饭店物资采购管理

饭店物资采购管理

采购部是负责酒店各项物资采购工作的职能部门。

采购部的主要任务是根据酒店经营管理工作要求，及时、适量、适价，合理地采购酒店各部门所需物资，并保证采购物资的质量及售后服务的联系。

第一节岗位职责

部门：财务部职务：采购部经理

直接上级：财务部经理

直接下级：采购领班

联系部门：各职能部门

岗位描述：

1.任职人员需具备高中或职高以上学历，并具有相应证书。

2.主持采购日常管理业务工作，保证物资供应畅通。

岗位职责：

1.全面负责采购部日常工作，保证物资供应。

2.审批采购申请单、购货合同。

3.组织市场调查研究，及时了解最新市场行情，不断开发货源渠道督导

采购人员努力降低采购成本。

4.确保按采购申请单的内容和要求，以最合理的价格，购买质量符合要

求的物品。

5.及时跟踪追查已采购的定单，确认到货日期，确保物品的正常供应。

有效地控制采购物品的数量，压缩费用开支。

6.与供应商建立良好的合作关系，确保以最低价格买到高质量的物品。

7.协调与酒店其他部门的联系，确保各项采购工作的顺利进行。

8.加强对下属的培训，定期评估工作表现和能力。

部门：财务部岗位：采购部职务：采购领班

直接上级：采购经理

联系部门：各职能部门

岗位描述：

1.任职人员需具备高中或职高以上学历并具有相应的证书。

2.负责物品采购，保质、保量，及时准确地将货品到位。

岗位职责：

1.严格遵守各项财务制度，按照工作程序完成物品采购任务。

2.依据批准后的有效采购订单，取得付款票据，实施购买物品。

3.采购物品严格把好质量关，坚决拒收不符合质量要求的物品。

4.及时报帐并整理、存档各种物品采购的记录及资料。

5.及时了解市场情况，不断开发货源渠道，向采购经理提供市场信息和降低物品采购成本的建议，对不符合要求的货物负责交涉退货。

6.确保按照所需数量，以最低价格购买质量最优、信誉最好的供应商或厂家的物品。

7.与供应商建立良好的业务往来关系，向采购部经理提供最新市场情况和资料。

8.完成采购部经理交办的其他工作。

第二节对采购人员的工作要求

1.严格遵守饭店员工手册和各项规章制度。

2.严格执行采购程序及财务制度。

3.采购人员要定期参加培训提高自身素质，了解市场行情、物价信息、

产品性能。

4.采购人员要掌握谈判的技巧，了解客户心理，买方市场要货比三家、

价比三家，将优质的商品以优惠的价格购入饭店；买方要与客户保持联系，经常电话联系，了解市场行情。

5.采购人员要与送货商、收货部、饭店申购部门之间搞好协调工作。

6.采购人员尽可能掌握饭店使用商品的一般规律，与厨房或使用部门经

常联系，对订单申报数量不合理的现象提前与部门打招呼。说明理由，避免造成库房不必要的积压和缺货。

7.采购员之间要互相通气，提供信息，也可以直接向经理提建议性意见；

在缺少人员的情况下，食品和物品采购要互相协助，特别是饭店出租率高，有大型活动时，一定要保证货源，全力为一线服务，保持饭店的声誉。

8.采购商品国内能够解决的尽量不进口，但要在同等条件下或饭店当局

认为可以的情况下。另外本市能解决的最好不要到外地采购，这样价钱低，到货及时，出现问题可以及时与厂家联系解决，还可以为饭店节约开支；总之，采购部是一个花钱的部门，花钱买东西就有好有坏，众口难调，如何做到价钱低，东西好需要每个采购员去努力工作。

第三节对采购工作的要求

1.使用部门填写采购申请单(有中文为佳),由部门经理签字后交到采

购

部。申请单上要写明物品名称、数量、规格，现库存量及采购原因。

2.采购人员收到各部门的采购单交经理审阅后分发到采购员手中。

(5-15分钟)

3.由采购员填写报价，要求有三家不同供应商的报价，经过比较确定

价

格交经理审签。 (最多不超过三个工作日)

4.采购申请单送给财务部经理、副总经理和总经理审签后，采购员方

可

进行采购。

5.采购单转回之日起三日内到厂家订货购买。货物买回之后，送收货

部或使用部门验收，合格后请收货人在货物收货单或收货报告上签字。

(12-24小时到货)

6.将采购申请单按要求分送收货部及申请部门，一份由采购部保留存

档。

(5-10分钟)

7.采购外地商品要向使用部门说明到货时间，以保证饭店商品的供应。

有些特别商品要首先提供样品，由使用部门确认后方可购买，以免造成不必要的浪费。

8.对于饭店长期使用商品，使用部门要提供月用量，年用量或者写出长

期订单，减少不必要的工作量。

9.如货物出现质量问题，部门提出退货要求，要查明理由、原因、分清

责任，然后与厂家协商，尽量满足部门要求。 (12-24小时)

10.季节性商品要提前向库房说明情况，适当保持库存，选择最佳季节进

行采购，为饭店节约开支。

11.饭店急需商品，特批订单，采购员要向部门经理打招呼，经上级批准

后及时采购，以保证饭店的正常营业。 (2-8小时)

12.对未到达的货物进行跟催。 (随时)

13.食品采购要严格执行食品索证制度，在订货前要向供货单位索要执

照、卫生许可证、地市级卫生防疫部门出具的当年的卫生质量检测报告，同时提供兽医检疫检验证明等，将其存档备查，决不可向证件不全的单位

订购食品。

14.清洗食品用具的洗消剂及客房一次性用品的采购，必须向供货单位

索

要营业执照、生产企业卫生许可证、生产企业生产许可证、生产企业当地地市以上卫生防疫站出具的卫生质量检测报告。

15.订做客房一次性用品时，必须在香波、护发素、浴液、护肤润肤品、

袋泡茶等产品的小包装上注明产品名称、生产企业的卫生许可证编号、产品执行标准号、生产日期、保质期等。

第四节采购工作程序

一.资料的搜集和管理。

1.采购员应在平时多做市场调查，搜集良好品质的物料和供应商，掌

握

市场信息，与同行业做比较，参加与饭店业有关的展览会、订货会、座谈会，事先掌握与饭店业有关的各种设备、用品、用具、消耗物品及餐饮原材料等