浅谈高校二级学院办公室工作

浅谈高校二级学院办公室工作

作者：陈曦

来源：《新西部下半月》2011年第05期

【摘要】本文阐述了高校二级学院办公室工作性质，分析了二级学院办公室的工作特点，探讨做好高校二级学院办公室管理工作应具备的素质：增强政治思想素质和良好的工作作风，发挥参谋助手的作用；牢固树立综合协调意识，做好协调工作；强化自身服务意识，形成办公室工作新思路。

【关键词】高校；二级学院办公室；管理工作

高校二级学院办公室是高校党政管理的基层部门，学校各相关职能部门的工作二级学院办公室都相应地承担，单位虽小，功能俱全。发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的纽带与中枢作用。正确认识办公室管理工作的重要性，是做好办公室管理工作的前提和基础。

一、二级学院办公室的性质

1、综合性

二级学院办公室不仅要做好院系领导的参谋和助手，也承担着学院各职能部门的相关工作，具有很强的综合性。如教学管理、科研管理、人事管理、财务管理、行政管理等工作。各项工作都要经过二级学院办公室的综合汇总，或由办公室直接提出处理意见，交由有关职能部门处理，或由院领导进行研究，做出决策。在这个过程中不可避免出现某些问题，这也需要办公室去理顺关系、沟通情况、反复磋商。

2、协调性

二级学院办公室是从上到下、从内到外的协调部门。作为联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”，只有协调理顺各种关系，各项工作才能顺利进行。在保障教学科研管理工作正常运行之外，又必须做好行政管理工作。对上有各职能部门和学院领导，对下有教师和学生，对内有学校、学院各部门，对外有实习基地、用人部门等相关单位，都需要办公室与之沟通。办公室的协调作用是多层面、全方位的。

3、服务性

二级学院办公室是承上启下的服务部门。二级学院办公室的工作性质决定了它的服务职能，办公室工作要服务于教学、科研工作，服务于学院领导，服务于上级职能部门，服务于师生职工。

二、二级学院办公室人员应具备的素质

1、增强政治思想素质和良好的工作作风，发挥参谋助手作用

办公室人员要加强政治理论学习和党性修养，提高思想认识水平。办公室人员只有具备较高的政治素质，才能够对学校各种文件会议精神做到先知先觉，融会贯通，明确自身工作的责任，从而抓住工作的重点，更好地履行岗位职责。提高政治理论水平，熟悉高等教育发展规律，熟悉学校各项规章制度，立足全局，从学校、学院的角度去考虑和分析问题，增强服务的主动性，这样才能有效地提高办公室的工作水平。办公室人员要加强政治思想理论和党性修养，自觉维护学校党、行政的权威，学习社会主义理论体系的主内容，不断提高政治觉悟。要有良好的工作作风。办公室工作无小事，一些所谓的“小事”，稍有不慎就会出“大问题”。因此，办公室工作人员要坚持实事求是的原则，在向上级部门和学院领导反映情况、提供信息、报送数据、汇报工作时，要全面准确，不能夸大或缩小，也不能隐瞒情况，处理任何工作，力求公平、公正。办公室一般要负责记录领导班子会议内容，草拟学院有关公文、规章制度、工作计划等工作，在没有公开之前要始终坚持不该说的不说，不该做的不做，不该看的不看，避免在群众中造成不必要的影响。

2、牢固树立综合协调意识，做好协调工作

二级学院办公室是连接教师、学院、学校以及社会的桥梁和纽带，理顺各方面关系能为学校教学科研工作创造良好的发展环境。

首先保障工作上的协调。第一，公文协调。要广泛征求各方面的意见，完善公文内容，提高公文质量，为院领导提供优质、高效的智力服务。第二，会议协调。主要协调落实会议时间、地点、议题和议定事项，保证会议达到预期目的。第三，事务协调。协助院领导处理有关日常事务，努力提高接待水平，得到各级学校各级领导的理解和支持，使院领导腾出更多的精力抓大事。第四，日常管理协调。充分发挥二级学院办公室“总调度”和“中转站”的作用，及时对学院各个职能部门和各院系的工作目标、实施步骤、办法进行指导和规范，妥善处理好教职工反映的问题、重大突发事件等，消除不稳定因素，确保工作顺利开展。

其次要保障关系的协调。第一，外部协调。要主动和学校相关主管部门沟通、联系，勤问、勤走，及时、准确、大量地获取信息为学院的教学、科研和管理工作服务。多渠道地、全方位地面向社会企事业单位进行项目推广，促进校企合作，为学院赢得更高的经济效益和社会声誉。第二，内部协调。要服从领导安排，贯彻领导意图，听从领导调度，做领导的得力助手；要热情服务教师，调动教师积极性，积极为教师解决生活、工作当中遇到的问题；办公室内部工作合理布局安排，既有明确分工又有共同合作，精诚团结，要完善工作责任制，要增强办公室内工作人员之间的协调，搞好团结，增强凝聚力，调动一切积极因素，充分发挥办公室的整体功能；要与其他院系、部处要积极沟通配合，通力协作。

3、强化自身服务意识，形成办公室工作新思路

服务是高等院校二级学院办公室工作又一个重要职能。学院办公室的工作人员与要开拓新思路，提高服务水平。

首先，由被动型服务向主动型服务转变。二级学院办公室基层管理面对各类具体事务，如教学、科研、财务、党务、人事、资产管理等工作;对外联系学院各职能部门，对内服务二级学院教职工及学生，不仅工作量大而且繁杂，有其被动性。但办公室工作也有其规律性，只要我们在工作中善于总结和摸索规律，对于重复性和周期性工作，应事先做好计划安排，制定工作计划表，做到事先有计划和准备，就能尽可能地减少工作的盲目和被动，化被动为主动，才到有条不紊和应付自如。

其次，由事务型服务向参谋型服务转变。办公室各项办公室工作的基本要求是事务性工作能顺利处理完成，但办公室不能简单的满足于此。二级学院办公室参与教学、科研、行政、学生、后勤等各方面的事务管理工作，不仅信息量大而且涉及面广，各种信息都先汇集到办公室，在某种程度上比一个学院领导接触学校、学院的各方面情况还要多，所以要及时将情况以及问题反馈给领导，以便领导总结经验，改进工作，使工作能正确地实现领导的决策意图，尽量减少人力、物力和财力支出而取得更佳的办事效率。这样办公室才能真正从事务型服务向参谋型服务转变，当好领导的参谋和助手。

二级学院办公室的工作任重道远。作为办公室的工作人员必须振奋精神，开拓进取，不断增强创新意识，形成办公室工作新思路，充分发挥办公室的作用，为学校的教学、科研、管理工作的繁荣做贡献。

【参考文献】

［1］朱润晔．提高二级学院办公室工作水平的思考［J］．高教与经济，2009(1)．

［2］李遵义．高校二级学院办公室做好协调工作的思考［J］．新疆石油教育学院学报，2004（4）．

［3］焦志伟．浅谈高校二级学院办公室管理人员应具备的基本素质［J］．科教文汇，2009（2）．

［4］杨微微．高等院校二级学院办公室管理工作研究［J］．科技创新导报，2010（6）．

【作者简介】

陈曦（1982-）女，西安文理学院计算机科学系秘书，研究实习员．