公文处理办法(2013年版)

中国邮政储蓄银行公文处理办法
（2013年版）
目录
第一章总则 (1)
第二章公文种类 (2)
第三章公文格式 (3)
第四章行文规则 (5)
第五章公文拟制 (8)
第六章公文办理 (12)
第七章公文管理 (15)
第八章附则 (16)
第一章总则
第一条为实现中国邮政储蓄银行公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文质量和工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发…2012‟14号）和中国邮政集团公司公文处理的有关规定，结合中国邮政储蓄银行实际，制定本办法。

第二条中国邮政储蓄银行公文是全行实施经营管理、履行职能、处理公务过程中产生的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法开展经营管理和进行公务活动的重要工具，包括行政性公文和规章性公文。

第三条根据公文载体的不同，中国邮政储蓄银行公文分为电子公文和纸质公文，两者具有同等效力。

中国邮政储蓄银行电子公文（不含国家秘密公文）通过中国邮政储蓄银行综合办公信息处理平台（以下简称“OA平台”）形成、办理、传输和存储。

电子公文附件在容量超过100M或其他特殊情况下，可通过企业内部即时通讯工具（以下简称“腾讯通”）加密传输或纸质邮寄，严禁通过互联网（腾讯通除外）办理、传输。

除涉及国家秘密或内容敏感、形式特殊的公文可通过纸质方式进行处理外，其他公文应通过中国邮政储蓄银行OA平台处理。

第四条公文处理工作指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设。

一级支行以上（含一级支行）机构办公室或者综合管理部门（以下统称“办公室”）应配备专职人员负责公文处理工作，行内各部门应配备综合员负责部门内公文运转工作，并保持人员相对稳定。

第七条各单位办公室主管本单位的公文处理工作，并对下级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第八条本办法适用于中国邮政储蓄银行各级单位公文处理工作。

第二章公文种类
第九条中国邮政储蓄银行的行政性公文种类主要包括：
（一）决议。

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告。

适用于向国内外宣布重要事项或者特定事项。

（四）通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。

适用于发布、传达要求下级单位执行或者周知的事项，批转、转发公文。

（七）通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。

适用于向上级单位和监管机构汇报工作、反映情况，回复上级单位和监管机构的询问。

（九）请示。

适用于向上级单位和监管机构请求指示、批准。

（十）批复。

适用于答复下级单位请示事项。

（十一）函。

适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第十条中国邮政储蓄银行规章性公文的分类及其适用对象按照行内规章制度管理相关规定执行。

第三章公文格式
第十一条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位和内部发送单位、联系人和联系电话、印刷份数、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。

公文印制份数的顺序号。

涉及国家秘密、中国邮政储蓄银行核心商秘的公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

涉及国家秘密的公文应当根据相关保密规定分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

涉及中国邮政储蓄银行商业秘密的公
文，应当根据相关保密规定分别标注“核心商密”“普通商密”和保密期限。

（三）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标明“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文单位标志。

由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。

联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。

由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。

由发文单位名称、事由和文种组成。

发文单位可在标题中省略。

（八）主送单位。

公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。

公文的附件顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。

署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。

署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。

公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

有特定发文机关标志的普发性公文
和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。

公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位和内部发送单位。

抄送单位是指除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

内部发送单位指本级单位需要执行或者知晓公文内容的有关内设部门。

（十七）印发单位和印发日期。

公文的送印单位和送印日期。

（十八）联系人和联系电话。

联系人部门、姓名及联系电话。

（十九）印刷份数。

发文单位印制纸质文件的份数。

（二十）页码。

公文页数顺序号。

除特殊情形外，正文与附件均应标注页码。

第十二条公文的版式按照《中国邮政储蓄银行公文格式》执行。

第十三条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

第十四条公文用纸幅面采用国标标准Ａ4型。

特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则
第十五条行文应确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

应当遵循以下规则：
（一）经国务院授权，由国家有关部门以公告、通告方式或在国家级报刊上全文发布的与中国邮政储蓄银行有关的行政规章等，视为正式公文遵照执行。

除需结合中国邮政储蓄银行实际情况提出贯彻要求外，一般不再另行转发。

（二）各单位应当依据职责和授权积极主动地处理职权范围内的事项。

（三）能合并发文的不单独行文。

（四）对可以通过中国邮政储蓄银行业务审批系统实现申请、审批的事项，若无特殊要求，不再以文件重复审批。

第十六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

应当遵循以下规则：
（一）董事会、监事会有关决策和决议事项以中国邮政储蓄银行股份有限公司名义印发执行或对外发布。

（二）一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十七条向上级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，但不能同时抄送上级单位的内设部门和下级单位。

（二）要严格按照职权范围和隶属关系行文。

超出内设部门权限的、涉及全行性的重要事项，应经行领导授权后以单位名义向上级单位行文，内设部门不得擅自越权向上级单位行文；属于各单位内设部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（三）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

