业务活动费管理办法

业务活动费用管理办法

第一章总则

第一条为了进一步加强和规范XX公司业务活动费用的管理，合理控制费用支出，本着厉行节约、有利工作的原则，根据国家有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法所指业务活动费用包括国内外差旅费用、接待费用、交通费用、会议费用等。

第三条本办法适用于XX总公司及各子公司。

第二章差旅费用

第四条差旅费用是指本单位职工因工作需要临时到公司固定所在地

以外的其他地方办理相关业务，所发生的城市间交通费、住宿费和市内交通费。

第五条城市间交通费标准及规定

出差选择交通工具的优先次序为：公共汽车、火车硬卧、高铁/动车二等座、飞机经济舱，城市间距离不足2000公里的应优先考虑火车硬卧出行。

（一）乘坐高铁/动车原则：如硬卧与高铁二等座价格相近可优先选择高铁/动车二等座。

（二）乘坐飞机原则：如机票成交价格低于高铁/动车二等座，可优先选择飞机票。

（三）特殊情况需事先钉钉批准后可选择其他交通工具。

（四）城市间交通费按乘坐交通工具凭据报销，订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。

第六条出差期间交通费当日晚9点至早6点30分期间乘坐出租汽

车，可凭据报销；出差期间因紧急、特殊情况乘坐出租车的，需事先在钉钉上填写费用计划申请单据实说明情况，经单位主管领导审批后，方可乘坐。

第七条出差人员住宿费规定

（一）出差住宿标准：两人出差同性别人员可住一间，一线城市住宿标准为300元/人/天，二线城市住宿标准为200元/人/天，三线城市及以下住宿标准为180元/人/天。

（二）出差人员住宿费凭合法发票报销。

第八条未按规定乘坐交通工具及住宿的，超出部分由个人自理，低于标准部分按发票实际金额报销。

第九条出差伙食补助标准及规定

（一）赴外地出差人员的伙食补助，不分职务、级别，按出差自然（日历）天数计算，每人每天补助50元；根据车票时间中午12点前的按一天计算，12点及12点以后的按半天计算；需提供合法的发票按补助金额报销。

（二）到外地参加有关单位召开的会议，按会议安排交纳会务费或由会议承办单位负责用餐的，会议期间不再享受补助。

（三）在职职工参加培训伙食补助标准及规定。单位委派在职职工在本市（含远郊区县当日能够往返的）参加业务培训，培训期间不享受伙食补助；赴外地且当日不能往返的培训视同出差，按出差伙食补助标准补助。

第三章本市餐费及交通费规定

第十条本市餐费及交通费规定

（一）因工作外出需在外就餐，一律不报销餐费。

（二）到本市远郊区县出差，当天确实来不及往返的，经部门主管及总经理批准，可以报销住宿费。

（三）公出一律乘坐公共交通工具，除紧急、特殊情况（夜晚公交车停运、出差赶火车无公交、地铁可乘时）乘坐出租车，需事先在钉钉上填写费用计划申请单据实说明情况，经本单位主管领导审批后，方可乘坐。打车费（含出租车和滴滴）需注明时间、事由并附行程单；

（四）自2018年9月1日起一律不报销私家车任何相关费用。

第四章接待费用

第十一条接待费用

如有接待事宜必须事先提出申请，在钉钉财务管理区填写费用计划申请单，经由领导审批通过，方可实施。

(一）接待餐费公司的直接客户（学校教师及领导）可招待，除直接客户以外的餐费一律不予报销；接待餐费标准为每人每餐不超过150元(酒水除外)。除必要的公务活动和经营业务往来应酬外，一律不准宴请和变相请客礼，如确实需要赠送礼品时，秉着从简又不失礼节的原则，严格控制费用支出。

(二)礼品费

本公司人员不得私自接受其他公司，单位和个人的宴请及赠礼，实在无法避免须向总经理报备；凡属于公司供应商客户在本公司总经理不出席的情况下原则上不予宴请及招待（特殊客户除外）。

第五章费用计划及备用金申请

第十二条公司各项非日常业务开支（如接待餐费、打车费、礼品等）需填写费用计划申请单，在钉钉上财务管理区填制《费用计划申请单》，提交并经由部门主管审核，总经理审批后方可实施，否则不予报销。

