采购部供应商大会操作指导书

文件修订记录Revision Record:

文件批准Approval Record

1、目的Purpose:

规范与指导采购部供应商大会的操作。

2、适用范围Scope:

适用于采购部在外召开大型供应商会议。

3、定义Definition:

无

4、引用文件Reference

无

5、职责Responsibilities:

会议召集人：负责会议的发起、议题、议程、与会人员范围等确定；

会议责任人：负责整个会议组织进程的监督（包括组织、准备、召开等）；

会务组织责任人：负责整个会议的会务工作的全程组织安排。（会议费用预算、供应商资料收集、会议室、用餐、住宿、车辆等）；

会务组织成员：协助会务组织责任人，分担会务工作。

6、工作程序和要求Procedure and Requirements

6.1会议召集人确定会议召开日期、议题、议程、与会人员范围；

6.2会议责任人召开内部会议，确定会务组织责任人、会务组织成员并做好会务人员的

分工与完成时间；

6.3会务组织责任人工作组织安排

6.3.1提交会议预算方案，同时提供会议承办酒店（通常为公司协议酒店）设施状

况（二家或以上）以供备选，并经会议召集人批准；

6.3.2文化礼品购买

6.3.2.1会议召集人提出文化礼品需求；

6.3.2.2礼品供应商提供报价，交货期，样品目录或实物；

6.3.2.3会议召集人确定文化礼品（样式、数量、价格等）；

6.3.2.4提交《费用申请单》并跟踪审批；

6.3.2.5供应商下单生产，并在我方要求期限内供货；

6.3.2.6礼品到货后确定数量与质量，如有不符即时与供应商协商处理，直

到满足我方要求；

6.3.2.7供应商提供发票，填写《费用报销单》，并附上相应的《费用申请单》

审批件报销；

6.3.2.8分装文化礼品并提前送至会场。

6.3.3奖杯购买

6.3.3.1会议召集人提出奖杯需求；

6.3.3.2礼品供应商提供报价、交货期、样品目录或实物；

6.3.3.3会议召集人确定奖杯（样式、数量、价格等）；

6.3.3.4提交《费用申请单》并跟踪审批；

6.3.3.5向供应商提供奖杯刻字内容与样式，供应商再次提供成型奖杯样品

获得我方同意；

6.3.3.6供应商下单生产，并在我方要求期限内供货；

6.3.3.7奖杯到货后确定数量、质量及刻字内容，如有不符即时与供应商协

商处理，直到满足我方要求；

6.3.3.8供应商提供发票，填写《费用报销单》，并附上相应的《费用申请单》

审批件报销；

6.3.3.9奖杯分类并提前送至会场。

6.3.4与会议承办酒店确认会议召开当天的会议室大小/所附设施/数量、颁奖礼仪小

姐要求、会务物品放置处、中场休息茶点（加工费）、商务费、大会横幅内容、指示牌、签到台、就餐标准及就餐现场安排、住宿、停车位、酒店会务组情

况等；

6.3.5拟制《会务组织成员分工表》、《会务组联络表》、《供应商与会人员清单》、《供

应商签到表》等；

6.3.6会务组织成员工作组织与安排

6.3.6.1拟制会议召集通知及供应商会议须知（包括会议地点、主题、内容、

议程、就餐、车辆等相关信息），经会议召集人审核后由各相关人员

发至所有邀请供应商，并要求其在规定时间内将参会人员资料反馈

至相关会务组织成员处；

6.3.6.2拟制内部会议通知（包括会议地点、主题、内容、议程、就餐、车

辆等相关信息），确定与会人员，并确认各会场人员安排经会议责任

人审核后发至所有内部与会人员；

6.3.6.3拟制相关领导讲稿，收集各相关部门员会议资料并安排领导接送车

辆；

6.3.6.4收集/复印需分发至各供应商与会人员的资料；

6.3.6.5准备会议所需便携、数字投影仪、激光笔、签字笔等，并填写会议

当天的《携物出门》电子流并跟踪审批；

6.3.6.6负责供应商接待、资料发放/回收、文化礼品发放、会议设备保管、

就餐指引、各分会场的会务工作等；

6.3.6.7现场仪器检测、摄影。

6.3.7收集供应商参会人员信息，并将各供应商与会情况随时通报会议责任人；6.3.8会议召开前确认所有与会人数，安排所需会议住宿、就餐、茶点、车辆等；

6.3.9根据费用预算并综合实际情况提交《业务签单》电子流并跟踪审批，在会议

开始前领取《会议签单卡》；

6.3.10根据实际情况自行购买茶点，先提交《费用申请表》，获批准后购买茶点并提

供相应发票填写《费用报销单》进行报销；

6.3.11根据实际情况安排会务组织成员会后聚餐（如不在会议承办酒店聚餐须提交

《费用申请表》申请费用自行报销）；

6.3.12根据会务组织成员分工表落实会议当天供应商接待人员、会议室、就餐、茶

点等的相应责任人；

6.3.13提前检查会议承办酒店会场布置、餐厅、住宿等（参见6.3.4）情况，并与承

办酒店接口人协调落实未完成事项；

6.3.14会议当天各会务组织成员根据各自的工作职责各守其责，会务组织责任人协

调处理整个会议过程中的异常情况并及时解决；

6.3.15会议结束后清点会务组所携带仪器/设备，与承办酒店办理签单手续，结束会

务工作。

7、支持性文件和质量记录Support Document and Quality Records

无

8、附录Appendix: