分散自行采购管理暂行办法

防灾科技学院分散自行采购管理暂行办法
第一章总则
第一条为加强学院采购监督管理，规范学院分散自行采购行为，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》（国务院令第658号）、《中国地震局政府采购管理办法》《中国地震局政府采购规程》（中震财发〔2016〕73号）及其他相关规定，制定本办法。

第二条本办法所称分散自行采购，是指学院各部门使用预算资金采购“集中采购机构采购品目”及“部门集中采购品目”以外，单项或批量金额在“分散采购限额标准”以内的货物、服务和工程项目。

分散采购限额标准以内的集中采购机构采购、部门集中采购品目，由资产管理处按照国家及上级主管部门相关管理制度办理。

分散采购限额标准指单项或批量金额达到100万元以内的货物和服务的项目、120万元以内的工程项目。

集中采购机构采购、部门集中采购品目以及分散采购限额标准，随国务院发布新的年度中央预算单位政府集中采购目录及标准动态调整。

第二章职责分工
第三条分散自行采购活动由学院招投标工作领导小组负责统一领导，财务、资产、纪检监察等部门共同管理，日常管理工作由发展与财务处负责。

第四条发展与财务处职责
（一）组织制订分散自行采购管理制度；
（二）审批部门填报的分散自行采购的采购计划、预算及采购方式；
（三）联系、协调采购代理机构，并加强对其的监督管理；
（四）单位内部采购评审专家库的建设及管理；
（五）采购过程的协调、管理及监督；
（六）采购档案备份材料的收集、整理及存档；
（七）处理其他有关采购管理事务。

第五条资产管理处职责
（一）组织制定分散采购限额标准以内的集中采购机构采购、部门集中采购品目的采购流程；
（二）办理分散采购限额标准以内的集中采购机构采购、部门集中采购品目采购。

第六条审计监察处职责
（一）对采购活动执行法律、法规和有关规定的情况进行监督；
（二）对采购活动出现的违反有关法律、法规和徇私舞弊的行为进行查处；
（三）其他应当监督检查的内容。

第七条采购（项目）执行部门职责
（一）建立本部门采购管理内部工作流程；
（二）编制本部门采购实施计划和预算；
（三）确立采购项目的技术指标，以及采购过程中进行必要的澄清；
（四）与采购代理签订委托协议（合同），确认采购结果；
（五）采购档案收集、整理及存档；
（六）接受管理部门及纪检监察部门的监督检查；
（七）完成采购组织的其他工作。

第三章限额标准及采购方式
第八条分散自行采购分自行直接采购、自行谈判采购、委托分散采购三种方式。

（一）自行直接采购，指采购执行部门本着质优价廉的原则直接选定供应商进行采购。

（二）自行谈判采购，指按项目进行采购管理，由项目执行部门参照竞争性谈判的组织程序，在学院财务、资产、纪检监察等有关部门监管下，与供应商进行谈判、议价采购。

自行谈判采购分唯一供应商与多供应商谈判采购。

（三）委托分散采购，指按项目进行采购管理，由项目执行部门提出采购计划，经学院审批流程审批后，委托采购代理机构依照政府采购公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购等方式实施。

第九条分散自行采购限额标准的执行
（一）单项或批量采购金额在3万元以下，由采购人组织自行直接采购。

（二）单项或批量采购金额在3万元（含3万元）至50万元，按照自行谈判采购方式实施。

谈判评委应不少于5人，且评委中应不少于一名经济或法律类专家。

（三）单项或批量采购金额在50（含50万元）至100万元（工程项目为120万元），按照委托分散采购方式实施。

第四章采购准备
第十条项目执行部门根据项目申报内容及批复预算，负责起草采购文件。

其中，涉及设备购置及安装的，列出设备主要技术参数指标、功能需求；涉及工程的，列出工程形象内容及主要工程量指标；涉及服务采购的，列出服务采购形象内容及相对的量化功能需求指标。

第十一条采购文件必须符合有关法律法规和国家政策规定，不得限制供应商公平竞争或以不合理条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇，不得以任何方式指定品牌和供应商。

进行分散委托采购的，项目执行部门可要求发展与财务处协调有关中介机构协助采购文件的编写。

第十二条对于技术复杂或者部门内部对技术指标意见不一致的采购项目，项目执行部门应当组织论证，论证内容包括但不限于采购项目的商务要求、技术指标和评分细则等采购文件的核心内容。

第十三条项目执行部门应做好采购预算的初步核定，对设备、服务购置应进行市场调查、询价，对工程采购，应当核算工程造价。

项目执行部门也可委托会计师事务所、工程造价咨询公司等第三方协助进行采购预算的确定。

第五章采购审批
第十四条项目执行部门根据前期采购文件拟订及预算核定情况，通过OA系统填报分散自行采购审批表，提交采购实施计划，申报实施采购。

第十五条采购计划经发展与财务处初审，由审计监察处审查后，报项目执行部门分管院领导审批。

达到委托分散采购额度的，还需报总会计师、院长逐级审批。

第十六条项目执行部门的采购事项涉及需要学院其他有关部门配合的（不含财务、资产、审计部门采购管理职责），应事先完成与有关部门的协商，并在采购审批材料一并提交协商结果。

第十七条对于达到委托分散采购额度申请自行谈判采购的，以及申请单一供应商来源或唯一供应商采购的，均需报总会计师、院长逐级审批。

其他特殊情况，由学院领导召开办公会审批。

第六章采购实施
第十八条自行谈判采购、委托分散采购经审批同意后，均需发布采购公告、采购结果公示，参照学院《关于加强公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商等采购评审专家抽选管理的通知》（防科发财﹝2017﹞30号）抽选评委参与采购评审、谈判。

第十九条自行谈判采购，项目执行部门负责做好供应商报名的登记，负责谈判、议价过程的组织及全过程录音录像，办理中选供应商的确认手续。

发展与财务处负责在学院网站首页专栏发布发布采购公告及采购文件，负责指导项目执行部门开展谈判议价的过程管理。

第二十条委托分散采购，发展与财务处商项目执行部门确定采购代理机构，负责在学院网站首页专栏转载代理机构发布的采购公告及采购结果公告；项目执行部门负责与代理机构签订具体采购委托代理协议，办理中选供应商的确认手续。

对过程中出现的各类问题，由采购代理机构按照相关法律法规处理，发展与财务处、审计监察处予以协调，项目执行部门予以配合。

第七章质疑
第二十一条自行谈判采购活动中，发生供应商质疑、投诉等问题的，发展与财务处、审计监察处负责协调处理，项目执行部门根据需要予以配合。

分散委托采购活动中，发生供应商质疑、投诉等问题的，代理机构负责处理，发展与财务处、审计监察处根据需要进行协调，项目执行部门予以配合。

第八章档案管理
第二十二条采购档案应当包括采购预算批复文件、采购文件制定材料、预算核定材料、采购审批材料、分散委托采购委托协议、采购公告发布材料、供应商提交的文件、评审材料、中选供应商确认材料、自行谈判采购谈判过程影像资料、评审结果发布材料、合同文本，接受质疑、投诉答复、投诉处理等过程性材料，及其他有关文件、资料。

第二十三条项目执行部门应对每项采购档案进行收集、整理、归档，并妥善保管，不得伪造、变造隐匿或者销毁。

对分散委托采购档案，发展与财务处要求代理机构做好采购实施过程材料的归集，对采购档案进行备份存档，并根据需要将项目采购档案交付学院档案馆存档。

第九章监督管理
第二十四条项目执行部门、采购管理部门应当按照政府采购法律制度有关规定，建立健全工作管理机制、内部控制措施，分工负责，确保分散自行采购组织实施合规、有效。

第二十五条纪检监察部门应当加强对分散自行采购活动的监督管理，对采购过
程中出现的违反有关法律、法规和徇私舞弊的行为进行查处。

第十章附则
第二十六条本办法由发展与财务负责解释，达到分散采购限额标准的所有货物、工程以及服务采购（不含基本建设项目），按照《防灾科技学院招投标采购管理办法》执行。