制作行政执法案卷的注意事项

执法文书是执法行为的有效载体，执法案卷又是执法水平的直接体现。我们在执法实践中，往往因为文书制作不规范，程序不合法，导致行政复议被撤销或变更，甚至在行政诉讼中败诉。为此，认真制作执法案卷显得尤为重要。笔者就执法检查中发现的一些问题，谈一点粗浅的认识。

装订整齐、条理清楚

案卷应由封面、封底、罚款票及各种实用文书组成。案卷装订应用装订机和线绳；卷内文书应按事情的发生、发展、时间顺序排列；在每页文书右上角用阿拉伯数字标明页码，逐项登记在“目录”内，尤其注意罚没款统一收据应贴在一张白纸上标明页码装订入卷，以免丢失；案卷封面按要求逐项填写，案由要求写得简单明了，处理结果按处罚决定书内容填写，办案日期写清起止日期，保存年限及文书的件数、页码、归档号及结案日期，做到条理清楚，便于查阅。

必用文书不能省略

新修订的执法文书共有43种，但在执法案卷中必须使用的文书有9种，即现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知、送达回证、行政案件审理记录、行政处罚告知书、行政处罚决定书、行政案件结案报告。这是一般立案案件必用文书，缺少任何一种，执法案卷不完善，执法实践中往往是办、审不分离，不履行告知程序，这样做既不符合《技术监督办案程序》的规定，也不符合《行政处罚法》原则；既影响了执法文书的严肃性，也直接影响到行政执法的有效性。

填写执法文书应仔细认真

文书制作必须使用水笔或签字笔，不能用铅笔或圆珠笔，涂改处应有当事人签字或压印认可，空白处应当填写空白符号或用文字说明，记录违法事实字迹工整，条理清楚，认真填写文书每项，不能忽视任何细节。如被检查单位(人)全称，法定代表人的姓名、职务、地址、企业代码、行政相对签字人与法人的关系等应交待清楚。在任何环节上出现问题，哪怕是一个字的误差，都有可能导致行政处罚无效，案件无法执行，在执法实践中，其教训也是很深刻的。

两种笔录使用应准确、规范

现场检查笔录是把执法人员在检查中发现的情况作如实记录，调查笔录则是把行政相对人和其他有关人员提供的情况如实记录。两种笔录的作用、程序、意义不同，不能混为一谈，相互取代。使用现场检查笔录应抓住被查物品的细节特征，客观、准确、全面地记录，如检查依据、检查方式、检查范围及检查内容，物品进价、销价、数量、库存等有关情况，绝不能盲目对当事人行为或案件性质进行定性，如“目测”含量不够，即定性为该产品不合格。这是现场检查笔录中不允许出现的。调查笔录应根据案情事先拟定调查主题，避免调查偏离目标，使用多个调查笔录应互相印证其有效性，相对人应在两种笔录中文书结尾处签属“情况属实”字样，执法人员在笔录中未签字，或调查人、记录人是同一人现象不允许存在。笔录应写明第x页、共x页，应在坚持实事求是的原则上，做到准确、公正、全面。

准确填写结案报告，做好后处理工作

执法案卷要求所有立案案件一案一结，现场处罚案件可以多案一结，对于不能正常执行或根本不能执行的案件，结案报告应写明原因。结案报告中应充分体现质量技术监督部门的监督与服务职能，不要只罚款了事，对于那些未办理“许可证”、“无标生产”等问题，案卷中应写明帮助企业申请办证、建标等整改方案；对国家明令淘汰的产品应填写涉案物品处理记录，按照《罚没物品管理办法》写清后处理结果。

第一条为进一步规范系统行政处罚文书格式、案卷材料及装订，提高系统行政处罚案卷制作水平，切实推进行政执法程序化、制度化、规范化、法治化建设，根据《国家行政机关公文格式》和《江苏省南通工商行政管理局行政处罚文书格式及案卷装订规范（试行）》（通工商发〔2010〕8号）要求，结合本局实际，制定本规范。

第二条本规范所称的行政处罚文书，是指国家工商总局《工商行政管理行政处罚文书、行政复议书和行政赔偿文书》中所指的行政处罚专用文书以及行政处罚过程中使用的其它文书。

第三条行政处罚文书格式制作应遵循以下规范：

1. 行政处罚文书格式制作版面规范：

采用国际标准A4型纸，幅面为21厘米×29.7厘米。上下边距各为2.54厘米,左边距为2.8厘米，右边距为2.6厘米。单面印刷，每面排22行，每行排28

个汉字。

2. 行政处罚文书格式制作技术规范：

（一）文书标题。文书标题主要是指文书制作机关及文书名称，如“南通市海门工商行政管理局”和“行政处罚决定书”，机关名称与文书名称应分为两行，机关名称为小1号宋体字，文书名称为1号黑体字。文书标题居中排布，字间无空格，字体加粗。执法机关代码章位置：行政处罚决定书首页右上角。

（二）文书字号。字号在文书标题下一行，由发文机关代字、年份和序号组成，3号宋体字，居中编排。年份、序号采用阿拉伯数码标识法，年份编满四位，用六角括号“〔〕”括入。例如：海工商案字〔2010〕第00001号。文书字号下一行划一长直线与文书正文隔开。

（三）文书正文。正文部分每自然段首行左空2字，全部用3号仿宋体字，字符间距为标准，行间距为单倍行距。

（四）落款及印章。正文结束后空三行，落款处应有制发机关名称与成文时间（右空2至4个汉字），成文时间采用中文标识法，年、月、日不得使用分隔符“－”、“／”或“.”代替，年份不得省略或简化，“零”标识为“○”，不得用英文字母“O”或用阿拉伯数码“0”代替，月份、日期不得使用简写“廿”或“卅”，准确写法如“二○一○年三月二十一日”。

加盖制发机关印章，印章应端正、居中下压机关名称与成文时间。两页以上的文书于各页底端居中插入页码（页码格式：第X页共X页）并在各页右边中间处加盖骑缝章。如排版后所剩空白处不能容下落款及印章位置时，可适当调整间距，保持页面美观。

第四条结合本局实际，另对行政处罚文书制作形式、表述方式、注意事项等如下规范：

1.行政处罚文书制作形式：行政处罚决定书、调查终结报告、告知书（听证告知书）、行政处罚建议书、草拟处罚文稿一律实行微机制作。其它执法办案文书原则上实行微机制作。

2.行政执法办案文书涉及承办人、相关负责人签字的一律本人手写。

3.案件调查终结报告、草拟的处罚文稿、行政处罚告知书（听证告知书）等文书格式要求同第三条规定的规范相同，文书各页底部居中标示“第X页共X 页”。。

4.条款项的表述方式：条款项的序号用中文数字表述，其中款的序号不加圆页”。。