同程度受损，4个档案馆坍塌或濒于坍塌，56个档案馆被鉴定为D级危房；375万卷档案处于D级危房之中，302万卷档案处于危险之中，档案保管保护设备设施损毁5511台（套）；地震灾区机关、团体、企业事业单位的档案也遭受不同程度毁坏。尤其是记录羌族文化历史和多民族和睦共居的、具有不可替代性和唯一性的8万余卷北川档案，全部被埋，成为国内外关注的焦点。

档案作为一种特殊的资源，具有不可再生性，一旦受损，将会对国家和社会造成无法弥补的损失，因此，在档案管理工作中，档案的安全保管尤为重要。为了确保档案的安全，需要对档案进行异质异地备份。

档案异质异地备份

一、档案异质备份

档案载体经过几千年历史的演变，发生了重要的变化，由原来的甲骨档案、金石档案、缣帛档案、简牍档案到目前最为常见的纸质档案，进入工业社会，又出现了声像档案。随着计算机技术、网络技术以及数据库技术的不断发展，电子档案也在企事业单位和个人工作中大量产生。所以档案的安全保障问题应运而生，为了保障档案的安全，确保档案在今后的利用，异质备份问题被列入了档案管理工作日程。

（一）档案异质备份的含义

所谓电子文件的异质备份，就是逐步将纸质的转换成胶卷、纸张等载体保存，以确保档案中的信息真实、长久地流传下去，为人类发展和文明进步持续地提供借鉴。档案的异质备份，符合档案工作中提出的“两套制”与“双轨制”的要求，

即将纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。在此，档案文件的纸质版可以视为档案文件电子版的一套硬拷贝。

（二）档案异质备份的原因

1. 对于纸质档案

在长期保管过程中其载体及内容容易被破坏，所以需要进行备份处理。具体原因如下：

（1）由于其保存载体是纸张，而纸张在生产过程中不免会有酸的存在（特别是以前生产的纸张），含酸的纸张在保存过程中易腐烂。

（2）在保存和利用的过程中，因为环境或者人为的一些因素，可能使纸质档案受到污损。

（3）档案在长期保存利用过程中，纸张强度会下降，字迹会逐渐扩散、褪变，严重影响利用。

（4）由于原字迹材料有色素成分存在，字迹会逐渐褪变而模糊不清。

2. 对于电子档案

电子档案是归档的电子文件。电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件的安全可以从载体和计算机两个方面来考虑：

（1）载体

电子文件的载体主要是磁性记录材料和激光记录材料。它们主要是从耐久性方面考虑，比如磁性材料的底基材料老化、污损、磨损和记录介质（磁性消失，信号失真，噪声干扰）的改变都会影响它们的耐久性。

（2）计算机

由于电子文件依赖于计算机，而计算机系统更新或者感染病毒都会使电子文件无法读出或者发生错误。

3.其他

对于这两者共同而言，除了以上因素，还有一些人为的操作事故、社会动乱以及自然灾害、恐怖袭击等不可抗拒因素也会对档案载体造成损害。所以，为了保证档案安全及长期可以利用，需要对档案进行异质备份。

（三）档案异质备份的方式

1. 纸质档案异质备份

（1）将纸质档案转换成缩微胶片，就是利用摄影的方法把资料、档案等原件上的图文信息排在胶片上，再通过加工冲洗，将按比例缩小了的影像在胶片上显影。阅读时再将这些影像放大投影或复印。采用缩微技术的优点是能保持原文件的真实性，使得纸质文件可以长期安全保存，并且节省了空间。但同时也具有缺陷，就是速度太慢不适合对数量大的档案备份。

（2）运用复制技术，包括静电复制和高仿真复制，是一种方便快捷的纸质档案备份方式。一般而言，复制备份的成本较高，较适用于具有永久保存价值档案或珍贵档案。

（3）数字化技术，主要是利用扫描技术、OCR技术、数据库技术等将纸质档案转化成数字化的档案信息，以数字化形式存储。它的优点是速度快，占用空间小，适合大批量备份。但是这种备份方式对于设备的依赖性太高，离开数字化设备就无法使用。

2. 电子档案异质备份

从电子档案的存储介质来看，无论是磁性记录材料还是激光记录材料都具有不耐久，不原始的特点。目前电子备份所用的介质主要有硬盘、磁带和光盘。应用的技术主要有磁盘镜像、磁盘双工。镜像站点服务器集群技术和灾难恢复方案等。

（四）档案异质备份的措施（以电子档案为例）

1. 载体的选择

电子档案的异质备份有多种技术手段，我们可以将档案信息转存到纸张、胶片及磁、光存储介质等多种载体上进行备份。每种载体有其不同的优势和劣势，我们应该根据具体的情况来进行选择。纸质档案的优点是可以直接用肉眼来识读，但缺点是占用空间大并且不易保存;缩微档案的优点是易于保存，耗费低，但缺点是检索存在不便之处，因此我们应该根据单位或者学校的设备情况、人员情况、经费情况、档案原件情况灵活的选择备份载体。

2. 备份标准的选择

备份标准是规范和协调工作秩序的技术依据，是信息传递的载体，也是实施可持续发展战略的重要保证。档案信息异质备份策略在实现档案信息长期安全保

存和快速有效利用中应用了多种技术，包括：计算机技术、纸质档案扫描技术、存储技术、缩微拍摄技术、胶片扫描技术、数字胶片打印技术等等。各种技术的标准化程度差异较大，因此根据单位的具体情况选择一项相对成熟的技术标准是很有必要的。

3. 系统化指导问题

档案信息异质备份，可以通过不同的技术路线实现档案信息的长期安全保存与快速有效利用无论采用哪条技术路线，都需要有相关标准及标准体系的支撑，如果对各个工作环节再配以系统化的指导，那么就可以将各个工作环节有条不紊、合理规范地衔接起来。另外，具体工作开展包括很多环节，很难做到针对每一个环节都制定相应的标准。因此，需要出台科学合理、全面系统的工作导则、实施细则、实用技术手册等做指导，以确保标准更好地得以执行。以标准为支撑，辅以工作导则、实施细则、实用技术手册等配套指导，才能更好地推进档案信息异质备份在档案管理工作中的应用。

二、档案异地备份

(一)档案异地备份的背景及重要性

2008年汶川发生特大地震，不仅给国家和人民带来无法弥补的财产损失和人身伤害，同时也使得我们的档案工作受到重创，汶川、北川等地档案库房倒塌，所存档案均被掩埋，广元、绵阳、都江堰等市档案受损严重。档案的安全保管面临着严峻的考验。2009年三月，德国科隆城市档案馆坍塌，许多珍贵资料彻底毁损包括马克思，恩格斯手稿在内的许多名人手迹和作品原本。2010年，舟曲特大泥石流灾害导致县公安局的户籍档案严重损毁，还有太多太多的例子向我们说明档案安全保管面临的威胁。那么，如何才能有效应对这些威胁呢?

档案工作者认识到，本地备份档案对某些区域性的自然灾害不具有容灾能力，重要档案必须异地保存。

（二）档案异地备份的含义

异地备份就是将档案备份存储在非档案保存所在地，并确保备份地点和被备份档案保管地不居同一地震带、不属同一河流流域、不在同一海岸线、不处同一