《秘书学概论》期末复习重点纲要

《秘书学概论》复习提纲

名词解释：

1、秘书学：是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科。通俗地说，秘书学就是研究人员如何做好秘书工作的学科。P14

2、辅助：指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。P 9

3、三省制：在魏晋开始形成，唐代确定。即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既相互分工、配合，又互相监督、牵制。P33

4、一文一制：宋朝规定：朝廷百官和地方的奏章必须一文一事，非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时批复、处理。P33

5、文书立卷制：元朝规定：处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷。同一类事立为一卷，年终交案，归档保管。P33

6、贴黄引黄制：魏晋以后，公文多用黄纸书写。唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”。此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是“公文摘要”的由来。P33

7、条旨制：明朝规定：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟”。P33

8、综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。P52

9、办公自动化：办公自动化是对秘书机构和秘书工作的要求之一，简称OA，是研究如何将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。P62 10、角色冲突：每个人在人生舞台上都要扮演一定的角色，又往往在不同的场合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色（即角色转换）或同时扮演多种角色。个人承担多种角色，每一种角色的意识和行为规范不可能一样，有可能协调统一，也可能产生矛盾冲突，产生矛盾冲突的即称之为“角色冲突”。P96

11、公允：要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。P98

12、尊重：秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希

望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作积极性。P96

13、督查：是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。P123

14、印信工作：是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用。如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。P129

15、单位印章：代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。P130

16、领导人签章：是根据机关、单位主管用钢笔字或毛笔字亲自签名制成的印章，为方形或长方形，由秘书保管使用，多用于签发文件、公告之用。P130

17、电子签名：是指以数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人身份认可其内容的数据。P132

18、电子印章：是合法的数字化印章与数字证书绑定的，用其私钥进行了数字签名的权威性的电子文件，其中包含了用户身份、印章信息、公开密钥、有效期等许多相关信息。P132 19、政策法规信息：这主要是领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等等，通常以文件形式下达或在报刊上公开发表、刊登。P142

20、无结构访问：就是调查者根据事先拟就的提纲或问题直截了当地提出，一般适用于比较熟悉或有了一定基础的被访问者，适用于与被访者没有直接利害关系的问题。被访者可以无顾忌地直接、明确回答。P155

21、公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

22、与会者：就是参加会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。

23、信访：是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。

24、记者招待会：是指组织为实现一定宣传目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称为“新闻发布会”。

25、双向沟通：即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。除表达己方的意图之外，还要求对方能认可、合作，包含有共同目标。

思考题：

第一章

一、什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？

（1）①宫中的秘藏之书。一开始指书而不是指人。东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。秘书不仅指物，也指机构、人。在清

代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。②辅臣。③行政职位。

现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而

且是核心的一部分。秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首

长的得力助手。④秘书是广泛的社会职业之一。社会职业秘书以其处理文书，它包

括各种智力服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私

人。科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。

（2）广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。

二、秘书工作主要包括哪些内容？特点是什么？P8

秘书工作主要包括哪些内容：

（1）文书拟写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）；

（2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）；

（3）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）

（4）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）

（5）会议组织（准备、记录、文件、善后等）

（6）调查研究（计划、实施、分析、研究等）

（7）信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）

（8）信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）

（9）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）

（10）协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)

（11）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）

（12）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）