公文写作步骤

公文写作的步骤

讲师：闫静

商务文书写作需要经过六个步骤：制定正确的行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定文章的层次结构、列出文章大纲、撰写文章初稿。

一、如何制定正确的行动目标

撰写商务文书的行动目标是希望该文书的对象收到文书后采取什么行动。

1.制定目标的误区

在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。因此，撰写商务文书时撰写者的意愿是“被动目标”，目标读者的实际行动才是“主动目标”。很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区——把自己的被动目标当做主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书方的感受。

认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。这就需要思考一个问题：作为商务文书的撰写者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？只有使撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。

2.避免误区的案例

以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。

某公司总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求秘书在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。

这封邮件就是一个商务文书。在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都参加会议”，因此邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。

要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。

二、如何确定文章的正式程度

1.判断依据：正式指数

判断商务文书的正式程度，可以依据正式指数。正式指数主要由三个问题来确定：●撰写者本身是否了解目标读者？

●目标读者的地位比撰写者低吗？

●商务文书的内容是好消息吗？

商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1～10分之间予以打分。例如，特别了解目标读者的为10分，比较了解的为7分，不了解的或者很不了解的为1～3分；给下属写文书为10分，给平级写为5分，给上级写为1分；内容为好消息的为10分，坏消息的为1分。三个问题的得分之和越低，商务文书越正式。

2.正式程度的表现

商务文书的正式程度表现在三个方面：

形式

形式是指商务文书采用的媒介形式，如电子邮件、书信或便签等。媒介形式可以决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉；一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。

称谓

称谓就是指对目标读者的称呼。

语气

语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。