第4章-总账管理系统PPT课件
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填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的 科目”系统要求指定现金流量项目及金额
自动填补凭证断号
新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭 证的凭证号
凭证录入时结算方式及票据号必录
在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方 式及票据号。
12
4.2 总账管理系统初始化
选项设置-凭证打印
达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能
赤字控制
控制对象：资金及往来科目或全部科目 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，
系统给予提示
可以使用应收受控科目
即在总账中也可以使用设置了客户往来的Biblioteka Baidu目制单
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4.2 总账管理系统初始化
选项设置-凭证
凭证控制
现金流量科目必录现金流量项目
14
4.2 总账管理系统初始化
选项设置-权限 凭证审核控制到操作员
如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人 填制的凭证，则应选择该选项。
出纳凭证必须经由出纳签字
出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付 的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流 程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。
17
4.2 总账管理系统初始化
总账期初余额准备
准备辅助账各科目的期初数据
如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅 助项目的期初余额。
如何准备？
应收账款按客户整理 应付账款按供应商整理 个人往来按职员整理
18
4.2 总账管理系统初始化
总账期初余额录入
末级科目的余额可以直接输入。 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数
16
4.2 总账管理系统初始化
总账期初余额准备
准备总账各科目的期初数据 年初建账
准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选 择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月 末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没 有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。
账证
总账
记账凭证 存货核算
余额表
财务分析 会计报表 决策支持
5
总账管理系统的应用流程
总账日常业务处理
框中所包含的 项目已经在企 业应用平台中
设置完成
6
总账管理系统的应用流程
总账初始化
总账期末处理
7
总账管理系统的应用流程
总账日常业务处理
开始下月业务
8
4.2 总账管理系统初始化
选项设置
必要性 为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求， 总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大 量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业 可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特 点的应用模式。 软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的 设置决定了企业的应用模式和应用流程。
据逐级向上汇总而得。 科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额
年中建账
准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余 额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生 数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将 该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整 理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将 自动计算年初余额。
合并凭证显示、打印
选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭 证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并” 或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显 示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时 结算方式及票据号必录
打印凭证页脚姓名
决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、 审核人、记账人的姓名。
参数分类 凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、 其他
9
4.2 总账管理系统初始化
选项设置-凭证
10
4.2 总账管理系统初始化
选项设置-凭证
制单控制 制单序时控制：
该类凭证最后一张凭证日期〈=凭证日期〈=系统日期
支票控制
两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据 管理
第4章 总账管理系统
王玉坤 燕山大学会计系
1
本章内容
4.1 总账管理系统概述 4.2 总账管理系统初始化 4.3 总账管理系统日常业务处理 4.4 账簿查询 4.5 总账管理系统期末处理
2
学习目标
通过本章的学习：
了解总账管理系统的主要功能及其与ERP其他系统 间的数据关系
熟悉总账管理系统的操作流程 掌握总账管理系统中各选项的含义 理解总账初始化的工作内容 掌握如何进行总账日常业务处理 理解出纳的主要工作内容 掌握总账期末业务处理的主要工作内容 掌握在总账中进行各种信息查询的方法
3
4.1 总账管理系统概述
地位
会计信息系统的核心子系统
功能
总账初始化 凭证管理 出纳管理 账簿管理 辅助核算管理 月末处理
4
4.1 总账管理系统概述
总账管理系统与其他系统的数据关系
薪资管理 固定资产 应收应付 资金管理
记账凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证
成本管理
记账凭证 其他费用
13
4.2 总账管理系统初始化
选项设置-权限
制单权限控制到科目 单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以 使用的科目为费用类科目和现金科目
制单权限控制到凭证类别 限制某个操作员只能填制某个类别的凭证
操作员进行金额权限控制 系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制， 例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般 财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以 减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。
凭证必须经由主管会计签字
如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依 据，则应选中该项。
允许修改、作废他人填制的凭证
如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发 现凭证有误时是否允许修改或作废。
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4.2 总账管理系统初始化
准备期初数据
为什么？
很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算 机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统 的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性， 要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算 机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务 的完整性。
自动填补凭证断号
新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭 证的凭证号
凭证录入时结算方式及票据号必录
在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方 式及票据号。
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4.2 总账管理系统初始化
选项设置-凭证打印
达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能
赤字控制
