数据透视表的应用实例

数据透视表的应用实例

小吴是一家公司销售部门的员工，每天要面对很多销售信息，对这些数据统计、分析是他的工作之一，对付这些数据，当然是使用Excel作为工具是最合适的。可是小吴在分析这些数据时，只会使用Excel中的排序、自动筛选等功能，顶多再加上一些简单的函数帮忙，面对这些每天都会生成的大量数据，案头的工作已经成为了很重的包袱。

现在，有小吴这样困扰的人很多，在Excel中，往往会在数据表中存放或管理很多数据量较大的数据，若没有好的工作方法，这些数据确实是很难进行统计和分析的。

其实，这些数据大多又是以字段表的形式填写的。所谓“字段表”就是数据表的第一行是标题行，下面的数据信息按照标题的内容进行分类填写，每个标题所在的一列就称为一个字段，本文就来向大家介绍如何对付这些数据量较大的“字段表”。

这种字段表有一个非常大的好处就是分类清楚，每一列的信息类型是完全一致的，所以无论是排序、筛选、还是设置“数据有效性”都非常的方便。但是，这样的字段列表也有一个致命的弱点，就是无法便捷地跨列进行数据查询和分析，而在实际工作中，这种对多列信息进行跨列分类汇总的数据分析，恰恰是一种非常常见的操作，为了便捷有效地对多列数据的跨列（或跨表）分析，Excel给我们提供了一个非常好的分析工具——数据透视表。

数据透视表可以通过【数据】菜单【数据透视表和数据透视图】命令，借助【数据透视表向导】生成。可以根据需要，使“数据透视表”创建在源数据表中或是创建在一个新的“数据透视表”工作表中。数据透视表创建出来后，会在“字段列表”中自动显示出源数据表的各个字段名称；同时，会出现一个二维数据表的空表框架，如图1所示。

图1 刚创建的数据透视表

数据透视表的构成

在数据透视表的空框架中，一共有4个不同的区域，分别是“行字段”区、“列字段”区、“数据项”区以及“页字段”区。这4个区域都可以包容一个或多个源数据表中的字段信息，但是由于它们的位置不同，所以它们的名称和作用则完全不同。

各区的作用和操作

在数据透视表中，“行字段”区和“列字段”区的作用是分类；“数据项”区的作用是汇总（汇总有“求和”、“求平均”、“计数”等多种方式）；“页字段”区的作用则主要是分类筛选。无论是哪个区域，操作都是相同的，都是将字段列表中的“字段名”拖拽至相应的位置即可。

拖拽的原则

在拖拽这些字段至透视表时，是没有一个定式的，要根据数据分析的目的，选择需要的字段拖拽。但是由于各个区域的作用是不同的，在数据分析时，只有将数据拖到了合适的位置时，才能得到正确的结果，否则不会得到正确的结果，这确实需要些经验。为了让大家很

快的记住数据透视表的各区作用，可以熟记下面的顺口溜：“行列分类在两旁，数据汇总去中央，各区能容多字段，筛选分类在上方。”

为了让大家更好地理解与掌握数据透视表的功能，下面来举一个实例说明。

这是一个“销售订单月表”，表中记录了有关订单和销售的4个字段，分别是“订单ID”号码、“订单金额”、“销售人员”和销售人“部门”，如图2所示。

图2 销售订单源数据表

这就是一个典型的“字段表”，数据表的第一行是“标题行”，下面各行是一条一条的记录。这样的数据表不便于根据“销售人”或“部门”进行分类数据查询，可将它利用【数据】菜单【数据透视表和数据透视图】命令，借助【数据透视表向导】在新的“Sheet表”生成一个数据透视表（图1所示）。

下面我们从不同的角度来分析这个“销售订单月表”，亲身体会一下数据透视表的“透视”功能：

1．以“销售人”分类查询订单总额（单字段分类单字段汇总）

既然是以销售人分类，所以就要将数据透视表中的“销售人”字段拖拽至“行字段”区或“列字段”区以进行自动分类；然后再将“订单金额”字段拖拽至“数据项”区，以进行求和汇总。这种在透视表的不同区域拖放一个字段的方式是最基本的“分类汇总”操作，如图3所示。

图3 单字段分类单字段汇总的结果

2．以“部门”和“销售人”分类查询订单总额和总订单数（多字段分类多字段汇总）

在数据透视表的各个区域中，可以拖拽放置多个字段，这样就可以起到同时查询多个字段的分类汇总效果。由于本例要同时查询“部门”和“销售人”两个字段的分类，所以可以分别将“部门”和“销售人”字段都拖拽至“行字段”区域，以实现分类；然后再分别将“订单号”和“订单金额”字段都拖拽至“数据项”区域以实现汇总。这样就可以在一个数据透视表中查询多字段分类和多字段汇总的效果了，如图4所示。

图4多字段分类多字段汇总的结果

TIPS

本例还可以将“部门”字段拖拽至“列字段”区，将“销售人”字段拖拽至“行字段”区，生成出一个二维透视表效果。

3．按照指定的“部门”查询销售情况（利用“页字段”进行筛选）

数据透视表的每个区域都有“筛选”的功能，尤其是“页字段”，它的主要功能就是筛选。若将“部门”字段拖拽至数据透视表最上方的“页字段”区域，那么就可以利用它筛选出需要查询的某部门的销售情况了，如图5所示。

图5 利用“页字段”的筛选来查询“销售1部”的销售情况

在此，我们只是举了一个简单的“销售订单月表”案例，来向大家介绍如何通过Excel 中的数据透视表来分析数据。限于篇幅，并没有将数据透视表的各种应用都进行介绍，除了本文向大家介绍的这些应用外，使用数据透视表还可以创建“计算”字段或对多表进行透视分析等。

相信掌握了数据透视表的应用，小吴在工作中的困扰会少了很多，数据透视表的应用是Excel软件的一大精华，它汇集了Excel的“COUNTIF”、“SUMIF”函数、“分类汇总”和“自动筛选”等多种功能，是高效办公中分析数据必不可少的利器。