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地产公司公文管理办法1

地产公司公文管理办法

更新：2011-1-13 阅读：栏目：地产制度

本文提要：第三条:本办法所指公文管理,范围包括公司与外界往来的文书及公司内部部门往来文书,自收(发)文至归档全部过程的办理与控制, 一般包括登记,发布、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必需做到准确、及时、简便,公文由办公室统一收发、分发、传递、用印、立卷、当档。

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房地产公司公文管理办法

第一章总则

第一条:为使公司公文管理规范化和制度化,提高公文处理质量和效

率,特定本办法。

第二条:公司公文是传达方针,发布指示、请示和答复问题、指导和

商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文管理工作。

第三条:本办法所指公文管理,范围包括公司与外界往来的文书及公司内部部门往来文书,自收(发)文至归档全部过程的办理与控制, 一般包括登记,发布、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、用印、传递、归档、销毁等程序。

第四条:公文处理必需做到准确、及时、简便,公文由办公室统一收发、分

发、传递、用印、立卷、当档。

第五条:公文管理工作必须严格执行保密制度,确保公司机密。

第二章公文主要种类

第六条:公司公文包括公司的行文和收文。

第七条:公司的行文主要有:

(一)决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通

过并要求贯彻执行的事项,用“决议”;

(二)通告:公布应当普遍遵守周知的事项,用“通告”;

(三)通知:发布规章制度,转发上级,同级和不相隶属部门的公文,批转下级部门的公文,要求下级部门办理和需要周知和共同执行事项,用“通知”;

(四)通报:表彰先进,批评错误,传达重要怀念等,用“通报”;

(五)报告、请示:向上级部门汇报工作,反映情况,提出建议,用“报告”;向上级请求指示,批准,用“请示”;

(六)批复:答复请示事项或对下级部署工作,用“批复”;

(七)会议纪要:传达会议定事项和主要精神,要求与全公司共同遵守执行,用“会议纪要”;

(八)工作志:记录日、周、月工作情况(包括工作安排、工作时度、工作业绩、工作设想与建议等),用“工作志”;

(九)工作度划:进行本年、季、月、周工作安排,用“工作计划”;

(十)便函:公司间行文,用“函”;

(十一)司法文书。

第八条:公司的收文主要有:

(一)政府及其部门来的公文

(二)企业间、社会团体等来的公文

(三)司法公文

(四)其他。

第三章行文格式及签发

第九条:公司行文处理一般包括拟稿、审核、签发、用印、传弟、归档、销毁等程序。

第十条:所行公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成(视情况不一定全部同时具备)。

(一)公文标题,应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般应标明发文机关和公文种类;

(二)发文字号,包括机关代字、年号、顺序号

(三)公文一律加盖印章,上报的公文,应注明签发人;

(四)秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”;

(五)紧急公文应分别标明“特急”、“急”;

(六)请示一般只定一个主送部门,如需同时送其他部门,应用抄报形式;

(七)公文如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序;

(八)发文部门应写全称或规范化简称。

第十一条:草拟、发送公文必须符合下列要求:

(一)情况具本,观点明确,内容全面,表达规范。条理清楚,层次分明,文字精炼,书写工整,标点准确、篇幅简短;

常用公文写作格式与技巧

（一）上行文种的写法

1、请示

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成：

（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；

（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；

（3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”

或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不

妥，请批转XXX执行”等。

2、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。

报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：

（1）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。

（2）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。

（3）文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。

（4）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”

等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定。

报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

（1）情况——做法——问题（意见）；

（2）情况（做法）——问题——今后意见；

（3）情况——原因（责任）——下步做法；

（4）情况——原因——责任及处理意见；

（5）情况——问题——建议等。

（二）下行文种的写法

１、通知

通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。

通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。

通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。

制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。

2、通报

通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：