如何做好信息化管理

如何做好信息管理

我们知道，目标规划、动态控制、组织协调、信息管理和合同管理是实现工程建设监理“质量、进度、投资”控制三大中心任务的基本方法。在实施工程建设监理的过程中，监理工程师要对所需要的信息进行收集、整理、处理、存储、传递、应用等一系列工作，这些工作总称为信息管理。信息管理的目的就是根据信息的特点，有计划地组织信息沟通，以保持决策者能及时、准确获得相应的信息，为决策者提供决策依据。

一、监理信息的特点

1、信息量大

因为工程建设监理涉及多部门、多环节，工程项目又具有多用途、多渠道、多形式的特点，在实施监理的过程中，会产生大量的信息。从信息流的角度分析这些信息，主要包括以下内容：

（1）自上而下流动的信息，即信息源在上，接受信息者是其直接下属，例如监理目标，总监下达给监理工程师的指令，制定的工作条例、办法、规定及业务指导意见等；

（2）自下而上流动的信息，是指由下级向上级传递的信息，这些信息主要包括一些应该引起上级注意的情况、意

见以及上级因决策指挥的需要，要求下级提供的资料和情况等；

（3）横向流动的信息，指同一层次的工作部门或工作人员之间相互提供或接受的信息，这种信息一般是由于分工不同而产生的，以及在特殊、紧急情况下，为了节省信息流动时间而需要横向提供的信息，例如在一个监理项目中不同专业的监理工程师之间交流的信息就属于横向流动的信息；

（4）在监理项目部与环境之间进行流动的信息，监理项目部与自己的企业领导、业主、设计单位、物质供应单位等其它相关方，都要根据不同情况的需要进行信息交流，以满足自身项目监理的需要，同时又要满足与环境的协作要求，或按国家规定的要求相互提供信息。

2、信息系统性强

由于工程项目的单件性和一次性，因此虽然信息量大，但却都集中于所管理的项目对象，故容易系统化，这就为信息系统的建立和应用创造了非常有利的条件。

3、信息传递中障碍多

监理信息从发送到接收的过程中，往往由于传递者主观方面的因素，例如对信息的理解能力、经验、知识的限制而发生障碍，也往往因为地区的间隔、部门的分散、专业的隔阂等而造成信息传递障碍，还往往因为传递手段落后或使用不当而造成传递障碍。

4、信息产生的滞后现象

由于信息是在项目建设和工程监理的过程中产生的，信息反馈一般要经过加工整理、传递，然后到达决策者手中，故往往迟于物流，如果反馈不及时，容易影响信息作用的及时发挥而造成失误。

二、监理信息管理应注意的几个环节

1、掌握信息来源，进行信息收集

监理信息有以下几种来源：

（1）在项目监理机构之外产生的信息，即外源信息，例如，从本企业、主管部门、市场、业主、设计单位、物资供应单位、科研单位、信息管理部门等获得的与本监理项目有关的信息。这些信息可分为指令性信息、指导性信息、市场信息和技术信息。

（2）产生于项目监理过程中的信息，包括：作业信息，指实际工作的基层人员所需要及由他们那里产生的信息，多用原始记录或报表进行记录和传递；监理信息，指中间管理层用于计划及控制方面的信息，需要对原始数据进行整理汇总；计划决策信息，指决策者所需要并产生的信息，包括决策、计划、指令等。

对于各种信息来源，应进行制度化、标准化工作，建立责任制，进行有效地收集。信息的收集工作必须把握信息来源，做收集及时、准确。如果事后追忆，就难以保证其准确性，

甚至会导致决策失误。信息收集还要做到不漏不滥，要对数据资料的选择、分类、鉴别、检验形成正规的程序。对例行性活动的信息要规定出收集的时间、项目、方式、责任人等。

2、建立监理信息系统，正确应用信息管理手段

监理信息系统包括设计信息沟通渠道、建立信息管理组织和信息管理制度等。设计信息沟通渠道的目的是保证信息流畅通无阻，健全的组织和有效的管理制度是必须的条件，信息管理组织有人工管理信息系统和计算机管理信息系统

两种。前者包括信息人员的配备、会议制度的建立、各项基础工作的健全化、信息的鉴定和签证制度等。

信息管理手段包括信息收集、加工整理和贮存的手段，以及各项基础工作和计算机管理系统的建立等。为了适应现代化管理对信息量急剧增长的需要，应重视发挥计算机的巨大管理作用，实现数据共享、综合应用。

3、搞好信息的加工整理和储存

对收集到的资料、数据要经过鉴别、分析、汇总、归类，做出推测、判断、演绎。它是一个逻辑判断推理的过程，这就要做好会计核算、统计核算和经济活动分析等工作，借助于计算机进行工作。有价值的原始资料、数据以及经过加工整理的信息，要长期积累以备查阅。手工管理信息可用“档案”法存贮。在信息技术高度发展的今天，应尽量采用计算机数据库或其它微缩系统，以节省存储时间和空间。

4、搞好信息检索和信息传递

不论存入档案库还是存入计算机数据库的信息、资料，入库前都必须做好编目分类。分类编目的目的在于方便查找和提取。健全的检索系统可以使报表、文件、资料、从事和技术档案既保存完好，又方便检索。否则会使存储的资料杂乱无章，无法利用。信息传递的关键在于传递渠道健全畅通。在传递过程中应尽量避免信息被扭曲或损耗。可以有各种传递手段，包括报表、图表、文字、记录、电讯、办公自动化、各种收发制度、会议制度、审批制度和电子计算机等。

5、用好信息

信息到了接收者手中，还要分类对待：一类是要及时传送出去的；有些是只收不发。有些是必用的信息，有些是参考信息。监理员、各专业或各子项目监理工程师以及总监理工程师，都必须依据必要的信息做出反映，从而决定监理行为，这正是监理信息管理所要达到的目的。

三、对信息管理人员的要求

由于监理信息具有信息量大、信息系统性强等特点，在工程项目的监理工作中，总监理工程师应该选派专人从事信息管理工作。同时，还要通过计算机辅助做好这项工作。人的主观因素对做好信息管理工作至关重要，因为信息的收集工作主要由人来完成，只有信息管理人员抱着主动积极的态