（四）“请示”应当一文一事，不得在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。

凡在其他文种中夹带请示事项，上级单位不予批复，未得到及时批复造成工作延误或损失的由行文方承担责任。

作为上行文的“意见”，应按请示性公文的程序和要求办理，上级行应当对下级行报送的“意见”作出处理或给予答复。

（五）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文，更不能多头分送。

确需直接报送领导同志的，应附有关领导同志交办的批示。

情况紧急确需直接分送有关领导的，应注明已分送的领导同志。

第十八条向下级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）各单位在职权范围内，可以对辖属机构下发指示性文件，指导工作，布置任务。

（二）主送受理单位，根据需要抄送相关机关。

重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

（三）各单位办公室根据本单位负责人授权可以向下级单位行文。

其他部门在职权范围内可以以“函”的形式向上下级单位相关部门和本级单位各部门行文，特殊情况下也可以向下级单位行文（非指令性公文），行文内容仅限于在其职权范围内布置事务性工作、明确本专业一般性的具体操作办法、询问和答复问题及联系其他事项。

不能用部门函印发涉及全行政策性、规章性文
书和审批下达应该由本级单位审批下达的事项。

各部门以函件形式行文，应同时抄送本级单位办公室。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，办公室经请示行领导同意后，应当责令其纠正或者撤销。

第十九条向同级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）各级单位可以与同级或相应的党政机关、政府部门、社团组织、企事业单位联合行文。

（二）各单位可在职权范围内以“函”的形式向相应的党政机关、政府部门、社团组织、企事业单位行文，商洽工作、询问和答复问题。

（三）除办公室外，各单位内设部门不得对外正式行文，与其他单位内设部门及本级单位其他内设部门进行工作联系确需
行文时，可依据职权范围以“函”的形式相互行文。

第二十条各单位及内设部门以函件形式行文时，应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

第二十一条各部门向行领导请示工作，应当在与相关部门沟通、协商达成一致后，使用“签报”递交行领导阅示。

第五章公文拟制
第二十二条公文拟制包括公文的起草、会签、审核、签发等程序。

第二十三条公文起草应做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，符合全行经营发展战略，完整准确体现发文单位意图，符合国际惯例和商业准则，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）一般公文，按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管，谁拟办。

带有方针、政策性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究提出方案，再指定专人拟办。

（七）草拟公文如有办文依据应该附上。

第二十四条公文会签应做到：
（一）公文的内容涉及其他部门，需协商确定的，主办部门应会签相关部门。

（二）会签部门应本着认真负责的态度，根据政策规定、来文内容和部门职责，及时提出会签意见。

非紧急文件须在3个工作日内予以回复，特急、加急应随到随签，如确有特殊情况不能按时回复，会签部门应当提前与拟稿部门协商回复时限及方式，否则视为同意。

（三）会签部门如对文稿有不同意见，会签部门负责人应列
明意见及理由。

会签部门负责人填写“同意”则视为同意文稿内容。

（四）拟稿部门与会签部门对文稿内容未能协商一致时，拟稿部门应列明不能采纳会签意见的理据，并连同会签单位意见一并报请行领导审定。

第二十五条公文文稿签发前，应当认真审核。

公文审核实行分级负责制。

公文起草部门应对本部门拟写的公文进行内容、文字和格式方面的初核，综合员承担行级发文在提交办公室前的主要运转职责，以及部门函的登记、文印、电子用印、分发职责。

拟稿部门负责人是本部门所拟公文质量的第一责任人，应对文稿内容的真实性、准确性进行严格把关，并签字确认。

各级邮储银行党委文件、行文件应当由办公室（党委办公室）统一审核把关后送行领导审签。

公文审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）文稿内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位的意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职责范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；意见不一致的，拟稿部门有无作出说明。

（四）文种是否正确，格式是否规范；语句是否通顺；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十六条办公室在审核中发现问题时应做到：
（一）经审核不宜发文的，征得拟稿部门同意后，将文稿退回。

如拟稿部门不同意，则提出核稿意见，提请行领导审定。

（二）文稿内容涉及有关部门应会签而未会签的，将文稿退回拟稿部门补办会签手续。

（三）办公室在不损害原意的情况下，可对文稿进行文字加工；对于拟写格式不规范、内容表述不清、条理混乱或需要进一步明确政策措施的文稿，办公室应说明理由，退拟稿部门修改或重拟。

