浅谈新时期档案管理工作的转型问题

浅谈新时期档案管理工作的转型问题

本文依据传统档案管理存在的弊端，以及信息时代对档案管理工作的要求，探讨了实现新时期档案管理工作转型的途径。要提高管理人员的现代化意识；培养具有现代化工作能力的工作人员；强化责任意识，提高档案保密能力。从而推

进事业单位的档案管理工作向现代化方向发展。

标签：新时期；档案管理；模式；转型

21世纪是一个计算机技术发挥主导作用，人类生活进入高度自动化状态的时期。人们要与时俱进，就应当以积极的精神迎接计算机时代的到来，并在充分学习计算机知识的基础上，掌握这一科学技术手段，利用其为工作服务。档案工作是一项技术性较高的专业性活动，加快档案工作的现代化水平是时代对这一工作提出的具体要求。国家档案局、中央档案馆在2000年底,把“加快档案信息化建设”列入我国档案事业发展的“十五”计划,这一战略性举措必将对我国档案工作

带来深远影响。

一、传统档案管理存在的弊端

传统的档案管理模式是手工管理模式，需要的工作量大，细节繁琐，而且对资料信息的查阅极不方便，已经不适应计算机时代人们对档案信息的使用要求。可以说是弊端重重，归类分析，原有的档案管理模式不适应时代发展要求之处颇

多，但主要表现为以下两个方面：

第一，档案管理体系落后，未能形成档案管理系统。从我国档案管理的现状看，现有的档案归类方式仍然采用的是五十年代以来的传统管理模式，这种管理模式使得每一档案管理单位的档案信息资源处于相对封闭的状态下，档案管理单位之间缺乏流通，在档案资料资源共享方面造成诸多问题。而且，从管理内容来看，各档案管理单位的档案信息收集渠道单一，收集内容也比较匮乏，有些事业单位档案管理工作的任务比较单一，除了只履行对本单位人事档案的记录与保管工作外，几乎没有其他内容。在这种模式下，档案工作显得单调呆板，毫无生机。

第二，档案管理手段跟不上时代发展，仍然是一种纯粹手工作业的模式，工作效率太低。相对于计算机作业模式，手工作业模式不仅导致工作量的增大，也给档案利用带来不便。如国家档案馆那样的大单位，大家可以直接感受到，想在里面找一份确定的信息，其工作量无异于大海捞针。因此，必须要改变这种落后的管理模式，用现代化手段武装档案管理工作，更新方式，提高档案资源的保管

和使用效率。

二、信息时代对档案管理工作的要求

互联网的建立标志着信息时代的到来,传统的档案管理模式也应适应信息时代的发展要求，从各方面积极准备，逐步实现档案信息管理工作向现代化方向发

展。

1、加快工作方式的转型，建立以计算机技术为主要工作方式的现代化档案管理模式

将计算机技术运用到档案管理工作的各个层面，提高档案管理的效率，在档案工作如著录、标引等环节上以机器代替人力,以提高工作效率。尽快完善自己的硬件设施，建立自己的网络管理系统，以实现资源信息的快速流通和交流，充分发挥档案文献的文化功能。尤其像科研部门、高校等类似单位，更要提高档案管理的自动化水平，将现代的通信技术、计算机技术、光盘技术、网络技术等广泛应用到本单位的档案工作中去,方便科研人员查阅，节省人力物力，提高工作

效率。

2、转变工作观念，推动档案管理向信息化方向发展

档案管理与档案的信息化管理是两个既有联系有互相区别的概念。在实踐中档案管理倾向于对档案载体——各种纸质的或其他形式的有形档案资料的整理、分类与保存，这样的档案管理工作是一种简单而繁琐的机械性劳动，创造性程度不高。而档案信息化管理则标志着档案管理工作的本质由被动保管向主动提供信息资源服务的方向发展。当然，二者关系也极为紧密，“档案管理是档案信息管理的基础和前提,档案信息管理是档案管理的深入和延伸”。［1］档案管理的信息化建设使得档案部门和档案工作者承担着时代使命,即通过现代化技术提供利用档案的内容,进行档案信息管理。与档案管理向档案信息化管理功能的递进，是档案管理工作职能的延伸。此种转变，使得档案管理由传统的手工性经验性工作模式向现代的知识性管理模式转变，从而更加适应了社会利用群的工作需要，增

强了档案事业的生命力。

3、建立档案管理资料库，实现不同档案管理单位之间资源共享

党的十七大提出要建设社会主义先进文化形态，为和谐社会建设提供精神动

力和智力支持。我国现代档案管理工作也应当服从于这一战略性要求，为社会主义先进文化建设提供力所能及的贡献。这就要求档案管理中必须要想方设法让档案信息资源“互动”起来,实现档案一体化管理。可以通过积极设立区域性网络，建立信息库，来达到实现资源共享计算机技术的应用目的。目前,从国家层面的档案管理工作进展看，我国已初步建立了以某中心档案馆为轴心的资源共享共建的目录中心,目录中心的建立使档案馆的信息资源流出馆界,建立同行之间的互通互补档案信息网。地方事业单位档案管理工作也应当积极跟上时代发展的步伐，

加快推动本单位档案管理工作向现代化方向发展的进程。

三、实现新时期档案管理工作转型的途径

第一，推进事业单位的档案管理工作向现代化方向发展的首要条件是培养具有现代化意识和现代化工作能力的工作人员。人在任何时候都是推动社会实践进程的关键要素，档案管理工作模式的转型从根本上讲是档案管理工作人员工作素质的更新与转型。在计算机时代，档案专业人员必须要熟练掌握计算机硬件设备的使用、软件的开发等技术,以保证能够使信息搜集与整理、信息库建立与维护

工作的顺利开展。

第二，提高管理人员的现代化意识。观念更新是实践创新的先导，没有观念的更新也就谈不上档案管理工作模式的现代化转型。由于我国区域社会发展程度与水平不一致，许多地区尤其是落后地区因受客观条件限制,传统的档案管理模式仍将占主导地位。在这些地区尽管在短时期内要实现档案管理工作的现代化转型还有很大难度，但是，档案管理人员并不能因此而降低甚至放弃档案管理的现代化意识。应积极寻求新形势下档案管理的新方式,设法改变现有条件,构建档案

信息化平台,为现代管理模式的实施“铺路奠石”。

第三，在加快档案资源共享的过程中，要注意保护档案信息的安全，强化责任意识，提高档案保密能力。在档案管理中，对不同的资源信息要区别对待，对于那些涉及个人隐私，关系社会稳定和国家安全的信息必须要严格保密，不能有丝毫大意。由于由数字化文献所提供利用的电子文件,其存储介质在安全性和历史见证的真实性方面越来越差,因此,在档案信息管理系统中处理好安全和保密就显得极其重要。对于一些重要信息，必须要加密处理，防止档案泄密,加强信息

的安全防护。