办公事务管理及常识

办公室事务管理

办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。

4.1 办公环境管理

4.1.1 办公环境的含义

是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。

4. 1. 2 办公室环境管理的原则

方便→舒适→和谐统一→安全。

想想看：办公室的七大效率杀手有哪些

1、空气杀手；

2、光线杀手；

3、声音杀手；

4、空间杀手；

5、设备杀手；

6、文件杀手；

7、职能杀手。

4.1.3 办公室的布局与布置

（1）布局

①封闭式布局。

封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。

②开放式布局。

就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。

（2）办公环境布置

①布置要点

* 营造一个安静的工作环境；

* 保证良好的采光、照明条件；

* 合理安排座位；

* 力求整齐、清洁。

②布置的原则

* 采用一个大间办公室。

* 使用同一大小的桌子。

* 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。

* 采用直线对称的布置。

* 主管的办公区域需保留适当的访客空间。

* 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。

* 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。

* 全体职员的座位应面对同一方向布置。

* 常用的文件与档案，应置于使用者附近。

* 应保持公共空间和私人空间的独立。

* 桌与桌之间应留有一米左右的距离。

* 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。

* 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。

* 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。

考考你

1、怎样优化办公设备？

* 配备合适光源

* 选择理想的办公桌椅

* 安装隔音设备

* 选择合适的屏风、窗帘、档案柜

* 调节合适的空调温度

* 合理放置办公设备

2、怎样美化办公环境？

* 办公室装饰

* 办公室绿化

4. 1. 3 办公室的视觉环境管理

1、办公室内的覆盖物

（1）有效地使用颜色。（2）颜色应协调一致。

2、照明

（1）光线的量。（2）光线的质。（3）光的设计。

光亮设计的原则：

避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。

4. 1. 4 办公室的听觉环境管理

听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.

* 消除噪音的来源。

* 用吸音的材料以减少噪音的影响。

* 适量音乐的播放。

4. 1. 4 办公室的空气环境管理

1、温度：最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。

2、湿度：最适宜的湿度为40%~60%。

3、空气流通：每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。

4、空气的净化：包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。

4. 1. 4 办公室的保健与安全环境管理

1、保健

＊定期健康检查＊灌输卫生知识。

＊采取疾病预防＊保持环境整洁。

＊推行健康运动＊举办康乐活动。

2、安全管理

＊防盗＊防火＊防止意外伤亡

4.2 日常安排与管理

4.2.1 约会安排

1.约会安排的基本原则

（1）按领导的工作规律和生活习惯安排

（2）区分轻重缓急，合理安排

（3）弹性安排，留有余地

（4）以需要为准，以适度为宜

（5）适当分担，各就其宜

（6）每天核对，以防疏漏

2.约会安排的方法

＊预先安排约会活动

＊记好日历和备忘录

＊提醒领导准时赴约

＊保证领导顺利赴约

＊做好约会前后的服务工作

3.约会安排的方式

＊电话约会 . 书面约会 . 当面约会.

4. 注意事项

＊配合领导的时间表；

＊不要让领导在出差回来当天安排约会；

＊不要在节假日安排约会；

＊重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；

＊订好或确定好约会的场所；

＊及时通知对方赴会；

＊提醒领导赴会；

＊适当保密；

＊处理好变更的约会。

4.2.2 时间管理

时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。

1、时间管理的要素

（1）强烈的时间观念。

（2）清晰的时间成本效益观念

（3）时刻牢记时效观念。

（4）定量控制自己时间的能力。

2.时间管理的分类

Ø一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；

Ø一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。

Ø对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。

3、时间管理的一般原则

（1）用精力最佳时间干最重要的工作。

（2）消费时间要计划化、标准化、定量化。

（3）保持时间上的弹性。

（4）反省浪费的时间。

（5）保持时间利用的相对连续性。

（6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。

（7）严禁事必亲躬。

（8）坚持从现在做起的信念。

（9）保留自我时间管理的最低批量时间。