如未与拟稿部门就文稿的修改协商一致，办公室应提出明确意见，提请行领导审定。

第二十七条公文应当经有权签批人审批后签发：
（一）重要公文和上行文送分管行领导核签后，由行长或其授权的行领导签发。

（二）对分支单位的下行文由行领导根据分工和授权签发。

（三）以办公室名义发出涉及全行的公文，由办公室总经理或其授权的副总经理审签后，送分管行领导签发。

其中，转发上级文件且又不需要提出新的措施要求的，可经行领导授权由办公室总经理或主持工作的副总经理签发。

（四）党委文件由党委书记或书记委托的副书记签发。

（五）纪委文件由纪委书记或书记委托的副书记签发。

重要纪委文件可由党委书记或书记委托的副书记签发。

（六）工会文件由工会主席或主席委托的副主席签发。

（七）送行外单位会签的公文，行领导应首先签批；联合发
文，应由牵头单位的领导首先签批，再送联署单位领导签批。

（八）以部门名义发出的公文，由部门总经理或经部门总经理授权的副总经理签发。

（九）各单位的负责人签发公文应认真负责，明确签署意见、姓名和完整审批日期。

圈阅或者签名的，视为同意。

（十）书面签批公文，应当使用蓝黑或碳素墨水笔，不得使用铅笔、圆珠笔及纯蓝、红墨水，确保符合存档要求。

第六章公文办理
第二十八条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十九条收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（一）签收。

办公室文秘人员或部门综合员收到公文后应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。

办公室文秘人员或部门综合员应当对公文的主要信息和办理情况详细记载，主要信息包括但不限于来文单位、来文字号、来文标题和成文日期。

（三）审核。

收到下级单位上报的公文，办公室文秘人员或部门综合员应当进行审核。

审核的重点是：是否应当由本单位办理；是否符合行文规则；文种、格式是否规范。

经审核不符合规定的公文，经办公室负责人或部门负责人批准后，应当在一个工作日之内退回呈报单位并说明理由。

（四）拟办。

经审核，对符合本办法规定的公文，办公室文秘人员或部门综合员应当及时拟办意见送相应负责人批示或者交有关部门办理，需要两个及以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

（五）批办。

批办公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和批示日期，其他批示人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

（六）承办。

对有请示事项的，承办部门应当及时办复。

紧急公文要随到随办，普通件应在10个工作日内办复，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办复。

因特殊原因需延长处理时间的，应提前向有关领导报告，并向来文单位和本级行办公室作出说明。

对阅知性公文，应当根据内容及时在部门内传阅学习。

公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

对非本部门职权范围内或不宜由本部门办理的公文，承办部门负责人应填写拟办意见并在收文后3个小时内提请办公室转办或呈报行领导批办。

对涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。

如有分歧，主办部门负责人应出面协调，不能协调一致的，报请行领导协调或裁定。

（七）催办。

送拟办、批示、承办或协办的公文，办公室文秘人员或部门综合员负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第三十条发文办理的主要程序是：
（一）复核。

已经发文单位负责人签发的公文，办公室印发
前应当对公文的审批手续、内容、格式等进行复核。

（二）登记。

对复核后的公文，应当确定发文字号、发送范围和印制份数并详细记载公文的主要信息。

（三）校对。

公文校对除特殊情况，必须由拟稿人本人校对，确保准确无误。

校对人发现签发稿有问题时，应及时同办公室联系，未经签发人同意，校对人不得随意改动签发稿内容。

确需作实质性修改的，应当报原签发人复核。

（四）印制。

公文印制必须确保质量和时效，涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（五）盖章。

公文印制完毕，发文单位应当对需用印的公文及时盖章。

（六）核发。

公文盖章完毕，发文人员应当对公文的文字、格式、印刷质量、盖章情况进行检查后分发。

第三十一条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律法规和中国邮政储蓄银行有关商业秘密管理的规定，确保国家秘密和中国邮政储蓄银行商业秘密安全。

涉及国家秘密的公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十二条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及本单位档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。

单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务
过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

第七章公文管理
第三十三条各级单位可根据本办法，结合实际情况，制定实施细则，建立健全公文管理制度，确保公文管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十四条公文由各单位办公室或者各部门专（兼）职人员统一管理。

二级分行及以上单位应当建立机要保密室，有条件的单位可建立机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十五条公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。

确定密级后，按照所定密级严格管理。

绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

第三十六条公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。

第三十七条复制、汇编涉及国家秘密和中国邮政储蓄银行商业秘密的公文，须按照国家和中国邮政储蓄银行保密管理有关规定履行审批手续。

复制、汇编的公文视同原件管理。

绝密级公文不得复制、汇编。

复制件应当加盖复制单位戳记。

翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。

汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十八条公文的撤销和废止，由发文单位或上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。

公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十九条涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第四十条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。

销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。

个人不得私自销毁、留存涉密公文。

各单位办公室负责本单位文件的销毁。

第四十一条单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照档案管理相关规定移交档案管理部门。

员工离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十二条新设立的单位应当向上级单位办公室提出发文立户申请。

经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第四十三条各级行内设部门拟增加发文形式时，应向本级行办公室提出申请。

经审查符合条件的，方可增加。

第八章附则。