如何组织有效的会议PPT课件

一、真的要开会吗
无需开会的4个如果
一、真的要开会吗
实战：哪些会需要、哪些不需要
一、真的要开会吗
目录结构
一 真的要开会吗 二 会前做好准备 三 会中掌控节奏
会前准备的重要性
二、会前做好准备
会前需要准备什么？
二、会前做好准备
为什么要明确会议目的？
二、会前做好准备
制定议程的注意事项
二、会前做好准备
引子
开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。 在我们全力以赴开各种名目的会议前，为什么就不抽空想 想：一个好会到底该怎么开？
—— 摘自《中外管理》 9/2000 ，作者：石言
Βιβλιοθήκη Baidu
目录结构
一 真的要开会吗 二 会前做好准备 三 会中掌控节奏
我们都开过哪些会？
一、真的要开会吗
以制定产品接入流程为例，涉及如下会议 1. 启动流程制定，通知相关部门并明确对口人 2. 收集相关部门对流程草案的意见，并沟通确认 3. 针对流程修改稿，组织相关部门最终确认并发布 4. 流程发布后，组织相关部门人员进行集中宣贯 5. 流程执行过程中遇到问题，商讨解决方案
如何组织有效的会议
技术中心 项目管理部 — 施平
热身：先来开一个会
议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的16个共 同点
时间：8 分钟 分组：1. 阿泰、海峰、丽荣、雷雷 2. 张健、刘玲、左亮 各小组需要确定一名主持人和一名记录人
热身回顾
✓ 是什么行为和心态导致你们的讨论结果 ✓ 用一个比喻形容参加会议的心情 ✓ 用一个比喻形容主持会议的心情
目录结构
一 真的要开会吗 二 会前做好准备 三 会中掌控节奏
会议开始前
三、会中掌控节奏
会议即将开始前，做好如下工作： 1. 再次提醒参会人员，确认是否可以参会 2. 检查会前需要准备的材料是否准备好 3. 到达会场，检查会议设施，如座位数量、投影仪
会议过程中
三、会中掌控节奏
主持人及参会人常见错误
什么是会议？
会议的界定 1. 三人以上 2. 聚在一起
3. 展开有组织的讨论 4. 有效达到明确的目的
一、真的要开会吗
会
议
的
目 的
会议的功能
是
什
么
？
一、真的要开会吗
会议效率不高的情况及原因
1. 参会人不清楚会议内容 2. 证据不足没有达成结论 3. 确定的工作没有责任人 4. 参会人员迟到或早退 5. 临近中午或下班开会 6. 有些人不必参加会议 7. 该参加的人没有参加 8. 讨论过于发散或跑题
三、会中掌控节奏
主持人
开会前未事先通知要讨 论的重要议题 缺乏影响力、说服力， 被参会人牵着鼻子走 每个议题上花的时间非 常不均匀 没有会议纪要，没有明 确会议结论及后续工作
参会人
迟到/早退，进进出出 会前没有充分准备，不 了解会议要讨论什么 做自己的事情，不参与 会议讨论 与其他参会人争吵 发言太过冗长啰嗦
授权决策：能够做出
决策，并将工作授权给 执行人员，如部门经理
二、会前做好准备
提供意见：某些人因
为正在参与某一特定事 件，或者有经验，能向 其他成员提供有用意见
特殊专长：具备特殊
技能的专家，能够促进 讨论
选择适合的会议时间
二、会前做好准备
尽量避免： 1. 刚上班、心绪混乱的时间开会 2. 临近中午、饥肠辘辘的时间开会 3. 临近下班、归心似箭的时间开会 4. 没有及时提前通知会议时间及地点 5. 马拉松会议，一小时为宜，二小时为极限
会议结束后
1. 整理会议纪要，发送给 参会人员并抄送相关人 员，如参会人的领导
2. 会议纪要的格式（右图）
三、会中掌控节奏
谢 谢 聆 听！
1. 会前充分沟通，确认本次会议需要讨论的议题 2. 议程应提前分发，使参会人员有备而来 3. 确定关键议题，并预留足够时间 4. 根据轻重缓急列出讨论先后顺序 5. 常规议题先讨论（时间短、易达成共识） 6. 一次会议不要安排太多的议题
邀请必要的参会人员
提供信息：发起需求、
引发讨论或提供信息的 人，如公司领导、业务 人员、合作伙伴