控制对象：资金及往来科目或全部科目 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，
系统给予提示
可以使用应收受控科目
即在总账中也可以使用设置了客户往来的Biblioteka Baidu目制单
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4.2 总账管理系统初始化
选项设置-凭证
凭证控制
现金流量科目必录现金流量项目
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4.2 总账管理系统初始化
选项设置-权限 凭证审核控制到操作员
如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人 填制的凭证，则应选择该选项。
出纳凭证必须经由出纳签字
出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付 的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流 程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。
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4.2 总账管理系统初始化
总账期初余额准备
准备辅助账各科目的期初数据
如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅 助项目的期初余额。
如何准备？
应收账款按客户整理 应付账款按供应商整理 个人往来按职员整理
18
4.2 总账管理系统初始化
总账期初余额录入
末级科目的余额可以直接输入。 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数
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4.2 总账管理系统初始化
总账期初余额准备
准备总账各科目的期初数据 年初建账
准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选 择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月 末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没 有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。
账证
总账
记账凭证 存货核算
余额表
财务分析 会计报表 决策支持
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总账管理系统的应用流程
总账日常业务处理
框中所包含的 项目已经在企 业应用平台中
设置完成
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总账管理系统的应用流程
总账初始化
总账期末处理
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总账管理系统的应用流程
总账日常业务处理
开始下月业务
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4.2 总账管理系统初始化
选项设置
必要性 为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求， 总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大 量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业 可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特 点的应用模式。 软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的 设置决定了企业的应用模式和应用流程。
据逐级向上汇总而得。 科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额
年中建账
准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余 额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生 数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将 该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整 理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将 自动计算年初余额。
合并凭证显示、打印
选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭 证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并” 或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显 示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时 结算方式及票据号必录
打印凭证页脚姓名
决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、 审核人、记账人的姓名。
参数分类 凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、 其他
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4.2 总账管理系统初始化
选项设置-凭证
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4.2 总账管理系统初始化
选项设置-凭证
制单控制 制单序时控制：
该类凭证最后一张凭证日期〈=凭证日期〈=系统日期
支票控制
两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据 管理
第4章 总账管理系统
王玉坤 燕山大学会计系
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本章内容
4.1 总账管理系统概述 4.2 总账管理系统初始化 4.3 总账管理系统日常业务处理 4.4 账簿查询 4.5 总账管理系统期末处理
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学习目标
通过本章的学习：
了解总账管理系统的主要功能及其与ERP其他系统 间的数据关系
熟悉总账管理系统的操作流程 掌握总账管理系统中各选项的含义 理解总账初始化的工作内容 掌握如何进行总账日常业务处理 理解出纳的主要工作内容 掌握总账期末业务处理的主要工作内容 掌握在总账中进行各种信息查询的方法
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4.1 总账管理系统概述
地位
会计信息系统的核心子系统
功能
总账初始化 凭证管理 出纳管理 账簿管理 辅助核算管理 月末处理
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4.1 总账管理系统概述
总账管理系统与其他系统的数据关系
薪资管理 固定资产 应收应付 资金管理
记账凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证
成本管理
记账凭证 其他费用
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4.2 总账管理系统初始化
选项设置-权限
制单权限控制到科目 单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以 使用的科目为费用类科目和现金科目
制单权限控制到凭证类别 限制某个操作员只能填制某个类别的凭证
操作员进行金额权限控制 系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制， 例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般 财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以 减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。
凭证必须经由主管会计签字
如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依 据，则应选中该项。
允许修改、作废他人填制的凭证
如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发 现凭证有误时是否允许修改或作废。
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4.2 总账管理系统初始化
准备期初数据
为什么？
很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算 机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统 的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性， 要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算 机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务 的完整性。