概论办公自动化软件特点及在企业管理中应用

概论办公自动化软件的特点及在企业管理中的应用

摘要：当前信息化技术发展迅速，很多企业基本都实现了办公自动化。办公自动化的意义在于利用现代网络技术，充分利用信息资源，以提高企业的管理质量，促进工作效率为目的，建立一个高效的信息管理平台。通过办公自动化可以强化企业管理，使企业管理更加系统化、规范化。

关键词：办公自动化；技术；企业管理；应用

中图分类号： c29 文献标识码： a 文章编号：

在企业管理中，传统的方式是依靠人工来进行信息的采取、处理，信息闭塞，存在很多弊端，对企业管理来说信息得不到及时更新，影响了企业的发展。办公自动化软件的应用，使企业管理者从纷杂的工作中解脱出来，促进企业管理水平的提高，提高企业的竞争力。

一、办公自动化软件是现代企业的管理需求

当今社会是一个信息迅猛发展的社会，是一个高科技领导的时代，面对竞争日益激烈的市场环境，企业的发展已不能单纯的停留在人工管理上，更多的是需要办公自动化软件的应用管理创新。1、数据分析与统计要求企业使用办公自动化软件进行管理

企业生产过程中，有大量的数据需要处理，计算投入、产出和资金使用率、投资回收率，单是靠人工计算处理是比较难完善的，并且算出的结果也只是大概的数字，难以成为企业投资的预测。

2、日常业务联系要求企业使用办公自动化软件进行信息管理

企业在日常活动中需要与外界进行联系，如原料的采购、成品的

销售、账目的结算等需要与其他公司企业联系，如果每次下单或者做账都要跑去其他公司企业做确认，这不仅浪费时间也增加了公务成本。

3、资金的流通要求企业使用办公自动化软件进行控制

管理对许多企业来说，销售环节控制着大量的资金，因为各地经销商处存放着数量不等的商品，企业难以及时、准确获取各销售点上的存货变动情况，导致经常出现账物不符、账账不符的情况，应收账款和坏账难以得到保障。

4、明确的管理制度要求企业利用办公自动化技术来规范管理

企业内部缺乏基础数据，使得有关部门不能及时预测市场变化做出正确的判断，企业管理制度只是作为员工手册学习，缺乏强制实行的手段，有章不循、有章难循的情况时有发生，道德风险无法控制，管理程序难以科学规范化。要想在竞争激烈的市场立足，必须把办公自动化软件应用到企业日常活动的每个环节，让企业内部资源能够最大限度地使用，严格控制生产成本，以最低成本生产出最优产品，不断创新以满足客户要求，提高企业竞争力。实行统一计算机平台，实现统一规章制度，统一监管。

三、办公自动化技术在企业管理的发展

信息系统为企业提供了不同的信息和服务，企业入理工作中要做到深入、细致，必须有大量的基础数据作支撑。只有应用办公自动化技术，从根本上改变传统、落后的管理方式，才能是企业更好地适应市场经济条件下企业发展的客观要求。企业信息化已成为企业

发展的重要战略，利用信息化降低交易成本、推进技术创新、提升要素质量是目前的发展趋势。

（一）计算机的应用

1、企业管理对象分析

企业资源我们系统管理的对象或企业管理对象。传统的企业信息需求分析都是从业务流程开始的，对企业管理对象没有一个全面认识，不能伞面地进行系统分析，因此需求分析首先应明确企业管理的对象。客观分析企业的管理对象可分为两大类：一是流动的管理对象即物流、资金流和信息流，二是静态的管理对象即固定资产、员工、档案等内容。

2、企业管理模型企业信息系统有三个层次。第一层次是数据的采集，数据信息需要完整、准确和及时地反映管理对象的变化和运动，不管业务流程是如何进行的，只要管理对象的状态发生变化，信息系统就要及时把信息的变化反映出来。第二层次是对企业的管理业务、管理流程和控制方式的设计。管理对象的变化应该是按照企业的需要和计划来进行的，管理业务流程不仅和管理对象有关，而且与管理方法、市场需求、社会环境有关。第三层次是计划管理，事前计划，事中管理和控制是找出每一个环节变化的规律和条件的依据。

3、数据结构模型

数据信息处理主要是结合具体事务流程对原始数据进行采集。根据数据组织的需要，这些数据可分为静态数据和动态数据两大类。

静态数据反映企业资源的基本属性，动态数据反映企业的活动过程。为了保证数据库数据结构的稳定性，在分析过程中应理出与管理有关的全部属性。

（二）自动化管理的发展

1、管理工作的程序化

高科技带动着信息的发展，高科技的开发和应用确保信息能以最快的速度反馈最新的市场变化。计算机技术的发展和应用把高科技毫无保留地展现在我们面前，它从根本上改变了人们的传统思维、传统习惯和传统操作方式，用统一的软件把企业的业务规范起来，在一定程度上减少工作纰漏，杜绝一些人喜欢钻空子的陋习运用计算机网络和财务软件，从两方面提高企业的监督管理：一是把企业的各种规章制度加入到计算机应用管理程序里，从而形成一个程序化管理：二是时刻掌握企业经营中的资金流通与物流信息，把事后监管变为事中监管。

2、管理业务的标准化

使用办公自动化技术提高企业管理，不只是配置几台计算机、购买新的软件和系统，而是从根本上改变企业管理理念、内部财务管理体制、资金运作方式、生产组织形式等诸多方面。因此，所有开展管理创新与开展办公自动化应用的人员必须深刻理解应用与管理之间的相互关系，勇于接受创新、敢于尝试新的管理手段，才能充分发挥管理软件的作用，实现管理创新。系统利用信息化技术的程度，直接关系着系统处理信息的能力，更关系到企业生产和管理

的水平

3、项目管理信息化

通过自动化软件的应用，可以提升企业项目管理水平，如电子商务，网上项目管理等。可以提高效率和准确性，实现信息资源的共享，变纵向信息交流方式为平行交流方式，改进沟通与合作，提高决策的科学性和时效性。减少系统采集信息的分散性，增加集中性和规范性，减少系统处理信息的盲目性，增加客观性和知识性，实现系统信息处理的自动化，以及决策过程的科学化和知识化。利用这种统一管理方式，减少伪造凭证、制作假账的现象。

4、数据资料的完整化和代码化

企业经营中需要建立的数据资料可分为两种：一是业务基础公共数据库，即记录平时业务开展情况的数据，供打印各种报表、统计查询各种数据使用的：二是为开展业务所需提供支持的数据库，通用性强，大家都可以使用。

四、结语

现代科学技术依附于现代化管理，技术的竞争带动管理上的竞争，在充满竞争的社会里，管理有时比及时还更显重要。办公自动化软件的应用促进了管理的提升，必须不断提高管理的科技含量，才能与国际接轨。利用办公自动化技术将企业的所有业务用一系列标准应用软件模块融合成一个有机的整体，提高企业管理者利用信息进行管理的自觉性，加强对数据的分析，通过信息处理，做出正确的决策，使我们能够保持着强大的竞争实力去面对激烈的竞争。