办公室工作流程

一、行政类

1. 发文审核流程

备注：

1．凡以公司名义、加盖公司印章发出的各类文件资料，均须经过总经办审核，公司领导审核和签发。

2．“重要发文”包括：上报政府的文件、规章性文件、总体决策性文件、涉及财物处置的文件、重要对外合作事项文稿。

3. 检查方式：文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档

2. 合约审核流程

备注：

1．“合约”是指公司与其他方签订的合同、协议、约定书和意向书以及这些文书的补充文书。

2. 可以不经法律顾问审核的合约包括：标准文本已经法律顾问审核的合约、不具有法律约束力的意向书、经董事长同意免除法律顾问审核程序的合约。

3．合约必须由双方签约代表签名，并标注签约人身份证号码(或签约单位组织机构代码)、第二联系人联系方式。

4．两页以上的合约必须加盖骑缝章。

5. 由本公司单方盖章发出、等待对方盖章回传的合约，必须留1份复印件临时存档，待对方盖章回传后以原件替换复印件。

6. 检查方式：文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档。

3. 文书档案归档流程

备注：

1. 总经办以年度为单元进行文件资料的立卷归档。

2. 为确保归档资料的完整，归档前要进行文档资料收集，各部门配合。

3. 档案管路目录、文件收发表

4. 档案资料查阅流程

备注：

1. 公司档案只能查阅，不能借阅。如确有特殊原因需要借阅，须由总经办登记，董事长签字批准，限期交换。收回时须对案卷的完整性进行逐页检查。

2. 如需要复印案卷资料，须在总经办人员监督下进行。

3. 检查方式：借阅文件记录

5. 用印管理流程

备注：

1. 须经公司领导批准的“重要用印事项”

2. 总经办在用印环节留取原件存档。

3. 除证件盖章等一般用印事项外，凡具有事后查考、利用价值的用印资料均须存档。

4. 检查方式：印章使用登记表。

6. 文件资料发送流程

备注：

1. “发送部门”是指总经办或承办发文事项的其他部门。

2. 文件资料发送实行“谁发送、谁登记”。公司其他部门发送表单、资料，参照本流程执行，不得进行信誉交接。

3. 对外发送的文件资料如无直接签收人，须留有快递回单等依据，并记入《文件资料发送记录》。

4. 对外发送重要电子文档，需进行专项登记。

5. 检查方式：文件收发记录表、文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档

7. 证件（原件）管理流程

备注：

1. “公司证件”包括各种资质类、权属类和荣誉类证书。

2. 证书原件不归档，归档采用纸质复印件和电子版。

3. 证件借出必须经董事长批准。

4. 检查方式：文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档

8. 资质挂靠管理流程

备注：

1.所有资质借用必须经董事长同意许可后放可发放。

2.挂靠公司需将签订合同，递交我司存档备案。

3. 检查方式：挂靠公司登记表、文件资料出入登记表、相关合同

二、人事管理类

1. 招聘录用流程

备注：

1．“采集人才信息”包括：总经办通过人才市场招聘、网络招聘等渠道收集人才信息，以及其他部门、人员推荐人才。

2. 员工入职需在上岗前提交身份、学历学位、职称、执业资格等证件复印件、第二和第三联系人及电话，总经办负责有关信息验证。

3. 检查方式：新员工入职登记表、员工档案表

2. 离岗办理流程

备注：

1．办理离岗交接的内容包括：工作资料交接、业务信息资源交接、办公用品交接、电脑密码等办公信息交接。

2. “关联岗位”包括：物资管理部门、与离岗人员有直接业务往来的部门。

3．驾驶员离岗须由总经办进行违章查询。

4．离岗传批未完，财务部门不予办理离岗结算。

5. 检查方式：员工离职统计表

3. 绩效考核流程

备注：

1.检查方式：由各部门负责人提供

2.非营销人员的总体业绩提奖由财务部计算。

3.检查方

4. 考勤管理流程

备注：

1．检查方式：每月考勤记录资料、请假、出差单据

5. 会议管理流程

备注：

1.检查方式：会议记录档案表

5. 社保流程

备注：

1. 检查方式：相关资料档案、财务部交房名单

6. 探亲出差流程

备注：

1. 检查方式：相关票据、领导签字单据

6.请假管理流程

备注：

1. 请假人必须提前交接好，手头相关工作。

2. 检查方式：领导签字的假条、病例单等

三、后勤服务类

1. 公务接待流程

备注：

1. 检查方式：相关票据

2. 办公耗材和办公用具管理流程

备注：

1．检查方式：物资申购单、入口台账、出库台账、物资领取表

3. 公务车辆管理流程

备注：

1．检查方式：用车申请单、保险单据、交通处理单

4. 公司福利管理流程

备注：

1．检查方式：物资申购单、物品发放名单

5.广告活动管理流程

备注：

1．检查方式：物资申购单、相关合同