第十三条物资采购（产品制作用原料、开发用软件及配件、固定资产、宣传印刷品、办公用品、公司大型活动物资及礼品、员工福利、其他消耗品等）由各需求部门提交采购申请，行政办公室记录人员审核并经过主管审批，确保需求的必要性和需求量的准确性，而后由采购人员负责采购；日常采购原则上每月预先计划统一提交一次申请，急需情况可多次申请。

第十四条单次申请金额低于或等于2000元的经审批后可自行付款，财务不再预支款项，取得合法发票后报销。高于2000元的可于钉钉备用金申请区填写支取备用金申请，经审批后财务方可转款。

第十五条日常报销及差旅原则上不予支取备用金，特殊情况下可提交备用金申请，经审批后，方可支取。

第六章报销规定

第十六条公司发生的各项开支都必须由经手人，填写报销单，注明支出事由、项目、发票张数、报销金额、制单人签名，经由部门主管审核签字，财务会计审核，总经理审批后，方可报销。

第十七条对所有报销内容，各部门主管经理必须就其发生的合理性

和必要性进行审核；

第十八条当月费用，于次月第二周工作日前交于北京财务，财务人

员在收到报销单据后三周内审完所有报销单据，并于第四周一周内完成报销。

第十九条报销费用或款项支付附件不齐全的，财务不予签审，更不得

进行资金支付。报销附件包括发票、收据、合同附件等。（实行分次付款的，在未结账前的付款，应由收款方开具收据。）

第二十条报销人员取得发票时，应核对单位名称和税号是否正确，不正确的发票不予报销；普通发票的报销联次应为第二联发票联，提供第一联记账联的不予报销；

第二十一条特殊情况先付款，收款方再提供发票和收据的，由经办人

向财务办理暂支手续，并负责将发票或收据在规定时间交回财务。

第七章其他

第二十二条根据《关于北京市工伤保险基金支出项目标准及相关问题的通知》（京人社工发〔2011〕384号）规定，工伤人员住院期间的伙食补助费应由工伤保险基金中列支，企业不再承担费用。

第二十三条职工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切

费用，均由个人自理。出差者不得以任何名义、任何方式从事与企业经营无关的公款请客、送礼、游览活动。

第二十四条借款人员应在业务办理完毕后及时到财务核销。出差的借款人员，必须在出差结束回到工作单位的10日内，持合法凭据到财务部门

办理报销手续，交回余款并结清所借差旅费。原则上是，在原借款未结清前，

不得办理新借款；经多次催促不核销借款的，按借款金额从借款人工资中扣回。

第二十五条报销人员若采取隐瞒、欺骗等不正当做法，超标准报销，一经查出，要严肃处理。

第二十六条对取得发票的审核。在购买商品, 接受服务以及从事其他经营活动支付款项时, 应当向收款方索取发票,各部门涉及票据人员需对接收到的发票认真审核,主要审核内容如下：

（一）发票种类是否与所发生的经济业务性质相符合，发票种类只能在其适用范围内使用。

（二）发票注明的开票公司名称,加盖的发票章,合同签约方、收款方是否相符，发票内容是否与经济业务相符，是否有私自扩大开具范围的增值税专用发票。

（三）单位名称、税号是否正确。

（四）发票各项目不得涂改，票据填写内容要齐全,注意取得不动产租赁发票，必须在备注栏写明详细地址位置信息。

（五）发票客户名称,开户银行及账号,商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额,开票人、开票日期、开票单位名称(章)等项目是否填写齐全，是否盖有收款单位发票专用章。

（六）发票是否印有“发票监制章”,联次是否齐全，多联次凭证,只能以其中的“发票联”和“抵扣联”作为报销凭证。

第五章报销单填写及票据粘贴要求

第二十七条报销时首先注意区分购货方发票单位名称，同一单位名称的填报在一张报销申请单中。

第二十八条报销单，发生日期、用途、事由实际报销金额等各项目应填写完整，大小写金额要一致，报销单据不得涂改，请自行核对金额，票据金额和填写金额不符的，财务不予报销。

第二十九条票据粘贴时，按照报销单填写顺序粘贴，按照报销申请单大小保持平整，过大时应按报销单大小折叠好，均匀粘在粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致。

第三十条报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；

本办法公布之日起执行。